การเขียนจดหมายธุรกิจ

คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายธุรกิจหรือไม่? ไม่แน่ใจเกี่ยวกับรูปแบบที่ดีที่สุดที่จะใช้หรือสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายของคุณ? สิ่งสำคัญคือจดหมายธุรกิจทั้งหมดที่คุณเขียนจะได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพในการปรากฏตัว

เมื่อคุณเขียนจดหมายถึงนายจ้างเพื่อนร่วมงานการติดต่อทางวิชาชีพและธุรกิจเค้าโครงจดหมายของคุณเกือบจะสำคัญเท่ากับสิ่งที่คุณเขียน

ถ้าอักษรไม่ได้รับการจัดรูปแบบถูกต้องไม่มีช่องว่างระหว่างย่อหน้าและใช้แบบอักษรหรือขนาดแบบอักษรที่ไม่เป็นแบบดั้งเดิมอาจสะท้อนถึงตัวคุณได้ไม่ดี

หลักเกณฑ์การเขียนจดหมายธุรกิจ

ต่อไปนี้เป็นแนวทางในการเขียนจดหมายธุรกิจเพื่อให้การติดต่อทั้งหมดของคุณทำให้เกิดความประทับใจสูงสุด

Margins

อัตราเบี้ยประกันภัยทางจดหมายควรอยู่ที่ประมาณ 1 นิ้วซึ่งจะช่วยให้จดหมายระดับมืออาชีพของคุณดูเรียบง่ายขึ้นคุณควรปรับแนวข้อความของคุณไปทางซ้ายนั่นคือเอกสารที่จัดชิดมากที่สุดคืออะไร? จะทำให้จดหมายของคุณอ่านได้
การเว้นวรรคของจดหมาย

การเว้นวรรคในจดหมาย
การเว้นวรรคในจดหมายของคุณจะทำให้รูปลักษณ์ที่ชัดเจนคล่องตัวและอ่านง่ายอ่านได้ดีจดหมายของคุณควรอยู่ในรูปแบบบล็อก เว้นแต่เว้นวรรคสองระหว่างย่อหน้า

ขนาดตัวอักษร
ขนาดตัวอักษรแบบดั้งเดิมสำหรับตัวอักษรระดับมืออาชีพคือ 12 ตัวอักษรควรเป็น Times New Roman หรือ Arial อย่างไรก็ตามหากคุณใช้หัวกระดาษจดหมายหัวจดหมายอาจมีขนาดและสไตล์ของตัวอักษรแตกต่างกัน

สไตล์แบบอักษร
ไม่จำเป็นต้องใช้สไตล์ที่แตกต่างกันภายในจดหมายระดับมืออาชีพ > ใช้แบบอักษรที่เหมือนกัน (แบบอักษร bookprint เช่น Times New Roman หรือ Arial) และหลีกเลี่ยงการขีดเส้นใต้ตัวเอียงหรือตัวหนา (bolding) หากคุณใช้หัวจดหมายหัวจดหมายอาจอยู่ในรูปแบบตัวอักษรที่แตกต่างกัน

ข้อความจดหมาย

ข้อความจดหมายธุรกิจควรมีความสะอาดและอ่านได้ หลีกเลี่ยงการเขียนจดหมายของคุณในข้อความขนาดใหญ่หนึ่งชุด
แบ่งข้อความของคุณออกเป็นย่อหน้าที่รัดกุม ย่อหน้าเหล่านี้ควรชิดซ้าย นี้ช่วยให้การอ่านได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณเขียนจดหมายเสร็จแล้วขอให้คนอื่นมาอ่านให้คุณ ให้เขามองไปที่จดหมายสั้น ๆ มีข้อความมากเกินไปในหน้านี้หรือไม่? การดูวรรคย่อยแตกต่างกันหรือไม่?

ข้อมูลการติดต่อ

ส่วนแรกของจดหมายควรมีข้อมูลการติดต่อและข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่คุณเขียนด้วย รวมถึงวันที่คุณเขียนที่ด้านบนของจดหมาย
ส่วนติดต่อตัวอย่าง

• การยกตัวอย่างจดหมาย

ถ้าคุณไม่รู้จักผู้อ่านได้ดีและโดยปกติจะต้องระบุชื่อด้วยชื่อของตนเองคุณควรใส่ชื่อบุคคลและชื่อเต็มของบุคคลในคำทักทายe. "Dear Mr. James Franklin") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับชื่อผู้อ่านให้ใส่ชื่อของเขา (เช่น "Dear Executive of Marketing") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของผู้อ่านเพียงระบุชื่อเต็มและหลีกเลี่ยงชื่อส่วนบุคคล (เช่น "Jamie Smith ที่รัก") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศชื่อและชื่อของผู้อ่านเพียงเขียนว่า "บุคคลที่อาจกังวล" เว้นบรรทัดว่างไว้หลังจากคำทักทาย
ตัวอย่างคำทักทาย

• ย่อหน้าอักษร

ย่อหน้าจดหมายระดับมืออาชีพควรมีความกระชับ
ย่อหน้าแรกอาจรวมถึงการเปิดเป็นมิตรโดยย่อและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการเขียนของคุณ ย่อหน้าที่สอง (และวรรคถัดไป) ควรขยายตามเหตุผลในการเขียน ย่อหน้าสุดท้ายควรระบุเหตุผลของคุณในการเขียนและระบุแผนปฏิบัติการของคุณ (หรือขอให้ผู้อ่านอ่านการกระทำบางอย่าง)

การปิดบัญชี

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจหรือข้อความอีเมลสิ่งสำคัญคือต้องปิดหนังสือของคุณอย่างเป็นมืออาชีพเพื่อให้คุณเป็นจดหมายฉบับสมบูรณ์ครบถ้วนเป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นมืออาชีพ
ตัวอย่างการปิดบัญชี

• ลายเซ็น

เมื่อคุณส่งจดหมายออกมาให้เขียนจดหมายที่มีลายเซ็นและเขียนด้วยลายมือตามด้วยชื่อที่พิมพ์ หากเป็นอีเมลให้ใส่ชื่อที่พิมพ์ด้วย
ตัวอย่างลายเซ็น

• อย่าลืมตรวจสอบการสะกดและตรวจทานจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง

อีกครั้งขอให้สมาชิกในครอบครัวเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานเพื่อตรวจทานให้คุณ เป็นเรื่องที่ดีเสมอสำหรับคู่สายตาอีกรายหนึ่งที่จะต้องดูเพราะมันยากที่จะจับข้อผิดพลาดของเราเอง

รูปแบบจดหมายธุรกิจ

ทบทวนจดหมายธุรกิจที่จัดรูปแบบพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในแต่ละส่วนของจดหมายของคุณ
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจสำหรับธุรกิจที่หลากหลายจดหมายข่าวและแม่แบบของจดหมายและอีเมล