ปกติจดหมายทางธุรกิจสงวนไว้สำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงานหรือการสื่อสารระดับมืออาชีพที่สำคัญที่สุดเท่านั้น: จดหมายแนะแนวหนังสือปกอ่อนหนังสือลาออกจดหมายทางกฎหมายการสื่อสารของ บริษัท ฯลฯ เนื่องจากเป็นเช่นนั้น โหมดการสื่อสารอย่างเป็นทางการคุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีการจัดรูปแบบทั้งหมดในที่ที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณส่งเอกสารฉบับจริงไปยังผู้รับแทนที่จะเป็นอีเมล
รูปแบบตัวอักษรตัวอย่างต่อไปนี้ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องใช้เมื่อเขียนจดหมายรวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับตัวอักษรคำทักทายระยะห่างการปิดและลายเซ็นสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ
รูปแบบตัวอักษรตัวอย่าง
ข้อมูลการติดต่อ (ข้อมูลการติดต่อของคุณหากคุณกำลังเขียนลงบนกระดาษหัวจดหมายที่มีข้อมูลติดต่อของคุณคุณไม่จำเป็นต้องใส่ตัวอักษรดังกล่าวในตอนเริ่มต้นของจดหมาย) ที่อยู่ของคุณ
เมือง, รัฐ, รหัสไปรษณีย์ของคุณ
เบอร์โทรศัพท์
อีเมล์ของคุณ
- วันที่
ข้อมูลการติดต่อ
ชื่อ
ชื่อเรื่อง บริษัท
ที่อยู่
เมือง, รัฐ , รหัสไปรษณีย์
คำทักทาย
(
ตัวอย่างคำทักทาย) เรียนนาย / นางสาว นามสกุล: (ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการไม่ใช่ชื่อแรกเว้นแต่คุณจะรู้จักคนนั้นเป็นอย่างดีหากคุณไม่ทราบเพศคุณสามารถเขียนชื่อเต็มได้เช่นคุณสามารถเขียน " Pat Crody "แทน" Dear Mr. Croly "หรือ" Dear Ms. Crody "โปรดทราบว่าชื่อของบุคคลนั้นจะถูกใช้เป็นเครื่องหมายทวิภาค (:) ในจดหมายธุรกิจเสมอและไม่ใช่จุลภาคถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับ ชื่อก็ยังคงเป็นเรื่องปกติ (และปลอดภัย) ที่จะใช้สมัยเก่า "เพื่อผู้ที่อาจกังวล:") ร่างกายของจดหมาย
เมื่อเขียนจดหมายจดหมายของคุณควรจะเรียบง่ายและเน้นเพื่อให้จุดประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจน เว้นวรรคของคุณเพียงครั้งเดียวและเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า ชิดซ้ายจดหมายของคุณ ใช้แบบอักษรธรรมดาเช่น Arial, Times New Roman, Courier New หรือ Verdana ขนาดตัวอักษรควรเป็น 10 หรือ 12 จุด
ควรเขียนจดหมายธุรกิจไว้บนกระดาษสีขาวแทนกระดาษสีหรือเครื่องเขียนส่วนบุคคลวรรคแรกของจดหมายของคุณควรให้คำแนะนำเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณเขียนเพื่อให้จุดมุ่งหมายของคุณชัดเจนตั้งแต่ต้น
จากนั้นในย่อหน้าต่อไปนี้จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมและรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับคำขอหรือข้อมูลที่คุณให้ไว้
วรรคสุดท้ายของจดหมายของคุณควรย้ำเหตุผลที่คุณเขียนและขอขอบคุณผู้อ่านที่อ่านคำร้องขอของคุณ หากเหมาะสมควรตอบคำถามอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรหรือโอกาสที่จะจัดให้มีการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับคำขอของคุณต่อไป
ปล่อยบรรทัดว่างหลังจากคำทักทายระหว่างแต่ละย่อหน้าและก่อนการปิด
การปิด
ขอแสดงความนับถือ
(
ตัวอย่างปิดบัญชี
)
ลายมือชื่อ ลายมือชื่อที่เขียนด้วยลายมือ (สำหรับตัวอักษรที่เป็นเอกสาร - ใช้หมึกสีน้ำเงินหรือดำ จดหมาย ลายเซ็นที่พิมพ์
หากคุณส่งจดหมายอีเมลนี่คือสิ่งที่จะรวมและวิธีการจัดรูปแบบลายเซ็นของคุณ
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจ เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจแล้วให้ตรวจสอบตัวอักษร (ใช้การสะกดคำ) บนหน้าจอ จากนั้นให้พิมพ์ออกและอ่านอีกครั้งอย่างน้อยหนึ่งครั้งเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด
(มักจะตรวจพบข้อผิดพลาดของเอกสารได้ง่ายขึ้น)
ระวังการฟอร์แมตข้อผิดพลาดด้วยเช่นสองย่อหน้าที่ไม่มีช่องว่างระหว่างหรือเส้นที่เว้นไว้ไม่ถูกต้อง ก่อนที่จะวางจดหมายลงในซองจดหมายอย่าลืมลงชื่อเหนือชื่อที่พิมพ์โดยใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
ถ้าคุณกำลังใช้ Microsoft Word หรือโปรแกรมประมวลผลคำอื่น ๆ เพื่อเขียนจดหมายของคุณมีแม่แบบที่สามารถช่วยคุณจัดรูปแบบตัวอักษรได้อย่างถูกต้อง
ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแม่แบบจดหมาย Microsoft Word ฟรี
ข้อมูลการเขียนจดหมายเพิ่มเติม
จดหมายธุรกิจ
การเขียนจดหมายธุรกิจจดหมายธุรกิจรูปแบบทั่วไปและแม่แบบและตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน
ตัวอย่างจดหมาย
ตัวอย่างจดหมายสำหรับผู้หางานรวมถึงจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและปฏิเสธจดหมายลาออกตัวอักษรจดหมายชื่นชมและตัวอย่างจดหมายสมัครงานที่ดียิ่งขึ้น
อะไรที่คุณต้องรู้:
คู่มือการเขียนอีเมลและการเขียนจดหมายระดับมืออาชีพ
อ่านเพิ่มเติม:
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ | ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ | วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ | ตัวอย่างรูปแบบจดหมายระดับมืออาชีพ