การเขียนรายงานประจำปีที่ไม่แสวงหาผลกำไร

แม้ว่าองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรจะรายงานต่อ IRS ด้วยรายงานประจำปี 990s พวกเขาทราบด้วยว่าควรจัดทำสิ่งพิมพ์ที่แสดงถึงความสำเร็จต่อผู้สนับสนุนและประชาชนทั่วไป

รายงานประจำปีสามารถช่วยคุณแสดงให้เห็นถึงความสำเร็จของคุณต่อผู้บริจาคปัจจุบันและอนาคตสร้างความสัมพันธ์ใหม่ ๆ และให้ความสำคัญกับคนสำคัญ

อย่างไรก็ตามองค์กรไม่แสวงผลกำไรมักต่อสู้กับสิ่งที่ควรจะรวมอยู่ในรายงานประจำปีและสิ่งที่ควรจะทิ้งไว้

รายงานประจำปีมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป

เมื่อโบรชัวร์ที่เขียนด้วยภาษาที่คนในแวดวงเพียงคนเดียวเข้าใจได้แล้วรายงานประจำปีจะพูดกับกลุ่มคนที่กว้างขึ้นและใช้ข้อความที่เข้าใจได้ง่ายรวมถึงภาพถ่ายและข้อมูลอื่น ๆ อีกมากมาย

รายงานประจำปีมีรูปแบบขนาดและการนำเสนอทุกรูปแบบ มีการโพสต์ข้อความจำนวนมากในเว็บไซต์แทนที่จะพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ รายงานประจำปีอาจเป็นวิดีโอโปสการ์ดหรือการนำเสนอภาพนิ่ง รายงานประจำปีจำนวนมากกลายเป็นกรณีที่ไม่หวังผลกำไรสำหรับการสนับสนุนเพื่อจัดแคมเปญการระดมทุน

รายงานประจำปีอาจไม่ได้เรียกว่า อาจเป็น "รายงานต่อชุมชนของเรา" หรือ "คำกระตุ้นการตัดสินใจ" "พวกเขามักใช้ชุดรูปแบบเพื่อจัดระเบียบข้อมูลเช่น" วันในชีวิตของ "หรือ" การเปลี่ยนแปลง

กุญแจสู่การรายงานประจำปีที่ประสบความสำเร็จในวันนี้อาจเป็นเพียงแค่การใช้จินตนาการของคุณการล่าสัตว์ออกตัวอย่างมากมายจากองค์กรการกุศลที่คล้ายคลึงกับของคุณและพิจารณาว่าผู้ชมของคุณชอบอะไร

ผู้ชมที่อายุน้อยกว่าจะรักดิจิตอลบางอย่างในขณะที่สระผู้บริจาคที่มีอายุมากกว่าอาจชอบวิธีการแบบเดิมมากขึ้น

สิบเคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยคุณในการพัฒนารายงานประจำปีที่ไม่หวังผลกำไรที่ดีเยี่ยมไม่ว่าคุณจะติดความพยายามและความจริงหรือผลักดันขอบเขตของสื่อทั้งหมดที่มีให้คุณ

1 เน้นที่ความสำเร็จไม่ใช่กิจกรรม

ผู้บริจาคต้องการทราบสิ่งที่คุณทำ แต่สิ่งสำคัญคือพวกเขาต้องการทราบสาเหตุที่คุณทำ

ผลลัพธ์คืออะไร? ทำไมคุณถึงใช้เวลาและเงินของคุณอย่างที่คุณทำ? มันมีความแตกต่างกันอย่างไร?

