การจัดการขอบเขตโครงการเป็นสิ่งที่คุณทำเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการของคุณมีงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ (ไม่ใช่อะไรอื่น) มันคือการควบคุมสิ่งที่รวมอยู่ในโครงการและสิ่งที่ไม่ใช่
บทความนี้จะกล่าวถึงขอบเขตความรู้ด้านการจัดการขอบเขตโครงการจากคู่มือการจัดการองค์ความรู้ (PMBOK® Guide) - ฉบับที่ 5 นี่ไม่ใช่วิธีเดียวในการกำหนดขอบเขตการจัดการโครงการ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคุณถ้าคุณกำลังทำงานเพื่อรับรองPMP®ของคุณ
กระบวนการจัดการขอบเขตโครงการการจัดการขอบเขตโครงการใน
PMBOK® Guide ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน ขั้นตอนการจัดการขอบเขตโครงการคือ การจัดการขอบเขตของแผน
- การรวบรวมความต้องการ
- กำหนดขอบเขต
- สร้างโครงสร้างการทำงาน> ตรวจสอบขอบเขต
- ขอบเขตการควบคุม
-
- ลองดูที่แต่ละอัน
จุดประสงค์ในการทำเช่นนี้คือการจัดทำแผนจัดการขอบเขตเมื่อสิ้นสุดการทำงาน ที่กำหนดวิธีที่คุณจะกำหนด, จัดการ, ตรวจสอบและควบคุมขอบเขตโครงการของคุณ การวางงานไว้ข้างหน้าเพื่อกำหนดสิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง คุณอาจพบว่าคุณสามารถใช้แผนการจัดการขอบเขตโครงการของโครงการอื่นเป็นจุดเริ่มต้นเนื่องจากกระบวนการจัดการขอบเขตไม่แตกต่างกันไปอย่างมากระหว่างโครงการเมื่อ บริษัท ของคุณประสบความสำเร็จในการทำงาน
ผลของกระบวนการนี้คือแผนการจัดการขอบเขต นี่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการของคุณและรวมถึง
คุณจะจัดทำคำจำกัดความของรายละเอียดได้อย่างไรคุณจะสร้างโครงสร้าง Work Breakdown (WBS) จากคำชี้แจงขอบเขต
- อย่างไรคุณจะรักษาและ อนุมัติว่า WBS
- คุณจะได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการจากผลงานของโครงการอย่างไร
- คุณจะจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขตอย่างไร
- เอกสารไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดอย่างเหลือเชื่อหรือเป็นทางการมาก: มันก็จะต้องมีความเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์
- กระบวนการรวบรวมความต้องการ
ในขั้นตอนนี้คุณจะได้ทราบถึงสิ่งที่ผู้มีส่วนได้เสียของคุณต้องการจากโครงการ เมื่อคุณได้ระบุแนวคิดใหญ่ของคุณแล้วคุณจะต้องจัดทำข้อกำหนดและจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะบ่อยครั้งที่สิ่งที่พวกเขาขอไม่เป็นไปตามความเป็นจริงหรือทำได้โดยข้อ จำกัด ของโครงการอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่าย
ผลลัพธ์ของการเก็บรวบรวมความต้องการของคุณคือชุดข้อกำหนดที่ระบุไว้ ควรจะครอบคลุมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และโดยทั่วไปจะมีข้อกำหนดหลายประเภทเช่น
ความต้องการด้านหน้าที่และไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเช่นข้อกำหนดในการรายงาน
- ข้อกำหนดด้านการสนับสนุนและการฝึกอบรม
- ข้อกำหนดทางธุรกิจ > ข้อกำหนดของโครงการเช่นระดับการให้บริการหรือคุณภาพ
- นอกจากนี้คุณจะระบุถึงการอ้างอิงคำจำกัดความและข้อ จำกัด ที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดอย่างเฉพาะเจาะจง
- กำหนดขอบเขต
- นี่คือตำแหน่งที่คุณใช้ความต้องการของคุณและเปลี่ยนให้เป็นรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่โครงการของคุณกำลังจะสร้างขึ้น คุณจะจบลงด้วยคำจำกัดความของขอบเขตโครงการซึ่งคุณสามารถอ้างอิงได้ในระหว่างโครงการ จะมีรายการสิ่งที่อยู่ในขอบเขตและสิ่งที่อยู่นอกขอบเขต ที่สำคัญเพราะคนมักจะไม่จดจำสิ่งที่ได้รับการยกเว้นโดยเฉพาะและกลับมาขอให้คุณทำผลงานในพื้นที่เหล่านั้น
การผนวกใด ๆ จะต้องผ่านการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
สร้างกระบวนการสร้างรายละเอียดงาน
กระบวนการนี้ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรายการความต้องการของคุณไปเป็นวิสัยทัศน์ที่มีโครงสร้างตามสิ่งที่คุณต้องทำ งานหลักที่นี่คือการแบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่จัดการได้
ผลของกระบวนการนี้คือ WBS โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่ได้ใช้ WBS ในโปรเจคของฉัน แต่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ถ้าคุณไม่คิดแบบมองเห็นคุณสามารถบรรลุผลเช่นเดียวกันโดยการสร้างรายการ
ตรวจสอบความสมบูรณ์ของกระบวนการ
กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องไม่เป็นไปตามที่คุณคิดจะทำให้ผู้มีส่วนได้เสียทางธุรกิจสามารถลงชื่อ WBS ของคุณได้ เกี่ยวกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีกระบวนการในการลงชื่อเข้าใช้งานสำหรับการส่งมอบเมื่อถึงเวลาที่กำหนด
คุณควรวางโครงสร้างนี้ไว้ในตำแหน่งเพื่อไม่ให้คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับผู้ที่กำลังจะอนุมัติเกณฑ์ที่ส่งมอบได้หรือเกณฑ์ใดที่พวกเขาจะใช้ในการกล่าวว่าเสร็จสมบูรณ์
เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์แล้วคุณจะยอมรับเนื้อหาที่ส่งมอบโดยผู้ที่ต้องการอนุมัติ
กระบวนการควบคุมขอบเขต
กระบวนการ Scope Scope เป็นขั้นตอนสุดท้ายในขอบเขตความรู้เกี่ยวกับขอบเขตการจัดการโครงการ เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพหากขอบเขตต้องมีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ยังครอบคลุมการติดตามโครงการของคุณด้วยหมวก "ขอบเขต" เพื่อตรวจสอบว่าจะส่งมอบสิ่งที่คุณคิดว่าจะทำ
6 ขั้นตอนนี้ประกอบขึ้นด้วยความรู้ในการจัดการขอบเขตโครงการใน
PMBOK® Guide -Fifth Edition