หากคุณใช้เวลาในการจัดทำรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำเพื่อจัดการธุรกิจของคุณและสั่งซื้อในแง่ของจำนวนที่คุณชอบในการทำธุรกิจเหล่านี้ ใน? สองร้อยเจ็ดสิบ? หรือแม้แต่ต่ำกว่า?
แต่ในขณะที่ส่วนใหญ่ของเราพิจารณาการจัดการบันทึกทางธุรกิจอย่างจริงจังเพื่อให้เป็นงานที่มีการหมุนเวียนและมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญน้อยการจัดการบันทึกที่ดีไม่เพียง แต่ช่วยให้ชีวิตการทำงานของเราง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เราสามารถลดความเครียดได้อย่างแท้จริงในเวลาที่เสียภาษี
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้การจัดการบันทึกง่าย:
1. รักษาธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวไว้ต่างหาก
ฟังดูง่ายไม่ใช่เหรอ? แต่นี่เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการบันทึกที่จะเดินทางไปถึงคนส่วนใหญ่ ถ้าคุณใช้ลูกค้าที่มีศักยภาพออกรอบกอล์ฟเช่นเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือค่าใช้จ่ายธุรกิจ? (คำตอบคือส่วนบุคคลเนื่องจากค่ากรีนไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อน) ยานพาหนะที่คุณใช้ด้วยเหตุผลส่วนตัวและธุรกิจเป็นอีกปัญหาหนึ่งที่ยืนต้น คุณจำเป็นต้องรู้ว่าอะไรมีคุณสมบัติเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องและสิ่งที่ไม่ได้และต้องแน่ใจว่าบันทึกธุรกิจของคุณสะท้อนถึงสิ่งนี้ได้อย่างถูกต้อง (ดูที่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ฉันสามารถเรียกร้องได้)
2 ดูเอกสารประกอบที่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของธุรกิจ
นักธุรกิจจำนวนมากทำผิดพลาดในการคิดว่า "รายการ" ดีพอสำหรับวัตถุประสงค์ในการจัดการบันทึก ตัวอย่างเช่นพวกเขามีรายการซื้อสินค้าในใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของพวกเขาและคิดว่าดีพอในแง่ของการอ้างสิทธิ์ในการซื้อสินค้าเหล่านั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ
น่าเสียดายที่ CRA (Canada Revenue Agency) มีความต้องการมากขึ้น พวกเขาไม่ยอมรับใบแจ้งยอดบัตรเครดิตหรือเช็คที่ถูกยกเลิกเป็นเอกสารที่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน ดูฉันสามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้โดยไม่ต้องรับเงิน กรมสรรพากรเป็นที่ให้อภัยมากขึ้นและในกรณีที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินโดยทั่วไปจะยอมรับใบแจ้งยอดบัตรเครดิตและเช็คที่ถูกยกเลิกเป็นหลักฐานการเรียกร้องค่าใช้จ่าย
ในแง่ของการเก็บบันทึกมีสองประเด็นที่ต้องคำนึงถึง:
ก) รับใบเสร็จ ทุกครั้ง รับนิสัยในการขอใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่คุณซื้อสินค้า - ไม่ว่าจะเล็กเพียงใด ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เพิ่มมากเกินไปและคุณต้องการเอกสารประกอบการบันทึกทางธุรกิจของคุณ
b) ติดฉลากใบเสร็จของคุณหากจำเป็น ยังมีธุรกิจอยู่รอบมือที่ออกใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้มีอะไรที่พวกเขายกเว้นวันที่ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายเท่าใด - ซึ่งไม่เป็นประโยชน์มากเมื่อคุณจ้องที่ใบเสร็จรับเงินพยายามที่จะคิดออกว่า รายการที่เป็นปัญหาและค่าใช้จ่ายประเภทใดที่เหมาะกับธุรกิจ
เมื่อคุณได้รับใบเสร็จรับเงินให้ดูข้อมูลนี้และเขียนข้อมูลที่ขาดหายไป / เกี่ยวข้องเช่นใบเสร็จรับเงินและประเภทค่าใช้จ่ายดูเคล็ดลับ 4 ประการในการจัดการใบเสร็จเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีรักษาใบเสร็จของคุณให้ง่ายขึ้น
3 รับบัญชีธนาคารแยกต่างหากสำหรับธุรกิจของคุณ - และใช้บัญชีนี้
ในขณะที่ค่าใช้จ่ายสำหรับบัญชีธนาคารธุรกิจสูงมากเมื่อเทียบกับบัญชีส่วนบุคคลบัญชีธนาคารธุรกิจจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการจัดการบันทึกทางธุรกิจที่ดี บัญชีธนาคารธุรกิจช่วยให้คุณสามารถแยกธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวแยกกันได้ คุณจะนำรายรับธุรกิจทั้งหมดเข้าบัญชีธุรกิจและถอนค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือการชำระเงินจากบัญชีธุรกิจเท่านั้น
บัญชีธนาคารธุรกิจประเภทใดที่คุณควรจะได้รับ? บัญชี chequing - โดยเฉพาะอย่างยิ่งหนึ่งที่ให้งบรายเดือนและส่งคืนเช็คที่ถูกยกเลิกไปให้คุณ
