ยินดีต้อนรับสู่โครงการแรกของคุณ!
ขอแสดงความยินดี! คุณเพิ่งได้รับมอบหมายให้ดูแลโครงการใหม่ที่สำคัญ เห็นได้ชัดว่าเจ้านายของคุณให้โอกาสนี้ในการโหวตความมั่นใจในทักษะของคุณ และในขณะที่คุณรู้สึกตื่นเต้นนี่เป็นครั้งแรกของคุณที่จะรับผิดชอบโครงการโดยรวมและเป็นเรื่องที่น่ากลัว
คำถามจำนวนหนึ่งเกิดขึ้นจากความคิดของคุณ:
- ฉันจะเริ่มต้นอย่างไร?
- ขั้นตอนที่จำเป็นต้องย้ายโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการปิดคืออะไร?
- ฉันจะสร้างทีมงานโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงได้อย่างไร?
- ใครจะขอความช่วยเหลือในกระบวนการนี้? มีสปอนเซอร์ผู้บริหารหรือไม่?
โพสต์นี้เน้นที่การช่วยคนใหม่ ๆ ในการเป็นผู้นำโครงการความคิดริเริ่มของคณะกรรมการหรือทีมสำหรับกิจกรรมที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กร ไม่ว่าคุณจะจัดปาร์ตี้ในวันหยุดหรือนำโครงการริเริ่มการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ เครื่องมือและกระบวนการจัดการโครงการจะทำให้คุณมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จได้มากขึ้น
ขั้นแรกทำความเข้าใจกับ 5 ขั้นตอนในกระบวนการโครงการ:
ในขณะที่ฉันแนะนำให้คุณอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ 5 ขั้นตอนต่อไปนี้:
- การเริ่มต้น: < เตะออกโครงการ การวางแผน:
- การวางแผนงานทั้งหมดของโครงการ การดำเนินการ:
- การปฏิบัติงานจริง การจัดการและควบคุม:
- งานทั้งหมดที่คุณทำในระหว่างโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้า การปิดบัญชี:
- การเสร็จสิ้นและการส่งมอบโครงการและการยกเลิกทีมงาน
13 ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับโครงการสามเณร:
กำหนดขอบเขต:
- ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในโครงการใด ๆ คือการกำหนดขอบเขตของโครงการ อะไรที่คุณควรจะบรรลุหรือสร้าง? วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร? ความสำคัญอย่างเท่าเทียมกันคือการกำหนดสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในขอบเขตของโครงการของคุณ หากคุณไม่ได้รับคำจำกัดความจากเจ้านายของคุณให้ชี้แจงขอบเขตด้วยตัวเองและส่งกลับไปที่ด้านบนเพื่อยืนยัน ในขณะที่ตัวอย่างเป็นเรื่องเล็กน้อยจากหัวข้อธุรกิจเราทุกคนสามารถเกี่ยวข้องกับการรับจัดงานแต่งงาน ในการวางแผนรับจัดงานแต่งงานคุณอาจมีขอบเขตดังนี้เตรียมจัดงานแต่งงานสำหรับแขก 100 คนพร้อมอาหารเย็นบาร์เปิดงานแต่งงานเค้กและวงดนตรีสดสำหรับการเต้นรำตามวันที่กำหนดโดยมีค่าใช้จ่ายไม่เกิน $ 20,000 กำหนดแหล่งข้อมูลที่มีให้:
- คุณจะมีบุคลากรอุปกรณ์และเงินที่จะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการได้อย่างไร? ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณจะไม่สามารถควบคุมแหล่งข้อมูลเหล่านี้ได้โดยตรง แต่จะต้องจัดการงานเหล่านี้ผ่านทางการจัดการเมทริกซ์ เข้าใจบรรทัดเวลา:
- โครงการต้องทำเสร็จเมื่อใด? ขณะที่คุณพัฒนาแผนโครงการของคุณคุณอาจมีความยืดหยุ่นบางอย่างในวิธีการที่คุณใช้เวลาในระหว่างโครงการ แต่เวลาที่กำหนดมักจะได้รับการแก้ไขเช่นในกรณีของการรับจัดงานแต่งงานหากคุณตัดสินใจที่จะใช้เวลาทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ตรงตามกำหนดการคุณต้องชั่งน้ำหนักกับข้อ จำกัด ของงบประมาณของคุณ รวบรวมทีมงานโครงการของคุณ:
- ให้คนในทีมของคุณเข้าด้วยกันและเริ่มโต้ตอบ พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค นั่นเป็นเหตุผลที่หัวหน้างานของพวกเขามอบหมายให้โครงการ งานของคุณคือการจัดการทีม รายละเอียดงานส่วนที่ 1:
- ชิ้นส่วนหรือส่วนประกอบสำคัญ ๆ ที่ต้องสร้างขึ้นเพื่อทำโครงการคืออะไร? ตัวอย่างเช่นการรับจัดงานแต่งงานต้องอยู่ในระดับสูงเช่นห้องโถงแผนกต้อนรับอาหารเครื่องดื่มเค้กแขกและความบันเทิง แน่นอนว่ารายการที่มีขนาดใหญ่แต่ละรายการสามารถแบ่งออกเป็นรายการเพิ่มเติมได้ นั่นคือขั้นตอนต่อไป รายละเอียดงานส่วนที่ 2:
- ในตัวอย่างการรับจัดงานแต่งงานของเราด้านบนคุณอาจมีทีมงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบส่วนประกอบต่าง ๆ ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อสะกดรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุแต่ละรายการที่สำคัญ ผู้รับผิดชอบอาหารต้องเข้าใจถึงตัวเลือกข้อ จำกัด ด้านค่าใช้จ่ายและทำการเลือกเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แสดงขั้นตอนเล็ก ๆ ในแต่ละขั้นตอนที่ใหญ่ขึ้น ระดับความลึกเท่าใดที่คุณจะไปถึงขั้นตอนมากขึ้นและละเอียดขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของโครงการของคุณ พัฒนาแผนเบื้องต้น:
