แฟ้มบุคลากรคือเอกสารที่นายจ้างจัดเก็บไว้ในประวัติและสถานะของความสัมพันธ์ในการจ้างงานทั้งหมดกับพนักงานแต่ละคน นายจ้างเก็บเอกสารการจ้างงานนี้ไว้ในแฟ้มบุคลากรด้วยเหตุผลสามประการ
- นายจ้างต้องการมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์และมีการจัดระเบียบเมื่อคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลด้วยเหตุผลใดก็ได้ การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ติดต่อในกรณีฉุกเฉินที่อยู่ของพนักงานการติดตามผลการประเมินผลงานจดหมายทางวินัยการรับรู้ของพนักงานและเอกสารการสมัครงานเป็นตัวอย่างของชนิดของข้อมูลที่นายจ้างต้องการจะสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
- นายจ้างต้องเก็บเอกสารเกี่ยวกับเรื่องบุคลากรเช่นการคัดเลือกพนักงานผลการปฏิบัติงานประวัติการทำงานเหตุผลในการชดเชยและการยื่นขอรับการส่งเสริมภายในเพื่อระบุชื่อผู้สมัครเพียงไม่กี่คน
ข้อเรียกร้องของ EEOC คดีหรือแม้กระทั่งความจำเป็นที่จะต้องให้เหตุผลว่าการขาดการยกหรือการส่งเสริมให้พนักงานต้องนายจ้างเก็บรวบรวมและเก็บเอกสารพนักงานประเภทนี้ไว้ - รัฐบาลหรือรัฐบาลของรัฐต้องเก็บบันทึกพนักงานบางส่วนไว้สำหรับนายจ้าง การจัดระเบียบข้อมูลพนักงานในแฟ้มบุคลากรเหมาะสมสำหรับการเข้าถึงและการปฏิบัติตามกฎหมายและความพร้อม
ประเภทของบุคลากรไฟล์
นายจ้างมักจัดเก็บแฟ้มบุคลากรไว้หลายประเภทเพื่อใช้ในธุรกิจเพื่อความลับของพนักงานเพื่อความเป็นส่วนตัวทางการแพทย์และเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมาย ฉันไม่ทราบถึงกฎหมายที่ระบุว่ามีไฟล์กี่ฉบับที่นายจ้างต้องเก็บไว้
อย่างไรก็ตามมีกฎหมายหลายฉบับและมีการปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานในเรื่องความลับของพนักงานซึ่งจะควบคุมเนื้อหาของไฟล์บุคลากรและผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้
นี่คือแฟ้มข้อมูลส่วนบุคคลที่นายจ้างส่วนใหญ่ในสหรัฐฯเก็บรักษาไว้ (กฎหมายทั่วโลกและการปฏิบัติอาจแตกต่างกัน)
- ไฟล์บุคลากร: นี่คือไฟล์หลักของพนักงานที่มีประวัติความเป็นมาของความสัมพันธ์ในการจ้างงาน
- Payroll File: คุณต้องการเก็บไฟล์แยกต่างหากสำหรับประเด็นเรื่องเงินเดือนทั้งหมดเกี่ยวกับเงินเดือนและผลประโยชน์
- เอกสารทางการแพทย์ของพนักงาน: พรบ. ความสามารถในการพกพาและความรับผิดชอบด้านประกันสุขภาพของรัฐบาลพ. ศ. 2539 (HIPAA) กำหนดให้นายจ้างต้องปกป้องประวัติการทำงานของพนักงานเป็นความลับ
- I-9 Employee Forms: คุณต้องเก็บไฟล์แยกต่างหากสำหรับพนักงานทุกคน (ไม่ใช่พนักงานต่อแบบฟอร์ม I-9) เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้พนักงานของรัฐซึ่งเป็นผู้มีอำนาจตรวจสอบแบบฟอร์มเหล่านี้ภายใต้ความหลากหลาย ของสถานการณ์มองผ่านหลักของพนักงานไฟล์พนักงานที่เป็นความลับ
พนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากร
พนักงานได้รับอนุญาตให้เข้าถึงไฟล์พนักงานของพนักงานภายใต้การแนะนำและการกำกับดูแลของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลไฟล์พนักงานของพนักงานถือเป็นทรัพย์สินของนายจ้างที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาและปกป้องพวกเขา
ตัวอย่างนโยบายบุคลากรของแฟ้ม
ต่อไปนี้เป็นนโยบายไฟล์บุคลากรตัวอย่างสำหรับใช้ใน บริษัท ของคุณ จะกล่าวถึงไฟล์ต่างๆที่แนะนำและผู้ที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์แต่ละไฟล์
ตัวอย่างนโยบาย
บริษัท เก็บรักษาไฟล์พนักงานไว้สามไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน
มีการเก็บรักษา บุคลากร สำหรับพนักงานแต่ละคนใน (ชื่อ บริษัท ของคุณ) แฟ้มบุคลากรเหล่านี้ประกอบด้วยเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
การเข้าถึงไฟล์นี้ จำกัด เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและถือว่าผู้จัดการของพนักงานแต่ละคนเก็บรักษาไฟล์ของตัวเองด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
เอกสารทั่วไปในแฟ้มบุคลากรรวมถึงใบสมัครงาน, แบบฟอร์มการติดต่อในกรณีฉุกเฉินของครอบครัว, ประวัติการดำเนินคดีทางวินัย, ประวัติการทำงาน, คู่มือพนักงานและนายจ้างที่ลงลายมือชื่อชีทข้อมูลส่วนตัวในปัจจุบันและเอกสารอ้างอิงของงาน
ไฟล์ข้อมูลบางส่วนทั้งหมดไม่ได้มีเอกสารเดียวกัน แต่แต่ละไฟล์มีเอกสารบางอย่างที่เหมือนกัน
ไฟล์เงินเดือน ยังคงอยู่ ไฟล์เงินเดือนมีประวัติของงานของพนักงานแผนกการเปลี่ยนแปลงการชดเชยและอื่น ๆ การเข้าถึงไฟล์บัญชีเงินเดือนจะ จำกัด เฉพาะพนักงานบัญชีและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
ยังมีการเก็บรักษา แฟ้มข้อมูลพนักงานของพนักงาน เนื้อหาของไฟล์ทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่มีบันทึกไว้ในแฟ้ม ที่ชื่อ บริษัท ของคุณ) ไฟล์ทางการแพทย์จะได้รับการจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยสูงสุด
พนักงานอาจดูแฟ้มบุคลากรของตนได้โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบเอกสารใด ๆ จากแฟ้มบุคลากรของเขาซึ่งจะต้องดูในที่ที่มีเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล
ข้อควรระวัง - โปรดทราบ: Susan Heathfield พยายามทุกวิถีทางเพื่อให้มีความถูกต้องแม่นยำมีคุณธรรมและมีจริยธรรมในการจัดการทรัพยากรมนุษย์นายจ้าง และคำแนะนำในสถานที่ทำงานทั้งในเว็บไซต์นี้และเชื่อมโยงจากเว็บไซต์นี้ แต่เธอไม่ได้เป็นทนายความและเนื้อหาในเว็บไซต์ในขณะที่เผด็จการไม่ได้รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมายและไม่ได้ถูกตีความว่าเป็นคำแนะนำด้านกฎหมาย .
ไซต์มีกฎหมายเกี่ยวกับการรับชมและการจ้างงานทั่วโลกรวมทั้งกฎหมายการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศดังนั้นไซต์จึงไม่สามารถสรุปได้ในทุกสถานที่ทำงานของคุณ หากมีข้อสงสัยโปรดปรึกษากฎหมายหรือความช่วยเหลือจากหน่วยงานของรัฐสหพันธรัฐหรือระหว่างประเทศเพื่อให้การตีความและการตัดสินใจถูกต้องตามกฎหมาย ข้อมูลในไซต์นี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางคำแนะนำและความช่วยเหลือเท่านั้น