เตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบค่าตอบแทนแรงงาน

บริษัท ของคุณจะผ่านการตรวจสอบการชดเชยแรงงานหรือไม่? การเตรียมตัวสำหรับการตรวจสอบอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวโดยเฉพาะอย่างยิ่งหาก บริษัท ประกันของคุณมีแผนที่จะทำการตรวจสอบทางกายภาพที่สถานที่ของคุณ บทความนี้จะสรุปขั้นตอนบางอย่างที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

การจัดตารางการตรวจสอบ

บริษัท ประกันค่าชดเชยแรงงานของคุณอาจเริ่มต้นกระบวนการตรวจสอบหลังจากนโยบายการชดเชยค่าแรงของคุณหมดอายุลง

คุณอาจได้รับจดหมายจาก บริษัท ประกันภัยหรือโทรศัพท์จากบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตรวจสอบของคุณ ผู้สอบบัญชีที่ได้รับมอบหมายควรกำหนดเวลาการตรวจสอบตามเวลาที่สะดวกสำหรับคุณ วันที่ควรจะเพียงพอในอนาคตที่คุณจะมีเวลาเพียงพอในการรวบรวมข้อมูลที่ผู้สอบบัญชีจะต้อง ขอให้ผู้สอบบัญชีเสนอข้อมูลสรุปที่เขาหรือเธอต้องการในการตรวจสอบ

โปรดทราบว่าผู้สอบบัญชีที่ได้รับมอบหมายอาจเป็นหรือไม่เป็นลูกจ้างของผู้เอาประกันภัย บริษัท ประกันบางแห่งมีแผนกตรวจสอบภายในที่มีพนักงานของตัวเอง อื่น ๆ outsource ฟังก์ชั่นการตรวจสอบให้กับ บริษัท ตรวจสอบที่เป็นอิสระ กระบวนการนี้ควรเหมือนกันไม่ว่าการตรวจสอบจะดำเนินการโดยพนักงานของ บริษัท ประกันภัยหรือผู้รับเหมาหรือไม่

บันทึกที่คุณต้องการ

ผู้สอบบัญชีจะต้องมีข้อมูลทางการเงินที่หลากหลายสำหรับช่วงเวลาที่ครอบคลุมโดยนโยบายที่ได้รับการตรวจสอบ นี่คือประเภทของข้อมูลที่คุณอาจได้รับแจ้งให้ระบุ:

บัญชีรายรับของรัฐบาลกลาง 941 และ 944 นายจ้างการคืนภาษีของรัฐบาลกลาง (รายไตรมาสและรายปีตามลำดับ)

• บันทึกการเบิกจ่ายเงินสด
• การชำระเงินค่าบริการโดยอิสระ ผู้รับเหมา ผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบว่าพนักงานเหล่านี้ไม่ใช่พนักงานของคุณ
• การชำระเงินสำหรับการให้บริการโดยผู้รับเหมาช่วง
• หนังสือรับรองการประกันภัยสำหรับผู้รับเหมาช่วงแต่ละรายที่คุณจ้าง
• แบบฟอร์ม W-2 และ 1099
• คำอธิบายงานสำหรับพนักงานแต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อธิบายหน้าที่ของพนักงานอย่างถูกต้อง
• คำอธิบายการดำเนินธุรกิจ
• บันทึกเงินเดือนสำหรับระยะเวลาของนโยบาย ผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบแหล่งจ่ายเงินทั้งหมดที่จ่ายให้แก่พนักงานแต่ละคน (เงินเดือนโบนัส ฯลฯ )
• ข้อ จำกัด ในการจ่ายเงินเดือนสำหรับเจ้าหน้าที่บริหารหุ้นส่วน บริษัท เจ้าของคนเดียว ฯลฯ ซึ่งอยู่ภายใต้นโยบาย
• แผ่นงานการประเมินประสบการณ์ของคุณ
• เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นแล้วคุณจะต้องจัดระเบียบข้อมูลดังกล่าว เก็บบันทึกเงินเดือนทั้งหมดของคุณ (เช่นแบบฟอร์ม W-2, stubs ค่าจ้างและบันทึกการทำงานล่วงเวลา) เข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ในทำนองเดียวกันให้วางข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้รับเหมาช่วงรวมถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระและหนังสือรับรองการประกันภัยในที่เดียว ความพยายามของคุณจะคุ้มค่าทำให้การตรวจสอบทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
• สิ่งที่รวมอยู่ใน Payroll?

ค่าเบี้ยประกันภัยค่าชดเชยคนงานของคุณคำนวณโดยการคูณอัตราค่าจ้างของคุณจากนั้นหารผลตาม 100 NCCI และหน่วยงานด้านค่าตอบแทนของรัฐส่วนใหญ่อ้างถึงเงินเดือนเป็นค่าตอบแทน

คำเหล่านี้มักใช้สลับกัน ทั้งสองหมายถึงคุณค่าทางการเงินของบริการที่พนักงานของคุณมอบให้กับองค์กรของคุณ ค่าใช้จ่ายที่รวมอยู่ในค่าตอบแทนแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ โดยทั่วไปมีดังต่อไปนี้ เงินเดือนและค่าจ้างรวมรวมเงินเดือนย้อนหลังและค่าจ้าง

ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งรวมถึงค่าคอมมิชชั่นทั้งหมดที่ได้รับโดยคนงานและค่าคอมมิชชั่นใด ๆ

• โบนัสรวมทั้งโปรโมชั่นโบนัสหุ้น
• วันหยุดวันหยุดและจ่ายเงินป่วย
• ค่าล่วงเวลา ในทุกรัฐ แต่ไม่กี่ค่าตอบแทนรวมถึงการทำงานล่วงเวลาคำนวณที่อัตราตรง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงปกติของพนักงานคือ 20 เหรียญต่อชั่วโมง ถ้าคนงานจ่ายเงิน 600 ดอลลาร์เป็นเวลาเกิน 20 ชั่วโมงคุณจะต้องจ่ายค่าล่วงเวลาเพียง $ 400 เท่านั้น
• การชำระเงินที่ทำโดยคุณซึ่งจะถูกระงับจากการจ่ายเงินของพนักงานตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับประกันสังคม Medicare หรือแผนบำเหน็จบำนาญ
• การชำระเงินให้กับคนทำงานบนพื้นฐานอื่นที่ไม่ใช่เวลาทำงาน ตัวอย่างคือแบบแบ่งส่วนแบ่งการแบ่งปันผลกำไรหรือแผนการจูงใจ
• การชำระเงินหรือค่าเบี้ยเลี้ยงสำหรับเครื่องมือมือหรือเครื่องมือไฟฟ้ามือถือที่คนงานใช้ในการทำงาน
• ค่าเช่าอพาร์ทเม้นต์หรือบ้านที่จัดให้แก่ลูกจ้าง นอกจากนี้ค่าที่พักและมื้ออาหารอื่น ๆ ที่ได้รับจากคนงานเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่าย
• การชำระเงินที่หักจากเงินเดือนขั้นต้นของพนักงานสำหรับโครงการเกษียณอายุโรงอาหารหรือออมทรัพย์
• ค่าจ้างสำหรับพนักงานของผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัย (ดูความเห็น ด้านล่าง)
• สิ่งที่ได้รับการยกเว้นจาก Payroll?
• มีการคำนวณค่าใช้จ่ายจำนวนมากโดยทั่วไปเมื่อคำนวณเงินเดือนโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การประกันการชดเชยค่าชดเชยแรงงาน คำแนะนำและเงินบำเหน็จอื่น ๆ ที่ได้รับจากพนักงาน

การชดเชยการจ่ายเงินชดเชย (นอกเหนือจากเวลาทำงาน)

ส่วนลดสินค้าที่นายจ้างซื้อจาก

• ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับการชดเชย
• การจ่ายเงินสำหรับหน้าที่ทางทหารที่ใช้งาน
• ค่าเบี้ยเลี้ยงที่เหมือนกัน
• การจำแนกประเภท
• ภารกิจหลักของผู้สอบบัญชีหนึ่งคือเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของผู้เอาประกันภัยได้รับการจำแนกอย่างถูกต้อง ระบบจำแนกค่าชดเชยคนงานถูกออกแบบมาเพื่อจัดประเภทธุรกิจ

