เมื่อคุณมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาคุณติดตามความคืบหน้าในหลายแง่มุม แต่คุณมักกังวลว่างานดังกล่าวจะดำเนินไปอย่างถูกต้องหรือไม่ทันเวลา
ทำงานให้เสร็จทันเวลา
การทำงานให้เสร็จทันเวลาเป็นเรื่องที่ง่ายกว่าในการตรวจสอบ นั่นเป็นเพราะเวลาที่วัดได้ง่ายกว่าคุณภาพ คุณต้องกำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนรวมทั้งเหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลา แต่คุณต้องให้ความยืดหยุ่นบางอย่าง
วางแผนตารางเวลาของพวกเขาหรือให้พวกเขาวางแผนตารางงานของพวกเขาเพื่อรวมเวลาว่างบ้าง จะมีเหตุการณ์ที่คาดไม่ถึงอยู่เสมอบางครั้งดังนั้นจึงควรระมัดระวังในการสร้างความล่าช้าเล็กน้อยในช่วงเวลา จำนวนความหย่อนที่คุณอนุญาตในกำหนดการของพวกเขาจะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคลโดยบุคคลที่มีอาวุโสและมีพรสวรรค์มากขึ้นจำเป็นต้องหย่อนน้อยลง
- 9 - การใช้รายงานความคืบหน้าในการติดตามตารางเวลาวิธีการที่ใช้กันทั่วไปในการติดตามว่างานทำเสร็จแล้วหรือไม่นั้นเป็นรายงานประจำเดือนซึ่งทำเป็นประจำทุกสัปดาห์สำหรับโครงการขนาดเล็กและเป็นรายเดือน สำหรับโครงการขนาดใหญ่ เมื่อคุณต้องการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณส่งรายงานความคืบหน้าเป็นลายลักษณ์อักษรหนึ่งในรายการที่พวกเขาจะรายงานคือการปฏิบัติตามกำหนดเวลา วิธีการทั่วไปที่ใช้ในการระบุสถานะอย่างรวดเร็วคือสี stoplight หากโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาพวกเขาจะแสดงสัญลักษณ์สีเขียว ถ้าโครงการล่าช้าพวกเขาจะแสดงให้เห็นว่าเป็นสัญลักษณ์สีแดง
บางครั้งสีเหลืองจะถูกใช้เพื่อระบุเมื่อมีปัญหาเล็ก ๆ ที่ไม่รุนแรงพอที่จะรับประกันสีแดงได้
คุณต้องการให้พวกเขารายงานสิ่งที่ขัดขวางความก้าวหน้าของพวกเขา ส่วนนี้ควรรวมถึงสิ่งที่พวกเขาได้พยายามที่จะยกเลิกการสกัดกั้นและผลของความพยายามเหล่านั้น หากพวกเขาขอความช่วยเหลือจากคุณหรือจากคนที่อยู่นอกวงกลมที่ควรระบุไว้อย่างชัดเจนอย่าลืมที่จะมีพวกเขารวมถึงความสำเร็จของพวกเขา หากพวกเขาได้กระทำบางสิ่งที่ขัดขวางผู้สกัดกั้นไว้ป้องกันปัญหาหรือในทางอื่น ๆ ก็ช่วยให้ตารางงานสมบูรณ์เหมือนเดิมซึ่งควรจะระบุไว้ในรายงานความคืบหน้า
ในท้ายที่สุดรายงานความคืบหน้าควรแสดงเปอร์เซ็นต์ที่สมบูรณ์แบบต่อความเป็นจริง โครงการส่วนใหญ่มีความคืบหน้าเพียงเล็กน้อยจากจุดเริ่มต้นจากนั้นพวกเขาก็เดินขึ้นไปอย่างชันและเมื่อสิ้นสุดโครงการจะทำให้ความคืบหน้าช้าลง ควรกำหนดตารางเวลาโครงการที่คุณและพนักงานของคุณพัฒนาขึ้น ไม่ว่าคุณจะมีข้อเสนอนี้ในตารางเวลาที่คุณต้องการประเมินความคืบหน้าที่รายงานโดยพนักงานหรือไม่ เปอร์เซ็นต์ที่วางแผนไว้ให้สมบูรณ์ควรพิจารณาโดยทั่วไปเวลาที่จัดสรรให้กับโครงการได้ผ่านไปแล้ว ในโครงการที่มีกำหนดการสามเดือนพนักงานควรรายงานเปอร์เซ็นต์ที่วางแผนไว้ทั้งหมดประมาณ 1/3 เมื่อสิ้นเดือนแรกหากรายงานว่ามีจำนวนน้อยกว่าหรือใหญ่กว่ามากพอสมควรคุณจะมองลึกกว่าเล็กน้อย นอกจากนี้คุณจำเป็นต้องตัดสินเกี่ยวกับความถูกต้องของสิ่งที่พวกเขารายงานว่าเปอร์เซ็นต์ที่แท้จริงสมบูรณ์ จากความรู้ของคุณเกี่ยวกับโครงการและสถานะโดยรวมคุณควรจะสามารถประมาณประมาณว่าเปอร์เซ็นต์ที่รายงานเสร็จสมบูรณ์ถูกต้องหรือไม่
