การพิสูจน์การหักภาษีของธุรกิจ

STOP! ก่อนที่คุณจะยื่นแบบภาษีธุรกิจของคุณกับ IRS โปรดถามตัวเองว่า: ถ้าฉันต้องพิสูจน์การหักเงินเหล่านี้ฉันจะทำหรือไม่? หากคุณไม่แน่ใจให้อ่านบทความนี้

บรรทัดล่างคือ: ถ้าคุณไม่สามารถพิสูจน์ได้อย่าหักล้าง

เป็นการดีที่จะสามารถหักภาษีได้สำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดของธุรกิจของคุณ แต่จะสามารถพิสูจน์การหักเงินดังกล่าวในการตรวจสอบของ IRS ได้ดียิ่งขึ้น หากคุณมีผู้จัดเตรียมภาษีที่มีอำนาจบุคคลนี้จะขอดูเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับการหักภาษีของคุณ

(ไม่อยู่ในกล่องใส่รองเท้าโปรด!)

ในบทความนี้เราจะดูค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เรียบง่ายและมักถามว่า คำถาม "ฉันจะพิสูจน์ได้ว่านี่เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่แท้จริง?" และเรามักจะมองหาธุรกรรมเหล่านี้จากมุมมองของ IRS และผู้จัดเตรียมภาษีของคุณ

ความเป็นจริงที่สำคัญที่สุดในการจดจำ

คือคุณต้องสามารถแสดงให้เห็นไม่ได้ว่าการทำธุรกรรมเกิดขึ้น แต่นั่นก็คือ

วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ การซื้ออสังหาริมทรัพย์หรือการจ่ายค่าใช้จ่าย คุณซื้อเครื่องพิมพ์แบบ all-in-one จาก Best Buy สำหรับธุรกิจของคุณ คุณเขียนเช็คจากบัญชีธุรกิจของคุณหรือใช้บัตรเครดิตธุรกิจของคุณ ดังนั้นนั่นเพียงพอที่จะแสดงเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจใช่ไหม? ที่จริงไม่มี การบันทึกเช็คที่ถูกยกเลิกหรือใบเสร็จบัตรเครดิตของคุณเป็นเพียงหลักฐานเดียวเท่านั้น เช็คที่ถูกยกเลิกไม่แสดงสิ่งที่คุณซื้อ การใช้บัตรเครดิตจะดีกว่าเนื่องจากใบเสร็จรับเงินแสดงการซื้อ

รวมถึงใบเสร็จรับเงินเงินสดที่มีเช็คยกเลิกแล้วของคุณด้วยเพื่อแสดงสิ่งที่คุณซื้อจริง

การชำระเงินจากบัญชีส่วนบุคคล

การชำระค่าใช้จ่ายจากบัญชีธนาคารธุรกิจหรือบัตรเครดิตธุรกิจของคุณจะทำงานในลักษณะเดียวกัน แน่นอนคุณควรใช้บัญชีตรวจสอบธุรกิจหรือบัญชีออมทรัพย์หรือบัตรเครดิตทางธุรกิจที่แยกต่างหาก

ในขณะที่การใช้บัญชีส่วนบุคคลของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหา แต่ก็ทำให้ยากต่อการพิสูจน์ว่าเช็คส่วนบุคคลนี้ใช้เพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ

เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจของคุณเป็นครั้งแรกคุณอาจต้องใช้บัญชีส่วนบุคคลสำหรับบางรายการ ตัวอย่างเช่นเมื่อเร็ว ๆ นี้ได้มีการจัดตั้ง LLC ใหม่และต้องใช้เช็คส่วนบุคคลในการลงทะเบียนในรัฐของฉัน เมื่อคุณใช้บัญชีส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจต้องแน่ใจว่าคุณมีเอกสารมากมาย ในกรณีนี้ฉันพิมพ์ใบเสร็จรับเงินจากเลขานุการของรัฐที่แสดงว่าฉันได้จ่ายเงินสำหรับการลงทะเบียน LLC แล้ว ในกรณีนี้เป็นเรื่องยากที่จะเชื่อว่านี่เป็นของใช้ส่วนตัว

การใช้บันทึกค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายบางอย่างยากที่จะพิสูจน์ได้มากกว่าที่อื่น สองตัวอย่างใหญ่ของเรื่องนี้คือค่าใช้จ่ายในการเดินทางรวมถึงไมล์สะสมและทรัพย์สินที่จดทะเบียนในทั้งสองกรณีวิธีที่ดีที่สุดเพื่อตอบสนองความต้องการของ IRS สำหรับการพิสูจน์ค่าใช้จ่ายคือการเก็บบันทึก

IRS ชอบ "ในเวลา" หลักฐาน นั่นคือบันทึกที่คุณทำขึ้นบนสลิปค่าใช้จ่ายหรือใบเสร็จรับเงินหรือบันทึกไมล์สะสมในเวลาที่ใช้จ่ายเงินนั้นดีกว่ารายการที่คุณเขียนขึ้นในช่วงปลายปี

การรักษาบันทึกไมล์สะสม

คือฉันรู้ว่าการบันทึกไมล์สะสมเป็นความเจ็บปวดอย่างมาก หมายความว่าทุกครั้งที่คุณเข้าไปในรถของคุณ (ไม่ว่าธุรกิจจะจ่ายค่ารถหรือยัง) คุณต้องบันทึก:

วันที่ ไมล์สะสม

• ที่คุณไป > วัตถุประสงค์ - ธุรกิจหรือส่วนตัว - โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่สุด
• ถ้าคุณต้องการให้ง่ายขึ้นให้จดระยะไมล์สะสมไว้บนรถในวันที่ 1 มกราคมของปีและจากนั้นจดบันทึกระยะทางเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้น
• การหักค่าใช้จ่ายไมล์สะสมของธุรกิจโดยใช้การหักไมล์สะสมตามมาตรฐานหรือค่าใช้จ่ายจริงคุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณได้ใช้รถอย่างน้อย 50% ของเวลาในการทำธุรกิจ
• เคล็ดลับ: หากคุณเชื่อมต่อกับสมาร์ทโฟนของคุณ

ลองใช้แอปฯ ระยะทาง

หรือค่าใช้จ่าย จะช่วยประหยัดกระดาษจำนวนมากและเก็บค่าใช้จ่ายของคุณเข้าสู่ระบบออนไลน์

สุดท้ายอย่าลืมว่า เดินทางไปกลับ (จะกลับไปทำงาน) ไม่ถือเป็นค่าเดินทางที่หักได้ แม้ว่าคุณจะสามารถติดตามรายจ่ายในการเดินทางได้ แต่อย่ารวมไว้ในบันทึกการเดินทางทางธุรกิจของคุณ

การใช้รายรับจากการเดินทางทางธุรกิจ นอกจากบันทึกไมล์สะสมแล้วหากคุณเดินทางเพื่อธุรกิจคุณจะต้องติดตามรายรับสำหรับค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เช่นระยะทางจะถูกตรวจสอบอย่างใกล้ชิดโดยผู้สอบบัญชี IRS เพราะง่ายที่จะรวมค่าใช้จ่ายในการเดินทางส่วนตัวกับการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ

วิธีที่ดีที่สุดในการพิสูจน์ค่าใช้จ่ายในการเดินทางธุรกิจ (รวมถึงโรงแรมตั๋วเครื่องบินรถเช่าอาหารและสถานบันเทิง) คือการใช้สลิปบัตรเครดิต (โดยใช้นามบัตรของคุณแน่นอน) พร้อมบันทึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ จดบันทึกในเวลาที่คุณเสียค่าใช้จ่าย นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เครื่องวางแผนวันนัดหมายหรือปฏิทินเพื่อบันทึกกิจกรรมการเดินทางทางธุรกิจจากนั้นผูกไว้กับใบเสร็จรับเงินของคุณ

การซื้ออสังหาริมทรัพย์ที่จดทะเบียน

ลองดูที่เครื่องพิมพ์แบบ all-in-one ที่คุณซื้อมา เครื่องพิมพ์สามารถใช้สำหรับการพิมพ์ส่วนบุคคลได้ด้วยและ IRS จัดหมวดหมู่ประเภทของคุณสมบัติเหล่านี้เป็นคุณสมบัติที่ระบุไว้ พวกเขาอยู่ในรายการเนื่องจากสามารถนำมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวหรือธุรกิจ กรมสรรพากรจำเป็นต้องมีหลักฐานการใช้ธุรกิจในระดับสูงขึ้น

คุณต้องระบุว่าคุณใช้ทรัพย์สินในรายการเป็นอย่างไร วิธีที่ดีที่สุดคือการเก็บบันทึกข้อมูลที่มีชิ้นส่วน (เช่นบันทึกค่าใช้จ่ายที่อธิบายไว้ด้านล่าง) ทุกครั้งที่คุณใช้เครื่องพิมพ์หรือทรัพย์สินอื่น ๆ ที่ระบุไว้โปรดทราบวันที่การใช้งาน (จำนวนสำเนา) งานเฉพาะ (การพิมพ์สำเนาของโบรชัวร์สำหรับธุรกิจ ") และการใช้เป็นธุรกิจหรือส่วนตัว ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องพิมพ์เช่นตลับหมึก

เมื่อสิ้นปีคุณควรจะสามารถแสดงเปอร์เซ็นต์การใช้งานทางธุรกิจแล้วกำหนดค่าเปอร์เซ็นต์ดังกล่าวให้เป็นค่าใช้จ่ายตัวอย่างเช่นหากคุณพบว่าคุณเคยใช้เครื่องพิมพ์ 60% ของเวลาในการทำธุรกิจคุณสามารถใช้ 60% ของค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นค่าหักทางธุรกิจ

เพื่อเป็นการเตือนความจำหากคุณมีสถานที่ตั้งธุรกิจของคุณ (ไม่ใช่สำนักงานในบ้าน) คุณไม่จำเป็นต้องเก็บบันทึกไว้ การใช้งานทั้งหมดในที่ตั้งธุรกิจถือว่าเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

การใช้งบบัญชี

สมมติว่าคุณทำสลิปบัตรเครดิตหายหรือคุณไม่มีเช็คที่ถูกยกเลิกสำหรับการซื้อเครื่องพิมพ์นั้น คุณสามารถใช้ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารหรือใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเพื่อยืนยันการซื้อธุรกิจ แต่คุณจะต้องได้รับการตรวจสอบเพิ่มเติมจากสมุดนัดหมายปฏิทินหรือวางแผนวัน

ไม่มีสิ่งใดเป็นหลักฐานมากเกินไป หากมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับว่าค่าใช้จ่ายบางอย่างเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือไม่ที่ดีที่สุดคือมีหลายวิธีในการพิสูจน์ค่าใช้จ่าย

ระบบบันทึกทางธุรกิจของคุณ

สุดท้ายบันทึกที่คุณเก็บไว้ในค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเหล่านี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของระบบการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจโดยรวมของคุณ