การจัดทำเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

ธุรกิจขนาดเล็กของคุณกำลังเตรียมพร้อมที่จะขยายหรือขายผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ หรือการเปลี่ยนแปลงที่หลากหลาย และคุณกำลังมองหาที่ปรึกษาหรือผู้รับเหมาเพื่อช่วยคุณในโครงการนี้ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเตรียมเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

ลองดูตัวอย่าง: บริษัท หนึ่ง ๆ (เราจะเรียกว่า ZXYW LLC) ได้ตัดสินใจที่จะ outsource ฟังก์ชันการบัญชีไปยังศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกันในสหรัฐอเมริกาพวกเขากำลังเริ่มกระบวนการหาตำแหน่งที่ตั้งการตั้งค่าบริการการจ้างงาน และการจัดการพนักงาน

เป็นการดำเนินการที่ซับซ้อนและจะใช้เวลาหลายเดือนในการบรรลุผล พวกเขาเริ่มต้นด้วยทีมที่เตรียมเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคือการให้ภาพที่สมบูรณ์ของโครงการหรือแผนธุรกิจใหม่เพื่อให้ทุกคนมีความชัดเจนว่าต้องทำอะไรและเมื่อใด

เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ (BRD) สามารถพิจารณาเป็นสองขั้นตอน ในระยะแรกของโครงการเป็นเอกสารที่กำหนดความต้องการทั้งหมดสำหรับโครงการรวมถึงค่าใช้จ่ายรายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินงานผลประโยชน์ที่คาดการณ์เหตุการณ์สำคัญและระยะเวลาในการดำเนินการ

ในระยะที่สอง BRD อาจกลายเป็นสัญญาระหว่างสองฝ่ายได้อย่างเป็นทางการกำหนดความต้องการของ บริษัท ว่าจ้าง (ZXYW LLC ในกรณีนี้) และผู้รับเหมาที่ทำผลงาน คุณจะเห็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับภาษาสัญญาด้านล่าง

เอกสารความต้องการทางธุรกิจแตกต่างจากแผนธุรกิจอย่างไร?

แม้ว่าเอกสารทั้งสองอาจมีส่วนของประเภทเดียวกัน (เช่นบทสรุปสำหรับผู้บริหาร) เจตนาจะแตกต่างกัน

แผนธุรกิจถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในธุรกิจใหม่หรือที่มีอยู่ แต่มักมีวัตถุประสงค์เพื่อเสนอให้ผู้ให้กู้เพื่อจัดหาเงินทุนเริ่มต้นหรือขยายธุรกิจ

แผนธุรกิจมีข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับ บริษัท และแผนงานและกลยุทธ์ในการสร้างรายได้เพื่อชำระคืนเงินกู้

งบการเงินเป็นส่วนสำคัญของแผนธุรกิจในขณะที่เอกสารทางการเงินใน BRD อาจแตกต่างกันออกไปโดยเน้นที่โครงการเฉพาะ

เอกสารความต้องการทางธุรกิจแตกต่างจากแบบคำขอเป็นอย่างไร?

ความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสองมีค่าเล็กน้อย แต่สำคัญ โดยปกติจะมีการสร้างคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) เพื่อจุดประสงค์ในการขอข้อเสนอจากผู้ขายรายต่างๆ ในตัวอย่างของ ZYXW RFP จะถูกส่งไปยัง บริษัท ที่มีศักยภาพซึ่งจัดหาบริการเอาท์ซอร์สเพื่อเรียกร้องการเสนอราคา

BRD ตรงกันข้ามเตรียมพร้อมสำหรับผู้ขายหรือผู้ร่วมทุนรายหนึ่งที่ได้รับการคัดเลือกจาก บริษัท ว่าจ้างBRD มีรายละเอียดเพิ่มเติมและข้อกำหนดเพิ่มเติมและกำหนดเวลาที่จะต้องปฏิบัติตามตลอดจนเมื่อสิ้นสุดโครงการ

เมื่อสร้าง RFP แล้วจะมีกำหนดเวลาและข้อกำหนดสำหรับการยื่นเสนอราคา ราคาเสนอจะได้รับการประเมินหลังจากวันครบกำหนด

สิ่งที่ควรจะรวมอยู่ในเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ?

ในบางกรณีเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจคล้ายคลึงกับข้อเสนอทางธุรกิจประเภทอื่น ๆ BRD ควรประกอบด้วย:

1 คำสรุป ซึ่งบางครั้งเรียกว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารซึ่งกล่าวถึงข้อกำหนดของโครงการโดยทั่วไป

คำแถลงสรุปจะเขียนหลังจาก BRD เสร็จสิ้น

2 วัตถุประสงค์ของโครงการ วัตถุประสงค์เหล่านี้ควรอยู่ในรูปแบบ SMART; เฉพาะ, สามารถวัดได้, บรรลุได้, สมจริงและเวลาผูกพัน

3 พื้นหลังและความต้องการคำแถลงหรือเหตุผลสำหรับโครงการ นี่เป็นส่วนสำคัญของเอกสารดังนั้นอย่าปล่อยให้มันออกไป อธิบายว่าเหตุใดโครงการจึงเป็นสิ่งจำเป็นเป็นแรงขับเคลื่อนหลักของโครงการและความสำเร็จของโครงการจะขึ้นอยู่กับความต้องการของโครงการ

4 ขอบเขตของโครงการ - สิ่งที่จะรวมและสิ่งที่ไม่ควรรวม ในตัวอย่างของ บริษัท ZXYW ด้านบน บริษัท ได้ระบุไว้อย่างชัดแจ้งว่าขอบเขตไม่รวมถึงการจ้างผู้บริหารระดับสูง - บุคคลเหล่านี้จะได้รับจาก บริษัท

5 งบการเงิน. งบการเงินมีความสำคัญสำหรับมุมมองโดยรวมของผลกระทบของโครงการในงบดุลและรายได้ของ บริษัท ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

แน่นอนว่า บริษัท จะให้เงินสนับสนุนโครงการนี้เป็นสิ่งสำคัญที่จะพูดถึงที่นี่ด้วยเช่นกัน

6 ข้อกำหนดและคุณสมบัติการใช้งาน นี่คือสถานที่เพื่อให้รายละเอียดรวมถึงไดอะแกรมแผนภูมิองค์กรและระยะเวลา

7 ความต้องการบุคลากร ใครจะต้องได้รับการว่าจ้างและเมื่อไร พนักงานประเภทใดที่ต้องการและจะจ่ายเงินแค่ไหน ใครจ่ายพวกเขาและเมื่อ เนื่องจาก ZXYW กำลังตั้งสถานที่ตามผู้คนนี่เป็นส่วนสำคัญของ BRD ของพวกเขา

8 กำหนดเวลาเส้นเวลาและกำหนดเวลา ขั้นตอนของโครงการควรมีรายละเอียดในส่วนนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่จำเป็นและเมื่อ ในโครงการ ZXYW ขั้นตอนแรกคือการเลือกไซต์รวมถึงการสำรวจเมืองที่มีศักยภาพหลายแห่ง

9 สมมติฐาน ส่วนนี้มักถูกมองข้ามไป การสะกดสมมติฐานจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง ตัวอย่างเช่นในสัญญาข้างต้น บริษัท ต้องการเช่าไม่ได้ซื้อพื้นที่สำนักงาน

10 ต้นทุนและผลประโยชน์ การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์เป็นรายละเอียดของต้นทุนทั้งหมดของโครงการและควรมีการรวมเงินออมไว้ด้วย

สิ่งใดที่ทำให้ข้อกำหนดทางธุรกิจเป็นเอกสารสัญญา?

ดังที่ระบุไว้ข้างต้นในระยะแรก BRD เป็นข้อเสนอ คุณอาจสังเกตเห็นว่ามีบางอย่างหายไปจากรายการด้านบน - การชำระเงินสำหรับบริการที่แสดงผล หากไม่มีคำแถลงเกี่ยวกับการชำระเงินให้ผู้รับเหมาและระยะเวลาของการชำระเงินเหล่านั้นไม่มีสัญญาใด ๆ

ก่อนที่ทั้งสองฝ่ายลงนามในเอกสารต้องเพิ่มภาษาสัญญามาตรฐานด้วยความช่วยเหลือของทนายความรวมทั้ง

• สัญญาว่าจะจ่ายเงินและสัญญาว่าจะให้บริการ
• ข้อบังคับที่ จำกัด ซึ่งทำให้ผู้รับเหมาไม่สามารถดำเนินการได้ ความลับทางการค้าของ บริษัท หรือแบ่งปันให้กับผู้อื่น
• จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันที่กำหนดไว้ (นั่นคือละเมิดสัญญา)
• ข้อตกลงในการฟ้องร้องและอนุญาโตตุลาการ
• และลายเซ็นแน่นอน โดย บริษัท และผู้รับเหมาที่เหมาะสม