หลายปีที่ผ่านมาผู้คนต่างคาดการณ์ถึงความตายของอีเมล แม้ว่าเราจะใช้รูปแบบอื่น ๆ ในการสื่อสารเช่นการส่งข้อความและสื่อสังคมออนไลน์เพื่อ "พูดคุย" กับเพื่อนของเราหรือส่งข้อความด่วนถึงเพื่อนร่วมงาน แต่เรายังคงใช้อีเมลโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวกับงาน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีติดต่อหลักเมื่อคุณสมัครงาน เป็นสำคัญเท่าที่เคยรู้วิธีการเขียนอีเมลมืออาชีพ
อีเมลอาจเป็นจุดเริ่มต้นของคุณในการติดต่อกับใครบางคนและด้วยเหตุนี้จึงเป็นโอกาสแรกของคุณที่จะสร้างความประทับใจ ระมัดระวังในการเขียนข้อความของคุณ ก่อนที่คุณจะตีส่งให้ตอบ 7 ข้อนี้
1 ข้อความของฉันมีข้อผิดพลาดฟรีหรือไม่?
การตรวจสอบอีเมลว่าข้อผิดพลาดคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะส่ง การสะกดและไวยากรณ์ไม่ถูกต้องจะทำให้คุณดูประมาท ที่ไปกับความประทับใจที่คุณพยายามทำโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังสมัครงาน
อ่านแล้วจนกว่าคุณจะมั่นใจว่าคุณได้ตรวจสอบความผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์รวมถึงการพิมพ์ผิด Grammarly com มีเครื่องมือฟรีรวมถึงส่วนขยายสำหรับเบราว์เซอร์ Chrome ที่สามารถช่วยคุณได้
2 ที่อยู่อีเมลของฉันพูดอะไรเกี่ยวกับฉัน
อีเมลแอดเดรสที่ทำงานของคุณซึ่งโดยวิธีนี้คุณไม่ควรใช้สำหรับการค้นหางาน - อาจจะตรงไปตรงมามาก น่าจะเป็นชื่อของคุณบ้าง
คุณอาจเลือกที่อยู่ที่มีธุรกิจน้อยกว่าเพื่อใช้สำหรับอีเมลส่วนบุคคล ที่อยู่ที่มีการชี้นำบุตรหลานหรือน่ารักก็โอเคหากคุณใช้เฉพาะเพื่อส่งข้อความถึงเพื่อนและครอบครัวของคุณเท่านั้น แต่ถ้าคุณต้องการเขียนอีเมลมืออาชีพให้ลงชื่อสมัครใช้บัญชีใหม่ที่ถ่ายทอดความเป็นมืออาชีพ
ตั้งค่าที่อยู่อีเมลที่ใช้ชื่อจริงของคุณ ลองใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ ชื่อจริงชื่อกลางและนามสกุล; หรือส่วนผสมบางอย่าง อย่าส่งอีเมลมืออาชีพของคุณจาก chickybabe @mymail ดอทคอม
3 ชื่อและที่อยู่อีเมลในฟิลด์ "ถึง" ถูกต้องหรือไม่?
เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับลงในช่อง "ถึง" ไคลเอ็นต์อีเมลส่วนใหญ่จะเติมชื่อส่วนที่เหลือลงในที่อยู่ติดต่อของคุณ คุณสามารถลงเอยด้วยชื่อที่ไม่ถูกต้องในฟิลด์นี้ได้ดังนั้นจึงควรใส่ใจกับเรื่องนี้
ลองจินตนาการถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากคุณตั้งใจส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้อง สมมติว่าคุณกำลังมองหางานในขณะที่คุณยังคงจ้าง ผู้จัดการการจ้างงานที่นายจ้างที่คาดหวังอาจมีชื่อที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรเดียวกับชื่อเจ้านายปัจจุบันของคุณ น่าอายเท่าไหร่ถ้าคุณส่งเจ้านายของคุณให้กับผู้จัดการว่าจ้างงาน ไม่เพียง แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณถึงปลายทางที่ตั้งใจไว้ แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไม่ถึงที่ไม่ได้ตั้งใจ
4 ฉันใช้ชื่อที่ถูกต้องเพื่อระบุผู้รับ?
หากคุณใช้ชื่อกับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลอยู่แล้วคุณสามารถจัดการกับข้อความดังกล่าวได้อย่างถูกต้อง
อย่างไรก็ตามถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อกับคนอื่นหรือคุณไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการจะพูดคุยอย่างไรดีกว่าจะใช้ชื่ออย่างเป็นทางการเช่นนายนางสาวนางหรือดร. นามสกุลของผู้รับ
ควรระวังด้านข้างเสมอ ไม่สามารถทำร้ายได้อย่างเป็นทางการ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่คนที่คุณมีความสัมพันธ์ที่เป็นที่รู้จักอยู่แล้วจะได้รับการพิจารณาให้มองย้อนกลับไปดูข้อความก่อนหน้าเพื่อดูว่าพวกเขาลงชื่อเข้าใช้อย่างไร ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร
5 เสียงของฉันถ่ายทอดข้อความของฉันได้ดีหรือไม่?
เป็นคำพูดไป "ไม่ใช่สิ่งที่คุณพูด แต่คุณพูดอย่างไร" เมื่อคุณพูดคุยกับใครบางคนแบบเห็นหน้าคุณสามารถพึ่งพาการออกเสียงภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าเพื่อช่วยให้คำศัพท์ของคุณมีความหมายมากขึ้น
เมื่อคุณพยายามที่จะถ่ายทอดข้อความฉบับเดียวกันเป็นลายลักษณ์อักษรมีช่องว่างสำหรับความเข้าใจผิดมากขึ้นเนื่องจากผู้อ่านไม่สามารถมองเห็นใบหน้าอ่านภาษากายหรือได้ยินเสียงของคุณได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสุภาพและฟังดูเป็นมิตรและความหมายที่คุณตั้งใจจะชัดเจน
6 ข้อความของฉันเรียบง่าย แต่ไม่เข้าใจยาก?
การเก็บข้อความสั้น ๆ จะทำให้เข้าใจง่ายขึ้น ในเวลาเดียวกันคุณไม่ควรละเว้นสิ่งที่สำคัญ คุณไม่ต้องการบังคับให้ผู้รับอีเมลของคุณคาดเดาสิ่งที่คุณกำลังพยายามจะพูด ข้อความของคุณควรมีความแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
7 ฉันมีสิ่งที่แนบที่ไม่พึงประสงค์หรือไม่?
หลายคนปฏิเสธที่จะเปิดเอกสารแนบทางอีเมลที่พวกเขาไม่คาดหวัง พวกเขามีสิทธิที่จะหลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้น ไวรัสคอมพิวเตอร์มักถูกส่งผ่านไฟล์แนบเหล่านั้น ถ้าคุณต้องการส่งไฟล์ให้กับบุคคลอื่นเช่นประวัติการทำงานของคุณก่อนอื่นขอให้คุณขอความยินยอมจากผู้รับก่อน ส่งเฉพาะเมื่อเขากล่าวว่าไม่เป็นไร