บริษัท ของคุณพร้อมสำหรับบริการที่ใช้ร่วมกันแล้วหรือยัง? ธุรกิจ

บทนำ

ธุรกิจจำเป็นต้องมีประสิทธิผลเท่าที่จะเป็นไปได้และทางเลือกหนึ่งที่ บริษัท สามารถทำได้คือการนำรูปแบบบริการที่ใช้ร่วมกันมาใช้สำหรับหน้าที่บางอย่าง

บริการที่ใช้ร่วมกันสามารถครอบคลุมกระบวนการต่างๆเช่นแผนกขายหรือการจัดซื้อ โดยปกติแล้วฟังก์ชันประเภทนี้สามารถกระจายอำนาจได้มาตรฐานหรือรวมศูนย์ มีประโยชน์มากมายในการสร้างบริการที่ใช้ร่วมกันรวมถึงคุณภาพทางเศรษฐกิจเวลาในการตอบสนองและผลประโยชน์เชิงกลยุทธ์

ฟังก์ชันขององค์กร

นอกเหนือจากรูปแบบบริการที่ใช้ร่วมกันแล้วธุรกิจสามารถใช้รูปแบบการทำงานอื่น ๆ เช่นการกระจายอำนาจมาตรฐานหรือส่วนกลาง

• การกระจายอำนาจ - แบบจำลองนี้จะพบได้ที่ฟังก์ชันเช่นการซื้อหรือการขายสามารถอยู่ในแต่ละตำแหน่งของ บริษัท ได้ ฟังก์ชั่นนี้เป็นอิสระซึ่งมีพนักงานแยกต่างหากและอาจแยกระบบเทคโนโลยี อย่างไรก็ตามรุ่นนี้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในสถานที่ได้เป็นอย่างดี
• มาตรฐาน - ในรุ่นนี้มีหน้าที่แยกต่างหากอย่างน้อยที่สุดของสิ่งอำนวยความสะดวกที่ดำเนินการโดยพนักงานแยกต่างหาก อย่างไรก็ตามในรูปแบบนี้กระบวนการนี้เป็นมาตรฐานและอาจใช้ระบบเทคโนโลยีเดียวกันหรือคล้ายคลึงกัน
• แบบรวมศูนย์ - แบบจำลองนี้ทำงานกับแผนกเดียวที่มีอยู่ในสถานที่เดียวที่ใช้โดยทุกแห่งในองค์กร ในรูปแบบนี้เน้นที่ประสิทธิภาพและไม่มีข้อตกลงระดับบริการ (SLA) กับผู้ใช้ในสถานที่ใด ๆ

• บริการที่ใช้ร่วมกัน - ฟังก์ชั่นบริการที่ใช้ร่วมกันอาจอยู่ในไซต์ที่มีต้นทุนต่ำเพียงอย่างเดียว แต่มุ่งเน้นลูกค้าโดยตกลงตามข้อตกลงระดับบริการ ประสิทธิภาพของฟังก์ชันการบริการที่ใช้ร่วมกันขึ้นอยู่กับการวัดข้อตกลงระดับบริการ

ประโยชน์ของบริการที่ใช้ร่วมกัน

ฟังก์ชันการให้บริการร่วมกันมักขึ้นอยู่กับสถานที่ซึ่งมีพนักงานที่มีทักษะ แต่ค่าใช้จ่ายในการโฮสต์ลดลง

ตัวอย่างเช่นการสร้างฟังก์ชันการให้บริการที่ใช้ร่วมกันที่สำนักงานใหญ่ของ บริษัท อาจมีพนักงานที่มีทักษะ แต่อาจจะมีราคาแพงกว่าเงินทุนกว่าที่ตั้งในพื้นที่ที่มีต้นทุนต่ำ

ฟังก์ชันส่วนกลางมีลักษณะคล้ายกับฟังก์ชันบริการที่ใช้ร่วมกัน แต่ขึ้นอยู่กับการลดค่าใช้จ่ายของฟังก์ชันแทนที่จะใช้ฟังก์ชันที่มุ่งปรับปรุงการบริการลูกค้า

ในการสำรวจโดย Shared Services และ Business Process Outsourcing Association (SBPOA) ระบุว่ามีพื้นที่ 10 แห่งที่บริการที่ใช้ร่วมกันได้รับความนิยมมากที่สุด บัญชีเจ้าหนี้การค้า 83%, บัญชีทั่วไป 65%, สินทรัพย์ถาวร 57%, ลูกหนี้ 56%, ค่าจ้าง 55%, ค่าเดินทาง 50%, รายงานทางการเงิน 48%, ทรัพยากรบุคคล 44%, สินเชื่อและการสะสม 43% และ ฟังก์ชั่นช่วยเหลือ 39%

ความเสี่ยงจากการใช้บริการร่วมกัน

แม้ว่าจะมีประโยชน์มากมายในการรับฟังก์ชั่นบริการที่ใช้ร่วมกันในบางโอกาสอาจมีปัญหาบางอย่างสำหรับ บริษัท ต่างๆหลังจากการย้ายดังกล่าวสาเหตุบางประการที่ฟังก์ชั่นบริการที่ใช้ร่วมกันไม่สามารถตอบสนองได้ ได้แก่ :

การขาดต้นทุน - หากมีความล้มเหลวในการวัดค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมแล้วการลดต้นทุนที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการใช้ฟังก์ชั่นบริการที่ใช้ร่วมกันอาจเป็นไปอย่างไม่ลดละ ที่คุยโว

• การขาดเอกสาร - สำหรับฟังก์ชันการให้บริการที่ใช้ร่วมกันจะประสบความสำเร็จกระบวนการต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสารไว้อย่างครบถ้วนเพื่อให้บริการที่ใช้ร่วมกันมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้เพื่อดำเนินการตามหน้าที่ที่จำเป็น
• ขาดความเป็นผู้นำ - ฟังก์ชั่นบริการที่ใช้ร่วมกันจำนวนมากไม่ประสบความสำเร็จตามที่คาดเนื่องจากขาดความเป็นผู้นำที่จำเป็นในการตัดสินใจที่สำคัญ
• Outsourcing Shared Services

ถ้ามีการตัดสินใจเลือกรูปแบบบริการที่ใช้ร่วมกันคุณสามารถ outsource ฟังก์ชันการให้บริการที่ใช้ร่วมกันได้กับบุคคลที่สาม บริษัท ผู้รับเหมาช่วงที่จะทำหน้าที่บริการที่ใช้ร่วมกันจะต้องได้รับความยินยอมและปฏิบัติตามข้อตกลงระดับบริการ

การจ้างบริการที่ใช้ร่วมกันจะประสบความสำเร็จเมื่อมีผู้บริหารเข้ารับการจัดการเมื่อกระบวนการเหล่านี้เป็นมาตรฐานทั่วทั้งองค์กรและกำหนดขอบเขตของฟังก์ชันไว้อย่างชัดเจน

ฟังก์ชันการบริการที่ใช้ร่วมกันที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ outsourced คือ Accounts Payable บริการที่ใช้ร่วมกันอื่น ๆ ที่มีการเอาต์ซอร์ซบ่อยๆ ได้แก่ IT, Tax Services และ Employee Benefits

อัปเดตโดย Gary Marion ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์และซัพพลายเชน