- รวบรวมขั้นตอนทั้งหมดของคุณเข้ากับแผน วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการใช้ตารางลำดับความสำคัญเพื่อระบุว่าต้องนำรายการใดมาก่อนรายการอื่น ๆ แนวทางการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการเรียกร้องให้มีการพัฒนาสิ่งที่เรียกว่าแผนภาพเครือข่ายและระบุเส้นทางที่สำคัญ แม้ว่าเรื่องนี้อาจอยู่นอกเหนือความต้องการหรือความรู้ของคุณ แต่ประเด็นหลักก็คือการเรียงลำดับกิจกรรมตามลำดับที่ถูกต้องและจัดสรรทรัพยากรที่มีต่อกิจกรรม คำถามที่ต้องถาม ได้แก่ : จะเกิดอะไรขึ้นก่อน? ขั้นตอนต่อไปคืออะไร? ขั้นตอนใดที่สามารถดำเนินการพร้อมกับแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันได้ ใครจะทำในแต่ละขั้นตอน? มันจะใช้เวลานานเท่าไหร่? มีแพคเกจซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมมากมายให้คุณสามารถทำรายละเอียดนี้ให้คุณได้โดยอัตโนมัติ สอบถามคนอื่น ๆ ในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันว่าพวกเขาใช้อะไร สร้างแผนพื้นฐาน:
- รับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับแผนเบื้องต้นของคุณจากทีมงานของคุณและจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ปรับเส้นตายและตารางการทำงานให้พอดีกับโครงการตามเวลาที่กำหนด ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในแผนเบื้องต้นเพื่อจัดทำแผนข้อมูลพื้นฐาน ขอการปรับปรุงโครงการ:
- แทบจะไม่มีเวลาเงินหรือความสามารถที่กำหนดให้กับโครงการ งานของคุณคือการทำสิ่งต่างๆให้มากขึ้นด้วยทรัพยากรที่ จำกัด กว่าที่ผู้คนคาดหวังไว้ อย่างไรก็ตามมักมีข้อ จำกัด ในโครงการที่ไม่สมจริงเพียงอย่างเดียว คุณต้องทำกรณีของคุณและนำเสนอให้เจ้านายของคุณและขอให้มีการเปลี่ยนแปลงขีด จำกัด ที่ไม่สมจริงเหล่านี้ ขอการเปลี่ยนแปลงที่จุดเริ่มต้นของโครงการ อย่ารอจนกว่าจะมีปัญหาในการขอการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามหากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับงานแต่งงานอย่าคาดหวังว่าจะประสบความสำเร็จในการขอให้มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญหลายอย่าง! ทำแผนของคุณ แต่อย่าตายเพราะ:
- การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญ แต่แผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้คุณมีแผนจะขับรถไปทำงานทุกเช้า หากทางแยกหนึ่งถูกบล็อกโดยอุบัติเหตุคุณเปลี่ยนแผนของคุณและไปในลักษณะอื่น ทำเช่นเดียวกันกับแผนโครงการของคุณ เปลี่ยนตามต้องการ แต่ควรคำนึงถึงขอบเขตและทรัพยากรเสมอ ติดตามความคืบหน้าของทีม:
- คุณจะมีความคืบหน้าเพียงเล็กน้อยในช่วงเริ่มต้นของโครงการ แต่เริ่มจากการตรวจสอบว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ จะช่วยให้สามารถจับประเด็นต่างๆก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาได้ง่ายขึ้น เอกสารทุกอย่าง:
- เก็บบันทึก ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนจากแผนพื้นฐานให้จดสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปและเหตุผลที่จำเป็น ทุกครั้งที่มีการเพิ่มความต้องการใหม่ลงในโครงการให้จดบันทึกไว้ที่ความต้องการมาจากไหนและระยะเวลาหรืองบประมาณได้รับการปรับเปลี่ยนเพราะเหตุใด คุณจำไม่ได้ทุกอย่างดังนั้นเขียนลงเพื่อที่คุณจะสามารถมองพวกเขาได้ในตอนท้ายของโครงการทบทวนและเรียนรู้จากพวกเขา แจ้งให้ทุกคนทราบ:
- ให้ผู้มีส่วนได้เสียทุกโครงการทราบถึงความคืบหน้าตลอดมา ให้พวกเขารู้ถึงความสำเร็จของคุณเมื่อคุณทำตามขั้นตอนทุกครั้ง แต่ยังแจ้งปัญหาให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แจ้งให้ทีมทราบ หากการเปลี่ยนแปลงมีการพิจารณาให้บอกทีมเกี่ยวกับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมตระหนักถึงสิ่งที่คนอื่น ๆ กำลังทำอยู่ บรรทัดด้านล่าง:
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้จัดการโครงการที่เป็นทางการในการริเริ่มโครงการ อย่างไรก็ตามคุณควรใช้เครื่องมือและตรรกะในการจัดการโครงการเพื่อการชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณโดยละเอียดการทำงานการสร้างทีมและการดำเนินงานและการตรวจสอบงาน ที่ดีที่สุดของความสำเร็จ!
อัปเดตโดย Art Petty