เราทำงานเป็นจำนวนมากในที่ประชุม ในหลาย ๆ กรณีการจัดการประชุมที่ไม่ดีส่งผลให้เกิดการใช้เวลาของผู้เข้าร่วมการศึกษา ในโพสต์ที่เกี่ยวข้องฉันให้คำแนะนำในการเปลี่ยนสถานการณ์การประชุมร่วมกันห้าแบบให้เป็นกิจกรรมที่มีประสิทธิผล ในโพสต์นี้ฉันเสนอแนวคิดเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนการเสริมสร้างความแข็งแกร่งของยูทิลิตี้ประสิทธิภาพและผลกระทบของการประชุม
คีย์การจัดการประชุม - ยืน PAT
ผู้บริหารบางรายใช้แนวทาง PAT
ในการประชุมโดยต้องใช้ P , A genda และ T > imeframe การจับกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมด้วยจุดสำคัญในบริบทก่อนการประชุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะพร้อมที่จะเข้าร่วมและสนับสนุนเจตนารมณ์โดยรวมของการประชุม ข้อสรุปที่ชัดเจนของ P. A. T. ช่วยให้แน่ใจได้ว่ามีช่วงการผลิตที่มีประสิทธิผล
ตั้งวาระการประชุม แสดงรายการที่คุณจะตรวจสอบ / หารือ / ตรวจสอบ ฉันต้องการกำหนดเวลาให้กับแต่ละวาระ (ดูด้านล่าง) และระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการกลั่นกรองการอภิปราย ตั้งระยะเวลา อย่างน้อยตั้งเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
เริ่มต้นการประชุมตามเวลา
ถ้าคุณทำงานในวัฒนธรรมใด ๆ ที่ผู้คนลอดเข้าสู่ที่ประชุมตลอดจนห้าหรือสิบนาทีหลังจากเวลาเริ่มต้นกำหนดเวลาแล้วก็ถึงเวลาที่จะเริ่มมีเทรนด์ใหม่
บริษัท หนึ่งสนับสนุนให้ผู้จัดการปิดประตูในเวลาเริ่มต้นที่กำหนดและผู้ที่มาสายไม่สามารถเข้าร่วมได้ แม้ว่าเรื่องนี้อาจเข้มงวดมากขึ้นกว่าที่คุณต้องการที่จะกระทำ แต่คุณก็ควรจะรู้สึกไม่สบายใจเกี่ยวกับการนำการประชุมไปสั่งซื้อการทบทวนวัตถุประสงค์และการยืนยันความคาดหวังและเวลา
อย่ารอให้คนอันธพาลปรากฏตัว เมื่อมีคนมาถึงล่าช้าอย่ากลับไปทบทวนสิ่งที่ได้รับการคุ้มครองแล้ว ต่อไปกับหัวข้อการประชุมของคุณ นี้จะเป็นที่น่าอึดอัดใจสำหรับคนหลงผิดและปรับปรุงอัตราต่อรองของเขา / เธอมาถึงในเวลาในที่ประชุมต่อไป
ถ้าผู้จัดงาน / ผู้สนับสนุนงานประชุมไม่ปรากฏตัวตรงเวลาให้พิจารณาการประชุมยกเลิกและกลับไปทำงาน ระยะเวลารอคอยห้าถึงเจ็ดนาทีมีความสมเหตุสมผล โอกาสคือผู้จัดประชุมวิ่งเข้าไปในความยากลำบากที่ไม่คาดคิดและต้องการให้คุณไม่ต้องเสียเวลารอเขา / เธอ
จัดให้มีการประชุมเกี่ยวกับหัวข้อ
การปฏิบัติที่ดีคือการมอบหมายให้ใครบางคนมีบทบาทในการทำให้ทุกคนปฏิบัติตามในระหว่างการประชุม บ่อยเกินไปการอภิปรายจะลอยลำและย่อยสลายความคิดเห็นความคิดข้อเท็จจริงและอารมณ์ แทนที่จะมอบหมายบทบาทและแจ้งให้ทุกคนทราบว่าบุคคลนี้จะเข้าแทรกแซงหากการอภิปรายสิ้นสุดลงในวาระการประชุมและหัวข้อการอภิปรายที่เฉพาะเจาะจง
ในบาง บริษัท บทบาทนี้จะเรียกว่า "Traffic Cope" ในหัวข้อ "Keeper Topic" โดยไม่คำนึงถึงฉลากบทบาทนี้มีประโยชน์อย่างมากในการเสริมสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมของคุณ
หากหัวข้อเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นนอกวาระ แต่สำคัญเพื่อหารือควรมีการจับและวางไว้อย่างชัดเจนใน "ที่จอดรถ" เพื่อการพิจารณาและอภิปรายในอนาคตหรือเพื่อการประชุมแบบไม่ต่อเนื่อง เจ้าของการประชุมสงวนสิทธิ์ที่จะอนุญาตให้มีการอภิปรายที่แตกต่างกันเล็กน้อยถ้าเป็นการสนับสนุนวัตถุประสงค์การประชุมโดยรวม
เก็บและแจกจ่ายบันทึกการประชุม / รายงานการประชุม
บุคคลอื่นนอกเหนือจากผู้จัดประชุมควรเก็บบันทึกการประชุมไว้เป็นนาที การบันทึกเสียงในนาทีจะรวมถึง:
เวลา, วันที่, สถานที่
- คำอธิบายถึงวัตถุประสงค์
- สำเนาวาระการประชุม
- รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและรายชื่อผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุม
- สรุปรายละเอียดของข้อสรุปรายการการดำเนินการความรับผิดชอบและวันที่ที่จะเสร็จสิ้น ผู้สังเกตส่วนมากใช้วาระการประชุมเพื่อเป็นแนวทางในการระบุข้อสรุปและการดำเนินการ
- การประชุมติดตามผลตามแผนถ้าจำเป็นจริงๆ
- นึกคิดแจกจ่ายบันทึกการประชุมโดยเร็วที่สุดหลังจากสรุปการประชุมและภายในหนึ่งวันทำการ นาทีและบันทึกย่อเป็นคำเตือนที่สำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมตลอดจนแหล่งข้อมูลสำหรับผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ หรือสำหรับผู้ที่พลาดการประชุม นาทีเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้ประโยชน์เพื่อเตือนใจผู้คนและทีมงานที่มุ่งมั่นในการติดตามผล
บรรทัดด้านล่างสำหรับตอนนี้:
เป็นไปได้ว่าการประชุมจะมีผลในเชิงบวกช่วยขับเคลื่อนโครงการและคนไปข้างหน้าไม่ต้องพึ่งพา ความขยันหมั่นเพียรและการเสริมสร้างความเข้มแข็งของเทคนิคการจัดการประชุมของคุณจะช่วยปรับปรุงอัตราต่อรองของคุณในการขับรถให้ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม
-
อัปเดตโดย Art Petty