เชื่อมต่อกิจกรรมประจำวันขององค์กรของคุณกับพันธกิจของคุณ อย่าคิดว่าผู้อ่านจะเข้าใจว่ากิจกรรมของคุณจะช่วยให้คุณบรรลุภารกิจได้อย่างไร เชื่อมต่อจุดสำหรับพวกเขา
2 หยุดพูดเรื่องภายใน

การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงในสำนักงานและซอฟต์แวร์บัญชีใหม่อาจเป็นความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่จากตำแหน่งที่คุณนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน แต่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับภารกิจของคุณ

สร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้บริจาคที่มีความสำเร็จเกี่ยวกับภารกิจของคุณในรายงานประจำปีของคุณและปล่อยให้รายการการจัดการทั้งหมดสำหรับรายงานของคุณไปยังคณะกรรมการของคุณ
3 อย่าโม้เกี่ยวกับความสำเร็จในการระดมทุนของคุณ

ผู้บริจาคคาดหวังว่าคุณจะหารายได้ แต่ความสำเร็จในการระดมทุนไม่ควรมีการเฉลิมฉลองในรายงานประจำปีของคุณในระดับเดียวกับผลการปฏิบัติภารกิจที่เกี่ยวข้อง

ผู้อ่านค่อนข้างจะรู้ว่าคุณทำอะไรกับเงินมากกว่าที่คุณยกขึ้น แม้ว่าจะมีความเหมาะสมที่จะรวมข้อมูลเกี่ยวกับความพยายามในการระดมทุนที่ดีของคุณด้วย แต่คุณควรวางข้อมูลนี้ไว้ในส่วนการเงินของรายงานแทนที่จะเป็นหน้าและตรงกลาง
4 รวมภาพถ่ายไว้ในรายงานประจำปี

ใช่ภาพถ่ายมีค่าเป็นพันคำ

หลายคนที่อ่านรายงานประจำปีของคุณจะไม่อ่าน ดังนั้นแสดงให้พวกเขาเห็นสิ่งที่คุณได้ทำกับการใช้เสรีนิยมของภาพถ่าย รูปภาพเหล่านี้ควรแสดงบุคคลหรือสัตว์ที่คุณช่วยเหลือไม่ใช่สมาชิกในคณะกรรมการซีอีโอของคุณหรือผู้บริจาครายใหญ่ ผู้บริจาควันนี้คาดว่าจะมีเรื่องราวจากคุณและเรื่องราวนั้นสามารถบอกได้ดียิ่งขึ้นด้วยรูปถ่ายที่ยอดเยี่ยม

ลงทุนในกล้องดิจิทัลที่ดีหรือใช้เงินกับช่างภาพมืออาชีพ นอกจากนี้ยังปรับใช้ภาพสต็อกได้หากคุณใช้งบประมาณที่ จำกัด ตราบใดที่คุณเลือกภาพเหล่านั้นอย่างระมัดระวัง พิมพ์ 'ภาพถ่ายสต็อกของฟรีค่าภาคหลวง' ในเครื่องมือค้นหาที่คุณชื่นชอบและคุณจะพบเว็บไซต์จำนวนมาก รูปภาพของคุณควรมีใบหน้ามากกว่าสิ่งต่างๆ

สำหรับแนวคิดบางอย่างเกี่ยวกับการใช้รูปภาพในรายงานของคุณโปรดดูที่ 14 ตัวอย่างการใช้รูปภาพยอดเยี่ยมในรายงานประจำปีที่ไม่แสวงหาผลกำไร
5 เขียนคำอธิบายภาพที่บอกเล่าเรื่องราวของคุณ

ตอนนี้เมื่อคุณได้เห็นรูปถ่ายแล้วเล่าเรื่องด้วยคำอธิบายภาพ อย่าเพิ่งระบุว่ามีอะไรอยู่ในภาพ เชื่อมต่อรูปภาพกับความสำเร็จ

ถ้าผู้อ่านไม่ได้อ่าน แต่คำอธิบายเฉพาะในรายงานประจำปีของคุณพวกเขาควรจะรู้สึกดีกับผลงานที่ดีที่คุณทำเมื่อปีที่แล้ว
6 รวมโปรไฟล์ส่วนบุคคล

ผู้บริจาคชอบเรื่องราวจริงเกี่ยวกับคนจริง สรุปทั่วไปของงานของคุณจะทำให้ผู้บริจาคของคุณนอนหลับ

อธิบายสิ่งที่คุณทำโดยรวมแล้วใช้ประโยชน์จากสถิติของคุณกับโปรไฟล์ส่วนบุคคลบางอย่าง เน้นว่างานของคุณช่วยคนใดคนหนึ่งได้อย่างไร แบ่งปันเรื่องราวของอาสาสมัครว่าพวกเขาสร้างความแตกต่างในเชิงบวกอย่างไร
7 อธิบายข้อมูลทางการเงินของคุณ