ไม่ใช่พนักงานแต่ละคน ผู้สอบบัญชีจะตรวจสอบการดำเนินงานของ บริษัท ของคุณเพื่อพิจารณาว่าการจัดหมวดหมู่พื้นฐานที่ระบุในนโยบายของคุณถูกต้องหรือไม่

การจำแนกประเภทพื้นฐานคือการจำแนกประเภทที่อธิบายถึงธุรกิจโดยรวมของคุณได้ดีที่สุด นี้มักจะเป็นเช่นเดียวกับการจำแนกการปกครอง (การแบ่งประเภทที่ได้รับมอบหมายเงินเดือนมากที่สุด) ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้ร้านเครื่อง พนักงานบางคนของคุณทำงานกับเครื่องกลึงขณะที่คนอื่น ๆ ใช้สว่านเจาะกระแทกหรือเครื่องปั๊ม กิจกรรมเฉพาะที่ดำเนินการโดยพนักงานของคุณอาจแตกต่างกันไปในแต่ละคนแต่พวกเขาทั้งหมดพอดีกับการจำแนกพื้นฐานของคุณร้านเครื่อง พนักงานบางคนอาจทำงานที่ต้องแยกประเภทออกจากกัน ตัวอย่างเช่นร้านขายเครื่องของคุณมีพนักงานที่ทำงานซึ่งทำหน้าที่ในสำนักงานที่ปิดล้อมอยู่ห่างจากคนงานคนอื่น ๆ พนักงานคนนี้น่าจะได้รับมอบหมายให้เป็นพนักงานสำนักงานเสมียนผู้หมวดแทนที่จะเป็นร้านขายเครื่องจักร ระบบจำแนกค่าชดเชยคนงานมีความซับซ้อนมาก ผู้สอบบัญชีของคุณอาจจัดประเภทธุรกิจใหม่ในลักษณะที่คุณไม่เข้าใจหรือไม่สมเหตุสมผล ในกรณีนี้ให้สอบถามผู้สอบบัญชีเพื่อขอคำอธิบาย หากคุณยังคงสับสนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโปรดสอบถามตัวแทนหรือนายหน้าของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ

การประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชี

ในการดำเนินการตรวจสอบผู้สอบบัญชีจะต้องพบกับคุณหรือตัวแทนที่เชื่อถือได้ของ บริษัท ของคุณ ถ้าคุณมอบหมายงานนี้กับคนอื่นให้แน่ใจว่าเขาหรือเธอ:

รู้ว่าธุรกิจของคุณเป็นอย่างดี

เข้าใจทุกขั้นตอนของการดำเนินงานของ บริษัท

รู้ว่างานใดที่พนักงานแต่ละคน

• เข้าใจในตัวคุณ นโยบายด้านค่าชดเชยการปฏิบัติงานรวมทั้งการจำแนกประเภทที่มี
• เข้าใจบันทึกทางการเงินของ บริษัท รวมทั้งข้อมูลเงินเดือนเพื่อให้เขาหรือเธอสามารถตอบคำถามจากผู้สอบบัญชี
• เมื่อพบปะกับผู้สอบบัญชีคุณหรือผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งควรเป็นแบบมีส่วนร่วมและ ตอบคำถามของผู้สอบบัญชีและคุณสามารถทำได้ อย่าเสนอข้อมูลที่ไม่ได้ร้องขอ
• เช่นเดียวกับธุรกิจจำนวนมาก บริษัท ของคุณอาจจ้าง บริษัท ที่ทำบัญชีนอกสถานที่เพื่อจัดการกับฟังก์ชันบัญชีและเงินเดือนของคุณ หากพนักงานบัญชีของคุณพบกับการตรวจสอบในนามของคุณ? คำตอบคือไม่ ผู้ทำบัญชีของคุณสามารถให้ผู้สอบบัญชีทราบถึงบันทึกทางการเงินที่ตนต้องการในการตรวจสอบ อย่างไรก็ตามผู้สอบบัญชีจะต้องไปที่สถานที่ของคุณเพื่อดำเนินการตรวจสอบทางกายภาพ
• ผู้รับเหมาช่วง

หลายรัฐมีกฎหมายที่กำหนดความรับผิดต่อผู้รับเหมาจ้างผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัย กฎหมายเหล่านี้จะนำมาใช้กับคุณหากธุรกิจของคุณดำเนินธุรกิจในฐานะผู้รับเหมาและควบคุมงานให้กับผู้อื่น

