25 พฤษภาคม 2015
คุณเริ่มต้นธุรกิจแล้วใครบางคน (อาจเป็นนายธนาคารของคุณ) กล่าวว่า "คุณทำบันทึกธุรกิจที่ดีหรือไม่?" หากมีรูปลักษณ์ที่ว่างเปล่าบนใบหน้าคุณอาจต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อยในการหากระบวนการเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจ หากคุณมีคำถามนี่คือคำตอบ:
ทำไมฉันต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจที่ดี?
การเก็บบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นความรับผิดชอบไม่ใช่เฉพาะสิ่งพิเศษที่คุณทำเมื่อคุณมีเวลาเพิ่ม
ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณต้องเก็บบันทึกกิจกรรมทางธุรกิจของคุณไว้อย่างถูกต้อง
- ในกรณีที่มีคดีความ เพื่อสำรองตำแหน่งของคุณ
- ในเวลาที่ต้องเสียภาษี > เพื่อจัดทำภาษีธุรกิจที่ถูกต้อง ในกรณีที่คุณได้รับการตรวจสอบ
- โดยหน่วยงานของรัฐ ดังนั้น
- คุณทราบว่าคุณมีเงินมากน้อยเพียงใด (ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเบิกถอนเงินที่ธนาคาร ) เพื่อตอบคำถาม
- จากลูกค้าและผู้ขาย
ต้องเก็บข้อมูลอะไรบ้าง?
คำตอบง่ายๆคือ "ทุกสิ่งทุกอย่าง" คุณต้องเก็บข้อมูลไว้ที่:
ลูกค้าหรือลูกค้า
- ควรเก็บคำถามเกี่ยวกับธุรกรรมที่คุณมีกับลูกค้าหรือลูกค้าในกรณีที่มีข้อสงสัย พวกเขามอบเงินให้คุณและคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการแสดงว่ามันไปที่ไหน เก็บรายละเอียดเกี่ยวกับตั๋วเงินบัญชีลูกหนี้และการชำระเงิน ผู้ขาย
- การเก็บบันทึกเป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อกับผู้ขาย (คนที่คุณจ่ายค่าบริการและผลิตภัณฑ์) เก็บใบสั่งซื้อและหลักฐานการชำระเงิน
- ธุรกิจของคุณต้องถูกต้องตามกฎหมายเพื่อให้พนักงานมีประวัติที่ดีเยี่ยม การเงิน
- วัตถุประสงค์ของ Fortax และในกรณีของการตรวจสอบคุณจำเป็นต้องมีการบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดการกู้ยืมเงินการซื้อสินทรัพย์และอื่น ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจรวมถึงการเดินทางธุรกิจไมล์อาหารและความบันเทิง สัญญาและเอกสารทางกฎหมาย
- รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งธุรกิจของคุณสัญญาที่คุณได้ทำขึ้น ซึ่งรวมถึงใบอนุญาตและใบอนุญาตการลงทะเบียนเครื่องหมายการค้าสิทธิบัตรหรือลิขสิทธิ์ตลอดจนเงินให้กู้ยืมหรือวงเงินเครดิตใด ๆ อีเมลและการติดต่อทางธุรกิจอื่น ๆ
- มีข้อดีและข้อเสียเกี่ยวกับเรื่องนี้ ดูบทความเกี่ยวกับนโยบายอินเทอร์เน็ตและอีเมลของ Susan Heathfield
ฉันควรเก็บบันทึกข้อมูลเหล่านี้ไว้ที่ไหน คุณสามารถเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณไว้ในตำแหน่งที่ตั้งทางกายภาพในสมุดบันทึกหรือระบบจัดเก็บข้อมูล นอกจากนี้คุณยังสามารถเก็บบันทึกในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือ "ในระบบคลาวด์" ด้วยการสำรองข้อมูลที่ถูกต้องแน่นอน ไม่ว่าคุณจะเก็บระเบียนไว้ที่ไหนก็ตามตราบเท่าที่สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและสมบูรณ์เมื่อจำเป็น
ฉันต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจเหล่านี้มานานเท่าใด
ระยะเวลาที่คุณต้องเก็บบันทึกขึ้นอยู่กับชนิดของระเบียน มันปลอดภัยเสมอที่จะเก็บทุกสิ่งทุกอย่างไว้ตลอดไป แต่นั่นลุกลามไปเล็กน้อย
เก็บบันทึกภาษีจนกว่าคุณจะมั่นใจได้ว่าระเบียนเหล่านั้นจะไม่ได้รับการตรวจสอบ William Perez ที่วางแผนภาษีมีรายละเอียดเกี่ยวกับการเก็บรักษาบันทึกภาษี เก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่คุณใช้ในการเตรียมการคืนภาษีธุรกิจของคุณนอกเหนือจากการคืนสินค้า
ควรเก็บระเบียนพนักงานไว้ตราบใดที่มีโอกาสที่คุณอาจต้องการ
ข้อมูลนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของบันทึกและประเภทของการดำเนินการที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ ข้อมูลการเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานบางส่วนต้องถูกเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย (ใช่เป็นเรื่องซับซ้อน) คุณควรเก็บใบสมัครงานไว้อย่างน้อยหนึ่งปี
IRS มีบทความเกี่ยวกับระยะเวลาที่จะเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอื่น ๆ
ฉันจะทำให้งานนี้ง่ายต่อการเก็บบันทึกข้อมูลได้อย่างไร?
1
ค้นหาซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจที่ดี และใช้งานได้ ค้นหาซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณสามารถชำระค่าสินค้าโดยอัตโนมัติและให้คุณ 2. สร้างระบบเพื่อรวบรวมข้อมูลจากนั้นตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าถูกต้องบันทึกในสถานที่ที่เหมาะสมตรวจทานเป็นระยะ ๆ และดำเนินการตามที่จำเป็น
3 ทำให้เป็นนิสัย
สิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้การบันทึกทางธุรกิจง่ายขึ้นคือการสร้างนิสัยในการบันทึกสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ในธุรกิจของคุณเมื่อคุณทำ ข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกับบันทึกทางการเงิน แต่มีธุรกรรมทางธุรกิจหรือการติดต่อกับบุคคลอื่น เขียนไว้และเก็บสิ่งที่คุณเขียนไว้