วาระการประชุมคือรายการสิ่งที่ผู้เข้าร่วมหวังว่าจะบรรลุผลในที่ประชุม วาระการประชุมควรแจกจ่ายให้กับผู้เข้าประชุมล่วงหน้าหลายวันก่อนการประชุมไม่น้อยกว่า 24 ชั่วโมงเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสเตรียมการสำหรับการประชุม
เมื่อรวมกับรายงานการประชุมเอกสารที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับหลังการประชุมวาระการประชุมคือแผนการประชุมและรายงานผลการติดตามผลการประชุมครั้งก่อน
เมื่อคุณจัดทำวาระการประชุมที่ไม่ได้กำหนดเป็นประจำขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยคุณได้ ในบทความนี้คุณจะเห็นเทมเพลตสำหรับการประชุมที่กำหนดเป็นประจำ การประชุมทั้งสองประเภทมีวาระการประชุมที่คล้ายกัน แต่ไม่เหมือนกัน
การจัดทำวาระการประชุม
ขั้นแรกให้ระบุว่าต้องการให้พนักงานคนอื่น ๆ ช่วยวางแผนการประชุมหรือไม่ จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังจะบรรลุผลอะไรจากการถือครองการประชุม กำหนดเป้าหมายที่สามารถทำได้สำหรับการประชุมของคุณ เป้าหมายที่คุณกำหนดจะเป็นการสร้างกรอบการประชุมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ในฐานะ Stephen Covey กล่าวว่าใน Seven Habits of High Effective People "เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ" วัตถุประสงค์ในการประชุมของคุณจะเป็นตัวกำหนดการประชุมผู้ถือหุ้นวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมการประชุม
การสร้างวาระการประชุมคือการจัดทำแผนสำหรับการประชุม คุณเริ่มต้นด้วยเป้าหมายหลักหรือวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุโดยการถือครองการประชุม
เมื่อคุณตัดสินใจตามเป้าหมายแล้วคุณจำเป็นต้องกำหนดว่าคุณต้องการความช่วยเหลือจากพนักงานเพิ่มเติมเพื่อวางแผนวาระของคุณหรือไม่ ถ้าใช่เชิญให้เข้าร่วมกับคุณ
หลังจากพิจารณาเป้าหมายโดยรวมแล้วคุณหรือทีมของคุณต้องตัดสินใจต่อไปนี้ นอกเหนือจากวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุมแล้วแต่ละวาระจะปรากฏในวาระการประชุม
- ผู้ที่จำเป็นสำหรับการประชุมจริง
- รายการที่ต้องมีการพูดคุยหรือการกระทำที่จะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายหรือเป้าหมาย
- ระยะเวลาที่คุณคาดว่ากลุ่มจะต้องใช้ในการอภิปราย แต่ละวัน
- วันที่และเวลาสำหรับการประชุม
- ตำแหน่งที่เหมาะสมซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความสะดวกสบายสำหรับการประชุม
- การเตรียมการสำหรับการประชุม การทำเช่นนี้จะรวมถึงการอ่านเอกสารข้อมูลจำนวนนาทีการประชุมจากการประชุมก่อนหน้านี้หรือการเตรียมการอื่น ๆ ที่จะทำให้การประชุมจริงของคุณประสบความสำเร็จ การจัดเตรียมนี้ควรแนบมากับหนังสือเชิญประชุมและวาระการประชุมเมื่อคุณแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญ
นอกเหนือจากรายการการตัดสินใจข้างต้นรายการวาระมาตรฐานควรประกอบด้วย:
- ทบทวนวัตถุประสงค์วาระการประชุมและผลที่คาดว่าจะได้และผลิตภัณฑ์
- ทบทวนรายงานการประชุมของการประชุมครั้งก่อน
- ทบทวนความคืบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับความมุ่งมั่นและกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นในการประชุมครั้งก่อน