ผู้บริจาคหลายรายของคุณจะไม่ทราบวิธีอ่านงบการเงินหรือจะไม่ใช้เวลาอ่าน รวมวรรคหรือสองย่อที่อธิบายไว้ในภาษาอังกฤษทั่วไปว่าโต๊ะพูดอะไร ลองใส่ข้อมูลบางส่วนลงใน Infographic การกระทำที่ดีในการออกแบบกองกำลัง Infographic ช่วยให้คุณง่ายขึ้นและลดความซับซ้อนของข้อมูลได้มากขึ้น ข้อความเกี่ยวกับตัวเลขทำให้ดวงตาของคนเราเคลือบขึ้น Infographic ดึงดูดความสนใจของพวกเขาและตัวเลขเหล่านี้อาจจะจดจำได้

คุณควรใส่ตัวเลขอะไร? เงินของคุณมาจากไหนและใช้จ่ายได้อย่างไร? มีคนมากี่คน? กลยุทธ์การระดมทุนหลักของคุณคืออะไร? คุณได้สร้างกลยุทธ์การประหยัดต้นทุนในปีนี้หรือไม่?
8 ถ้าคุณต้องการพื้นที่เพิ่มขึ้นสำหรับภาพถ่ายและ infographics ให้ตัดรายชื่อผู้บริจาคในรายงานประจำปี

องค์กรที่ไม่แสวงผลกำไรต้องสร้างความสมดุลระหว่างการใช้พื้นที่ในรายงานประจำปีของตนเพื่อหารือเกี่ยวกับความสำเร็จของตนและใช้เพื่อรับรู้ผู้บริจาค

ถ้ารายงานประจำปีของคุณมากถึงครึ่งหนึ่งเป็นรายชื่อผู้บริจาคคุณควรพิจารณาปรับรายการกลับเพื่อให้มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับข้อความและรูปภาพ ผู้บริจาครายย่อยสามารถได้รับการยอมรับในรูปแบบอื่นเช่นรายการในจดหมายข่าว พิจารณาความเคารพผู้บริจาคด้วยวิธีการอื่น ๆ เช่นการโทรออกสื่อสังคมออนไลน์หรือโพสต์รูปถ่ายของพวกเขาหลังจากเหตุการณ์
9 ตรวจสอบรายชื่อผู้บริจาคของคุณสามครั้ง

ไม่มีวิธีที่ดีกว่าในการก่อวินาศกรรมการบริจาคในอนาคตแทนที่จะสะกดชื่อผู้บริจาคผิดพลาดในรายงานประจำปีของคุณ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับชื่ออย่าคาดเดา ตรวจสอบกับผู้บริจาค

โปรดตรวจสอบชื่อหน่วยงานของรัฐและมูลนิธิที่ให้ทุนแก่คุณอย่างรอบคอบ ชื่อที่ผู้คนเรียกองค์กรเหล่านี้เข้าร่วมการสนทนามักเป็นชื่อสั้น ๆ สำหรับชื่อเต็มตามกฎหมายที่อยู่ในรายงานประจำปีของคุณ
10 บอกผู้บริจาคว่าพวกเขาสามารถช่วยได้อย่างไร

อย่าปล่อยให้ผู้สนับสนุนที่มีโอกาสแขวนอยู่สงสัยว่าพวกเขาสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร เมื่อคุณได้สร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้อ่านของคุณด้วยผลงานที่ดีในรายงานประจำปีของคุณแล้วให้สรุปโดยบอกพวกเขาว่าพวกเขาสามารถช่วยคุณทำอะไรได้มากขึ้น

พวกเขาจะสนับสนุนคุณด้วยเงินหรือเวลาของพวกเขาได้อย่างไร? ขอให้อาสาสมัคร เตือนพวกเขาถึงตัวเลือกการให้โอกาสตามแผน บอกพวกเขาเกี่ยวกับของขวัญของหุ้น คัดท้ายวิธีการใช้บัตรเครดิตเพื่อบริจาค มีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วย