เรียนรู้ว่าคุณจะได้รับประโยชน์จากการตรวจสอบโครงการอย่างไร

ทุกโครงการสามารถได้รับประโยชน์จากการตรวจสอบเป็นครั้งคราว แต่ไม่ต้องกังวลไม่น่ากลัวเท่าไร การตรวจสอบโครงการคือการที่บุคคลที่เป็นกลางทบทวนโครงการของคุณและให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้แตกต่างออกไปเพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ บทความนี้อธิบายถึงทุกอย่างและนำคุณไปสู่การเตรียมการสำหรับการตรวจสอบโครงการ

วิธีการตรวจสอบโครงการอย่างเป็นทางการคือ

การตรวจสอบโครงการเป็นการออกกำลังกายอย่างเป็นทางการ

ข้อมูลเทียบเท่าที่ไม่เป็นทางการมักเรียกว่า peer review นี่คือที่เพื่อนร่วมงานมองข้ามโครงการของคุณและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณควรจะใช้เวลาอีกสักหน่อย

การตรวจสอบโครงการเป็นไปอย่างเป็นทางการเนื่องจากมักมีคำถามที่กำหนดไว้และดำเนินการโดยผู้ที่ทำสิ่งนั้นเป็นประจำ

คนที่ทำโครงการตรวจสอบโครงการของคุณอาจเป็นผู้จัดการโครงการคนอื่น (อาจเป็นคนที่มีประสบการณ์ในการดำเนินงานโครงการ) แต่มีแนวโน้มที่จะเป็นคนที่มาจากการตรวจสอบโครงการมากกว่า 999 คน สำนักงานโครงการที่ดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ

มันเป็นไปได้ที่จะเป็นคนที่คิดว่าตัวเองเป็นกลางดังนั้นจึงจะไม่เป็นผู้จัดการสายงานหรือผู้สนับสนุนโครงการของคุณ อาจเป็นทีมคนขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ

การเตรียมการสำหรับการตรวจสอบโครงการ

ขั้นตอนแรกและที่สำคัญในการจัดระบบคือการจัดทำสำเนาเอกสารโครงการของคุณเพื่อให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ

หากคุณมีผู้ประสานงานโครงการขอให้พวกเขาดึงชุดเอกสาร (โดยเฉพาะอิเล็กทรอนิกส์) คุณควรมีข้อมูลทั้งหมดของคุณเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย แต่แม้ว่าคุณจะทำขั้นตอนนี้ยังคงใช้เวลาอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนโครงการบันทึกความเสี่ยงบันทึกข้อมูลงบประมาณและกำหนดเวลาสำหรับผู้สอบบัญชี

ผู้ที่ต้องการมีส่วนร่วม

สิ่งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของสิ่งที่ผู้สอบบัญชีต้องการดู คุณเป็นผู้จัดการโครงการจะต้องใช้เวลากับพวกเขา คาดหวังให้สมาชิกในทีมของคุณได้รับเชิญเข้าร่วมสนทนากับผู้สอบบัญชี

โปรดจำไว้ว่ายิ่งใช้เวลาทำงานนานในงานที่เกี่ยวกับการตรวจสอบมากขึ้นเท่าใดเวลาในการทำงานโครงการก็น้อยลงเท่านั้นดังนั้นคุณอาจต้องเลื่อนกำหนดการกิจกรรมบางอย่างและทำงานช้ากว่าในช่วงเวลาการตรวจสอบ

ระยะเวลาในการตรวจสอบโครงการ

ไม่มีการกำหนดระยะเวลาคงที่สำหรับการตรวจสอบโครงการ ในโครงการขนาดใหญ่คุณจะพบว่าต้องใช้เวลานานมาก ในโครงการขนาดเล็กผู้สอบบัญชีสามารถทำได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ทันทีที่คุณรู้ว่าโครงการของคุณกำลังจะได้รับการตรวจสอบขอให้ทีมตรวจสอบของคุณระยะเวลาที่พวกเขาคาดหวังการทำงานของพวกเขาเอา

สิ่งที่ตรวจสอบมองหา

หากมีการเรียกการตรวจสอบเนื่องจากความกังวลเฉพาะอย่างเช่นการไม่บรรลุเป้าหมายที่มีคุณภาพแล้วให้คาดหวังว่าจะได้สำรวจพื้นที่นั้นอย่างลึกซึ้งการตรวจสอบตามปกติจะมีลักษณะกว้าง ๆ ในส่วนต่างๆของการจัดการโครงการและผลงานที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่ จะครอบคลุมเวลาค่าใช้จ่ายและคุณภาพของโครงการและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบคือการหาว่าโครงการจะบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่

หากผู้สอบบัญชีรู้สึกว่าจากผลการดำเนินงานในปัจจุบันโครงการจะไม่บรรลุเป้าหมายดังกล่าวเขาหรือเธอจะเสนอคำแนะนำสำหรับการดำเนินการ

คำแนะนำขึ้นอยู่กับสิ่งที่พบ

คำแนะนำในรายงานของผู้สอบบัญชีจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่พวกเขาได้พบ คาดหวังให้พวกเขามีความรู้สึกดีและพูดได้ง่ายในลักษณะที่จะช่วยให้คุณสามารถปรับตัวได้ง่าย พวกเขาควรจะปฏิบัติ

ในบางครั้งผู้สอบบัญชีอาจแนะนำว่าโครงการของคุณจะถูกปิดแม้ว่าจะเกิดขึ้นได้หากพวกเขารู้สึกว่าไม่มีโอกาสที่โครงการใด ๆ จะทำงานได้จากจุดนี้ไปจะส่งมอบคุณค่าให้กับองค์กร

ดูการตรวจสอบโครงการของคุณเป็นประสบการณ์ที่ดี ควรให้คำเตือนเบื้องต้นเกี่ยวกับสัญญาณว่าโครงการของคุณมีปัญหาและเป็นโอกาสในการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์โครงการ

การใช้คำแนะนำของพวกเขาควรทำให้คุณทีมงานและโครงการของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้นและนั่นเป็นสิ่งที่ดีเท่านั้น