ตัวอย่างเช่นสมมติว่า บริษัท ABC Construction ของคุณจ้างผู้รับเหมาช่วงที่เรียกว่า P & J Plumbing เพื่อทำท่อที่อาคารที่คุณกำลังปรับปรุงใหม่ พนักงานของ P & J ได้รับบาดเจ็บจากการทำงานและพยายามเรียกร้องค่าชดเชยค่าแรง อย่างไรก็ตาม P & J ไม่ได้ซื้อค่าชดเชยค่าชดเชยสำหรับแรงงาน ในรัฐส่วนใหญ่ผู้ได้รับบาดเจ็บสามารถหาผลประโยชน์ภายใต้นโยบายการชดเชยค่าแรงของคุณ

ผู้ประกันตนต้องตามกฎหมายเพื่อให้ผลประโยชน์แก่พนักงานของผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัย ดังนั้นผู้สอบบัญชีของคุณจะตรวจสอบเอกสารภาษีของคุณและมองหาแบบฟอร์ม 1099 ที่ออกให้กับผู้รับเหมาช่วง เขาหรือเธอจะตรวจสอบเพื่อดูว่าคุณได้รับหนังสือรับรองการประกันภัยจากผู้รับเหมาช่วงแต่ละรายที่คุณได้รับการว่าจ้าง หากผู้รับเหมารายย่อยรายใดที่คุณจ้างไม่ได้ระบุหลักฐานการประกันค่าชดเชยคนงานผู้สอบบัญชีจะเรียกเก็บค่าเบี้ยประกันภัยเพิ่มเติมสำหรับการรับประกันภัยของผู้รับเหมารายนั้น

อัตราค่าบริการสำหรับผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัยจะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่ผู้รับเหมาช่วงดำเนินการตัวอย่างเช่นถ้าผู้รับเหมาช่วงดำเนินการงานหลังคาจะใช้อัตราการจำแนกหลังคาที่เกี่ยวข้อง อัตรานี้จะถูกนำไปใช้ทั้งหมดหรือบางส่วนของต้นทุนของงานรับเหมาช่วง ถ้าเงินที่คุณจ่ายให้ผู้รับเหมาช่วงเป็นค่าแรงเพียงอย่างเดียวค่าใช้จ่ายทั้งหมด (หารด้วย 100) จะถูกใช้เป็นพื้นฐานของเบี้ยประกันภัย

ผู้รับเหมาเทียบกับผู้รับเหมาช่วง

หากธุรกิจของคุณไม่ใช่ผู้รับเหมาก่อสร้างคุณมีความรับผิดชอบในการบาดเจ็บจากพนักงานของผู้รับเหมาอิสระที่คุณจ้างหรือไม่? คำตอบโดยทั่วไปคือไม่มี ผู้รับเหมาดำเนินธุรกิจที่ไม่ขึ้นกับคุณ ดังนั้นผู้รับเหมาจึงมีหน้าที่จัดหาสวัสดิการค่าชดเชยให้แก่พนักงานที่ได้รับบาดเจ็บของตนเอง

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านค้าปลีก คุณจ้าง Fabulous Flooring ซึ่งเป็นผู้รับเหมาพื้นเพื่อฉีกพื้นเสื่อน้ำมันเก่าในร้านของคุณและแทนที่ด้วยใหม่ คุณร่างผลที่คุณต้องการ (ชั้นใหม่) และ Fabulous ทำงาน หัวหน้าคนงานดูแลคนงานปูพื้น ผู้บังคับบัญชาจะกำหนดการทำงานและกำหนดวิธีการทำงานของพนักงาน หากพนักงาน Fabulous ได้รับบาดเจ็บขณะติดตั้งชั้นใหม่ Fabulous (ไม่ใช่ บริษัท ของคุณ) ควรเป็นผู้รับผิดชอบต่อคนงาน

มีบางกรณีที่ บริษัท อาจต้องรับผิดต่อการบาดเจ็บต่อพนักงานของผู้รับเหมาอิสระ ดังนั้นคุณควรยืนยันว่าผู้รับเหมาอิสระทั้งหมดของคุณจ้างให้หลักฐานว่าพวกเขาได้ซื้อประกันชดเชยแรงงาน