เมื่อคุณส่งข้อความอีเมลเพื่อแนะนำตัวคุณเองสิ่งสำคัญคือต้องส่งข้อความอีเมลระดับมืออาชีพที่ดึงดูดผู้อ่านและระบุอย่างชัดเจนว่าเพราะเหตุใดคุณจึงเขียน คนส่วนใหญ่จะถูกน้ำท่วมในอีเมลและเป็นเรื่องยากที่จะได้รับข้อความอีเมลจากคนที่พวกเขาไม่ทราบว่าเปิดอ่านให้อ่าน
อ่านเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเปิดอ่านและตอบอีเมลของคุณพร้อมตัวอย่างการแนะนำทางอีเมลอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
วิธีแนะนำตัวเองในอีเมล์
เขียนข้อความเปิดหัวเรื่อง คุณใช้ถังขยะจำนวนมากแค่ไหนโดยไม่ต้องเปิดเอกสารเหล่านี้ ใส่ใจกับสิ่งที่คุณใส่ไว้ในบรรทัดเรื่องเพื่อให้คุณมีโอกาสในการเปิด เฉพาะเจาะจง.
ระบุข้อความของคุณกับบุคคล ถ้าคุณสามารถหาคนที่จะเขียนถึงแทนที่จะเป็นที่อยู่อีเมลทั่วไปเช่น hr @ companyabc com คุณจะสามารถติดต่อกับบุคคลที่คุณต้องการพบปะ LinkedIn เว็บไซต์ของ บริษัท และหน้าสื่อสังคมออนไลน์เป็นวิธีที่ดีในการหาคนที่ติดต่อ
ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ ถ้าคุณเขียนด้วยคำขอเฉพาะเจาะจงให้ใช้คำทักทายทางธุรกิจอย่างเป็นทางการเช่นนายหรือนางสาวชื่อแรกก็สามารถใช้งานได้หากคุณมีส่วนเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือคุณเขียนเป็นประจำเพื่อให้ข้อมูลมากกว่า กว่าขอความช่วยเหลือ นี่คือตัวอย่างของการทักทายข้อความอีเมลและนี่คือเนื้อหาเกี่ยวกับการเลือกจดหมายและคำทักทาย
ใช้การเชื่อมต่อของคุณ เมื่อเขียนอีเมลเบื้องต้นหรือข้อความ LinkedIn ถ้าคุณมีคนพูดถึงพวกเขา การแนะนำเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการขอคำแนะนำหรือความช่วยเหลือ
อย่าทำตามความต้องการ ดีกว่ามากที่จะเสนอแนะหรือขอคำแนะนำมากกว่าที่จะกำหนดให้กับใคร ตัวอย่างเช่น "คุณจะสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวของฉันได้หรือไม่ถ้าเวลาอนุญาต? "ฟังดูดีกว่า" โปรดตรวจสอบประวัติส่วนตัวของฉันและกลับไปหาฉัน "สุภาพและขอให้คุณจะได้รับมากกว่าการบอกคนที่พวกเขาควรจะทำ
ให้สั้น คนส่วนใหญ่จ้องมองอีเมลและไม่ค่อยอ่านเกินวรรคหนึ่งหรือมากกว่านั้น เก็บข้อความสั้น - ย่อหน้า 2 หรือ 3 ย่อหน้า อย่ารวมมากกว่าสองสามประโยคในแต่ละย่อหน้า เว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้าและพื้นที่อื่นก่อนการปิดและลายเซ็น
โปรดทำความเข้าใจว่าด้วยเหตุผลที่คุณกำลังเขียนอยู่ ข้อความอีเมลของคุณควรระบุอย่างชัดเจนว่าคุณคือใครเหตุผลที่คุณเขียนและสิ่งที่คุณต้องการจากผู้อ่าน ใช้ย่อหน้าแรกเพื่อแนะนำตัวคุณเองข้อที่สองสำหรับคำขอของคุณและคำที่สามเพื่อขอบคุณผู้อ่านที่ได้รับการพิจารณา