ตัวอย่างเช่นหากพวกเขารายงานตัวเลขที่สมบูรณ์แบบตามแผน 60% และเปอร์เซ็นต์ที่แท้จริงที่แท้จริง 65% แต่คุณรู้ว่าโครงการนี้ประสบปัญหาคุณควรตรวจสอบรายงานโดยละเอียด
ทำงานได้ถูกต้อง
เป็นการยากที่จะวัดและตรวจสอบว่าพนักงานของคุณจะทำงานได้ถูกต้องหรือไม่ นั่นเป็นเพราะมันยากที่จะกำหนดและหาจำนวนที่ "ทำถูกต้อง" หมายถึง ที่นี่อีกเช่นเดียวกับตารางเวลาคุณต้องกำหนดความคาดหวังและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง และในขณะที่มีกำหนดการให้คุณมีความยืดหยุ่นและหย่อนคล้อยคุณจะต้องมีความยืดหยุ่นน้อยกว่าในด้านคุณภาพ ดีดี
อย่ามองไม่เห็นเป้าหมายของคุณ เมื่อเราพูดถึง "ทำถูกต้อง" โปรดจำไว้ว่าคุณกำลัง "ดีเยี่ยม" ไม่ใช่ "สมบูรณ์แบบ" และอย่าลืมมุ่งเน้นผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ
ความคืบหน้าในการติดตามเมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว
วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามความคืบหน้าของพนักงานในเรื่องการทำงานที่ถูกต้องคือการประชุมบ่อยครั้งและการใช้ "โชว์และบอก" อย่างเสรี เมื่อพนักงานรายงานว่ามีความคืบหน้ามากพอสมควรให้พวกเขาแสดงให้เห็นว่าพวกเขาได้ทำอะไรอยู่ ในช่วงเริ่มต้นของโครงการงานอาจจะค่อนข้างหยาบและมีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่สมบูรณ์ นี้เป็นที่คาดหวัง อย่างไรก็ตามเมื่อเวลาผ่านไปการประท้วงของพนักงานควรแสดงให้เห็นถึงความคืบหน้าในการทำงานที่ราบรื่นและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
กุญแจสำคัญในการตรวจสอบคุณภาพนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าประมาณการของพนักงานเกี่ยวกับคุณภาพของงานที่ทำจนตรงกับของคุณเอง ตัวอย่างเช่นถ้าคุณทบทวนโครงการที่มีขนาดประมาณครึ่งหนึ่งและพนักงานระบุว่าคุณภาพของงานอยู่ในระดับที่คุณต้องให้แน่ใจว่าคุณยอมรับ หากคุณเห็นว่าคุณภาพของงานที่ทำไปจนถึงจุดนี้ยังคงหยาบและเบื้องต้นคุณต้องพูดถึงความแตกต่างกับพนักงานและตั้งค่าความคาดหวังใหม่ ถ้าคุณไม่ทำเมื่อคิดว่าพวกเขาประสบความสำเร็จในคุณภาพแล้วคุณก็น่าจะประเมินว่างานนี้เพิ่งเสร็จเรียบร้อยแล้ว
บรรทัดด้านล่าง
เมื่อตรวจสอบงานที่คุณมอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาโปรดจำไว้ว่าคุณยังคงรับผิดชอบงานของพวกเขาอยู่ เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานจะทำในเวลาและทำถูกต้องตามที่กล่าวข้างต้น เมื่อก้าวแรกของความยากลำบากคุณต้องก้าวเข้ามาและปรับมาตรฐานของพนักงานเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานของคุณเอง