ผู้นำการประชุมคือพนักงานที่รับผิดชอบในการวางแผนจัดการจัดการรายละเอียดและเชิญชวนให้ผู้เข้าร่วมการประชุม เขาหรือเธอคือพนักงานที่รับผิดชอบและรับผิดชอบต่อความคืบหน้าของการประชุมจริง พวกเขาดำเนินการก่อนระหว่างและหลังการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมบรรลุเป้าหมายสำเร็จแล้ว
ใครเป็นผู้นำในการประชุม?
ผู้นำการประชุมเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้การประชุมและทีมประสบความสำเร็จ
พนักงานที่ทำหน้าที่เป็นผู้นำในการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในการประชุมบางครั้งผู้นำคือหัวหน้าแผนกหัวหน้าทีมหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้บริหารระดับสูงให้ริเริ่ม พนักงานเหล่านี้ได้รับเลือกให้เป็นผู้นำเพราะมีทักษะในการรับรู้ในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำ
ในบางครั้งพนักงานอาจจะได้เป็นผู้นำอย่างเป็นธรรมชาติ ผู้นำเหล่านี้เป็นพนักงานที่พนักงานคนอื่นมองหาและเคารพ ในบางโอกาสทีมอาจตัดสินใจที่จะหมุนบทบาทความเป็นผู้นำในหมู่สมาชิกทั้งหมด ช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถพัฒนาทักษะในการประชุมผู้นำและสร้างการประชุมที่ประสบความสำเร็จได้โดยทั่วไป
ความรับผิดชอบของผู้นำการประชุม
ต่อไปนี้เป็นหน้าที่หลักของผู้นำการประชุม
- กำหนดเป้าหมายงานหรือวัตถุประสงค์ที่ต้องทำ นี่เป็นงานที่มอบหมายหรือเป็นส่วนหนึ่งของคำอธิบายงานของหัวหน้า
- ตัดสินใจว่าการประชุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายหรือเป้าหมายหรือบรรลุผลที่ต้องการ ตอบคำถามคือต้องการการประชุมหรือไม่?
- กำหนดผู้ที่ต้องการช่วยวางแผนการประชุม
- ร่วมกับทีมหรือเป็นผู้นำตัดสินใจตามวาระการประชุม (ในการประชุมที่ต่อเนื่องงานนี้จะเสร็จสิ้นเมื่อสิ้นสุดการประชุมปัจจุบัน)
- กำหนดวันที่เวลาและตำแหน่งบ่อยที่สุดโดยใช้ปฏิทินองค์กรที่ใช้ร่วมกัน
- ทำงานร่วมกันเพื่อเตรียมงานเช่นการอ่านข้อมูลการเงินประวัติการประชุมนาทีที่เกี่ยวข้องและอื่น ๆ
- เชิญผู้เข้าร่วมประชุมและแจกจ่ายงานและการเตรียมงานก่อนเวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวเข้าร่วมการประชุม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมมีผู้บันทึกหรือผู้ตรวจสอบนาทีเพื่อจัดทำเอกสารการดำเนินการและข้อผูกพันการกระทำหรือการตัดสินใจใด ๆ กำหนดผู้จับเวลาเมื่อจำเป็นสำหรับการดำเนินการอย่างเป็นระเบียบของการประชุม
- อาจใช้เรือตัดน้ำแข็งเพื่ออุ่นเครื่องผู้เข้าร่วมประชุมและสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดต่อสื่อสารกันและแลกเปลี่ยนความคิดและข้อมูล
- มาถึงช่วงต้นและนำไปสู่การประชุมด้วยการรักษาความรับผิดชอบต่องานและติดตามผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเพื่อให้รู้สึกว่าการประชุมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าการมีส่วนร่วมในการประชุมครั้งต่อไป
- เครื่องเทศขึ้นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกไม่น่าเบื่อและเบื่อ ไม่ว่าจะใช้ icebreakers อารมณ์ขันหรือตัวอย่างสนุก ๆ การประชุมไม่ควรสิ้นสุดลงโดยไม่ต้องหัวเราะ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดและจัดการขั้นตอนและรายการดำเนินการต่อไป
- สรุปการประชุมและวางแผนวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
- ติดตามผลการประชุมระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมต่างๆกำลังดำเนินการและให้ความช่วยเหลือและ / หรือแหล่งข้อมูลหากอาสาสมัครกำลังประสบปัญหาอยู่
บทบาทผู้นำเพิ่มเติม
ผู้นำการประชุมรับผิดชอบในหน้าที่เหล่านี้ แต่ยังมีบทบาทเกี่ยวกับการสื่อสารการรายงานและการปฏิบัติงานของทีม
สมาชิกทุกคนในทีมหรือการประชุมที่มีหน้าที่ข้ามสายงานมีหน้าที่เก็บรักษาแผนกหรือหน้าที่ของตนไว้เพื่อทราบเกี่ยวกับกิจกรรมและความคืบหน้าของการประชุมหรือทีมงานต่อเนื่อง พวกเขายังมีหน้าที่ค้นหาข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้อยู่ในทีมหรือในที่ประชุม พนักงานทุกคนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง
ผู้นำมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมในการรักษาผู้จัดการอาวุโสที่เกี่ยวข้องและแจ้งผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและข้อเสนอแนะ
การสร้างความเป็นเจ้าของจากพนักงานนอกทีมหรือการประชุมโดยเฉพาะผู้นำขององค์กรทำให้มั่นใจได้ว่าทีมหรือการประชุมประสบความสำเร็จในการพัฒนาใช้และรวมโซลูชันหรือแนวคิดของตน
ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้ผลในการประชุมผู้นำมีหน้าที่ในการแก้ไขพฤติกรรมด้วยเทคนิคผู้นำที่มีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมและการสอนที่มีประสิทธิภาพนอกที่ประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมที่ผูกขาดการประชุมด้วยความคิดเห็นของตนหรือวิจารณ์สมาชิกคนอื่น ๆ ต้องแก้ไขก่อนที่บุคคลจะก่อวินาศกรรมความสำเร็จของการประชุม
การกระทำเหล่านี้เป็นสิ่งที่จำเป็นจนกว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะมีระดับความสะดวกสบายและวุฒิภาวะที่ช่วยให้พวกเขาช่วยผู้นำโดยการเป่าตัวเองว่าเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้ผลและสมาชิกที่ไม่สมบูรณ์ขัดขวางความคืบหน้า
ผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ได้รับประกันว่าโครงการหรือทีมงานจะประสบความสำเร็จ แต่เขาหรือเธอเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้โครงการแผนกการประชุมหรือทีมประสบความสำเร็จ
นาทีการประชุมเป็นส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพในการประชุมที่ประสบความสำเร็จเมื่อจัดทำและเผยแพร่รายงานการประชุมอย่างถูกต้องทันเวลา