ใช้แบบอักษรที่เรียบง่าย ใช้แบบอักษรง่ายๆ (เช่น Calibri, Times New Roman หรือ Arial) และขนาดตัวอักษรที่อ่านได้ง่ายขนาดตัวอักษร 11 หรือ 12 จุดสามารถอ่านได้โดยไม่ต้องเหล่ ต่อไปนี้คือวิธีเลือกรูปแบบและขนาดแบบอักษร
เลือกการปิดอย่างมืออาชีพ การปิดของคุณเกือบจะสำคัญเท่ากับการแนะนำของคุณ ปิดอีเมลของคุณด้วยการปิดมืออาชีพแบบสั้น ๆ ต่อไปนี้เป็นวิธีปิดท้ายจดหมายด้วยตัวอย่างการปิดที่ดีที่จะใช้
รวมลายเซ็น ทำให้คนที่คุณส่งอีเมลกลับมาติดต่อกับคุณได้ง่ายขึ้น ใส่ลายเซ็นพร้อมชื่อเต็มของคุณที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ ใส่ที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณหากคุณต้องการคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรหรือมีบางสิ่งที่ต้องส่งให้คุณ
ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่าลายเซ็นอีเมลของคุณ
ตรวจสอบการสะกดและตรวจสอบคำสะกด เมื่อคุณแนะนำตัวคุณเองสิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบและตรวจสอบการสะกดข้อความของคุณก่อนที่จะส่ง คุณมีโอกาสเพียงครั้งเดียวในการสร้างความประทับใจและการพิมพ์ผิดจะทำให้ข้อความอีเมลของคุณถูกทิ้งลง
ส่งข้อความทดสอบ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสมบูรณ์แบบให้ส่งให้ตัวคุณเองก่อนเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้อีกครั้งว่ามันอ่านได้อย่างไรและเพื่อให้ดูเป็นขั้นสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสิ่งที่คุณต้องการส่ง
Bcc: ตัวคุณเอง เป็นความคิดที่ดีในการสำเนาลับ: (สำเนาตาบอด) ด้วยตัวคุณเองในข้อความ คุณจะมีบันทึกการส่งข้อมูลและคุณจะสามารถกลับไปดูข้อมูลดังกล่าวเพื่อติดตามการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย
ตัวอย่างการแนะนำทางอีเมล
การแนะนำอย่างเป็นทางการ
นางสาวสมิ ธ ที่รัก
ฉันชื่อ Marcus Anderson และกำลังเขียนเพื่อขอความช่วยเหลือจากคุณ
ฉันขอบคุณมากที่ได้รับคำแนะนำและความช่วยเหลือของคุณ
คำแนะนำแบบสบาย ๆ
สวัสดีชื่อแรก
ฉันชื่อซินเทียและฉันทำงานให้กับ บริษัท สรรหาเทคโนโลยีที่เรียกว่า ABCD recruiting หวังว่าคุณคงสบายดี! ฉันอยากจะบอกคุณเกี่ยวกับกิจกรรมที่เรากำลังเปิดตัว
บทนำด้วยการแนะนำ
นางสาวสมิทที่รัก
ฉันเป็นเพื่อนของ Alisa Markers และเธอสนับสนุนให้ฉันส่งประวัติส่วนตัวของฉันไปให้คุณ อลิสาและฉันได้ทำงานในหลายโครงการด้วยกันและเธอคิดว่าคุณอาจจะช่วยฉันในการค้นหางานได้
อีเมลแนะนำคนอื่น ๆ
Dear Jonas,
หวังว่าจะพบว่าคุณเป็นอย่างดี! วันนี้ผมได้ติดต่อถึงเพื่อนร่วมงาน Samantha Billings ซึ่งเพิ่งเข้าร่วมงานกับ บริษัท ของเราและกำลังเข้ารับการติดต่อสื่อสารกับ DBC Company
การแนะนำการอ่าน: หลักเกณฑ์สำหรับการเขียนข้อความอีเมลระดับมืออาชีพ | วิธีจัดรูปแบบข้อความอีเมล์