การตรวจสอบทางธุรกิจช่วยให้การจัดการบันทึกข้อมูลของคุณง่ายขึ้นเนื่องจากคุณสามารถใช้บรรทัดบันทึกย่อทางด้านหน้าของเช็คแต่ละฉบับเพื่อบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของค่าใช้จ่าย
4 มีและใช้บัตรเครดิตแยกต่างหากสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ
การใช้บัตรเครดิตส่วนบุคคลของคุณเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจจะทำให้คุณตกต่ำลงอย่างรวดเร็วในการบริหารจัดการเร็กคอร์ด บัตรเครดิตธุรกิจช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการบันทึกทางธุรกิจของคุณโดยช่วยให้คุณสามารถแยกค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจออกได้ (นอกจากนี้ยังช่วยทำให้ธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น)
5. เก็บบันทึกระยะทางของการเดินทางธุรกิจของคุณ
ถ้าคุณใช้รถของคุณเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจบันทึกไมล์สะสมจะเป็นประโยชน์มากในการจัดการบันทึก
หมายเหตุการอ่านไมล์สะสม (หรือกิโลเมตร) ในเครื่องวัดระยะทางตอนต้นปีและจากนั้นป้อนระยะตามวันที่ทุกครั้งที่คุณใช้ยานพาหนะเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ การเก็บรักษาไมล์สะสมไว้ในกล่องเก็บของรถของคุณจะทำให้ง่ายขึ้น หากคุณมียานพาหนะมากกว่าหนึ่งคันที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจให้เก็บไมล์สะสมไว้ในแต่ละส่วน ดูเพิ่มเติม: ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับยานยนต์ (ภาษีเงินได้ในแคนาดา)
6 เก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดของคุณสำหรับปีภาษีเฉพาะไว้ด้วยกันและอยู่ในที่เดียว
การบันทึกข้อมูลธุรกิจของคุณกระจายอยู่ทั่วทุกแห่งเป็นเวลาจริงที่เกี่ยวกับการทำบัญชีหรือการจัดเตรียมภาษีของคุณและการจัดระบบการจัดการบันทึกทางธุรกิจของคุณในปีงบประมาณจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาบันทึกทางธุรกิจที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณต้องการ
ต้องการความช่วยเหลือในการตั้งระบบการจัดเก็บเอกสาร? โปรดดูคำแนะนำจาก Mastering Your Filing System
7 เก็บบันทึกธุรกิจของคุณไว้ในระยะเวลาที่ถูกต้อง
ด้วยเหตุผลบางอย่างดูเหมือนว่าจะมีความสับสนเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจ เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี "ถ้าคุณยื่นคำร้องขอคืนให้อย่างตรงเวลาโปรดเก็บบันทึกไว้เป็นเวลาอย่างน้อยหกปีหลังจากสิ้นปีภาษีที่เกี่ยวข้อง" (CRA) ระยะเวลาหกปีนี้นับจากครั้งสุดท้ายที่คุณใช้บันทึกทางธุรกิจไม่นับจากเวลาที่เกิดธุรกรรม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดทำบันทึกทางธุรกิจสำหรับ CRA โปรดดูที่ฉันต้องทำบันทึกข้อมูลทางธุรกิจมานานเท่าใด
สำหรับการคืนภาษีของสหรัฐอเมริกา "เก็บบันทึกข้อมูลไว้เป็นเวลา 3 ปี นับจากวันที่คุณยื่นผลตอบแทนครั้งแรกหรือ 2 ปี นับจากวันที่คุณจ่ายภาษีแล้วแต่เวลาใดจะถึงภายหลัง คุณยื่นคำร้องขอเครดิตหรือการคืนเงินหลังจากที่คุณยื่นเรื่องคืนโปรดเก็บบันทึกสำหรับ 7 ปี ถ้าคุณยื่นคำร้องสำหรับการสูญเสียจากหลักทรัพย์ที่ไม่มีราคาหรือการหักหนี้สูญ "(IRS)
8. โปรแกรมบัญชีทำให้ง่าย
ด้วยความสะดวกในการใช้งานของพวกเขา, (ดู 6 ข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก) สำหรับผู้ขายซอฟต์แวร์ประมาณ $ 10 / month เช่น FreshBooks และ Zoho มีการเริ่มต้นขั้นพื้นฐาน แพคเกจที่เหมาะสำหรับนักพัฒนาอิสระและเจ้าของกิจการ แต่เพียงผู้เดียวรวมถึงการออกใบแจ้งหนี้การติดตามค่าใช้จ่ายและการรายงานอย่างง่ายคิดว่าข้อดีของความสามารถเช่นส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงจากสมาร์ทโฟนของคุณถ่ายภาพใบเสร็จรับเงินกลางวันกับลูกค้าและบันทึก เป็นค่าใช้จ่ายหรือติดตามเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ด้วยตัวจับเวลาภายใน
แปดสิ่งนี้คุณสามารถทำได้เพื่อให้การจัดการบันทึกของคุณทำได้ง่ายไม่ใช่เรื่องยากเช่นเดียวกับธุรกิจบริหารที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน ธุรกิจพวกเขาเพียงต้องการสร้างนิสัยที่ดีและความเพียร แต่ถ้าคุณใช้กฎเหล่านี้ในขณะนี้และปฏิบัติตามคุณจะเห็นความแตกต่างครั้งภาษีครั้งใหญ่และการบัญชีของคุณจะง่ายขึ้นตลอดทั้งปี
ดูเพิ่มเติม:
7 วิธีในการควบคุมความสับสนวุ่นวายในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ
อย่าเพิ่งติดตามเวลาของคุณ จัดการมัน!