- ผู้รับทราบหรือหัวหน้าต้องตรวจสอบความมุ่งมั่นของผู้เข้าร่วมประชุมในระหว่างการประชุมเป็นวาระสุดท้าย
ตัดสินใจว่าใครจะต้องมีส่วนร่วมในการบรรลุวาระของคุณ
เมื่อคุณตัดสินใจว่าการประชุมเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณคุณจำเป็นต้องพัฒนารายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
พนักงานทุกคนไม่สามารถหรือควรมีส่วนร่วมในการประชุมทุกครั้ง แต่การเชิญผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ กำหนดผู้เข้าร่วมโดยการถามตัวเองเช่นคำถามต่อไปนี้
วาระการประชุมสำหรับการประชุมตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ
การประชุมไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่กำหนดเอง พนักงานส่วนใหญ่ได้กำหนดเวลาการประชุมเป็นประจำสำหรับแผนกหรือกลุ่มงานของตน นอกจากนี้คุณยังมีทีมงานและโครงการที่คุณเข้าร่วมพรรณี
โครงการที่กำลังดำเนินการอยู่อาจไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่พัฒนาขึ้นใหม่สำหรับการประชุมทุกครั้ง แต่ทีมของคุณจะได้รับการบริการที่ดีโดยใช้วิธีการมาตรฐานในการประชุมของคุณ
การประชุมที่กำหนดเป็นประจำแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ๆ ๆ กันซึ่งแต่ละรายการมีวาระการประชุมที่เป็นมาตรฐาน: รายการข่าวสารรายการกระทำและการวางแผนล่วงหน้า
วาระการประชุม
รายการข้อมูล
การดำเนินการ
การวางแผนไปข้างหน้า
หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เมื่อคุณพัฒนาวาระการประชุมของคุณคุณจะเพิ่มความน่าจะเป็นที่ประชุมของคุณจะให้ผลลัพธ์
เกี่ยวกับวาระการประชุม
- ใครเป็นเจ้าของโซลูชันที่กลุ่มพัฒนาขึ้น
- ใครเป็นเจ้าของกระบวนการที่กลุ่มกำลังพูดถึง?
- ใครบ้างที่ต้องการทราบข้อมูลที่คุณกำลังเผยแพร่?
- ใครสามารถให้ข้อมูลและข้อเท็จจริงเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ?
- ใครมีประสบการณ์หรือความชำนาญในการแบ่งปันกับกลุ่ม?
- ใครจะต้องสนับสนุนการใช้งานโซลูชันหรืองานต่างๆ?
- ใครจะต้องให้การอนุญาตหรือทรัพยากรเพื่อให้บรรลุผลการประชุม?
- ใครอาจคัดค้านการดำเนินการตามแนวทางหรือทิศทาง?
- อุ่นเครื่องและทักทาย พิจารณาเรือตัดน้ำแข็งสั้น ๆ ขึ้นอยู่กับกลุ่มที่พบบ่อยเพียงใด
- ทบทวนวัตถุประสงค์วาระการประชุมและผลลัพธ์ที่คาดหวังและผลิตภัณฑ์
- ทบทวนรายงานการประชุมของการประชุมครั้งก่อน
- ให้ข้อมูลของแผนกและ บริษัท ที่เหมาะสมซึ่งทีมต้องการ
- ทบทวนความคืบหน้าเกี่ยวกับรายการการดำเนินการแผนการดำเนินงานและภาระผูกพัน กลุ่มการทบทวนดำเนินไปตามเป้าหมาย
- อภิปรายและตัดสินใจเกี่ยวกับวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งนี้
- ระบุขั้นตอนถัดไป
- ระบุวัตถุประสงค์ผลลัพธ์และวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
- ผู้รับทราบควรตรวจสอบความมุ่งมั่นของบุคคลในระหว่างการประชุม
- ระบุความช่วยเหลือที่จำเป็นจากคนที่ไม่อยู่ในกลุ่มและกำหนดผู้เข้าร่วมการติดต่อ
- ส่งรายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมง
ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
- พบปะและพบปะพูดคุยแก้ปัญหาเครื่องบดน้ำแข็งสำหรับอาหารกลางวัน
- พัฒนาบรรทัดฐานของกลุ่ม
- ตัวอย่างตามกลุ่มตัวอย่าง