การใช้รูปแบบจดหมายทางธุรกิจในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพและตั้งค่าการแสดงผลครั้งแรกที่เหมาะสม เรียนรู้วิธีการสร้างรูปแบบจดหมายธุรกิจสามารถนำธุรกิจของคุณจาก "ชั่วโมงสมัครเล่น" ไปเป็นสถานะทางธุรกิจที่แท้จริง
รูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสม
จดหมายทางธุรกิจในสหรัฐอเมริกาใช้รูปแบบจดหมายร่วมกันสี่รูปแบบ รูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับประเทศอื่น ๆ เช่นวันที่จะประกอบด้วยในรูปแบบอื่น
รูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสมทั้งหมดเป็นที่ยอมรับได้ แต่การบล็อกเป็นเรื่องปกติมากขึ้น
รูปแบบจดหมายที่ปิดกั้น: รูปแบบของจดหมายบล็อกทั่วไปจะมีการจัดรูปแบบด้วยข้อความทั้งหมดของคุณแบบล้างด้วยขอบด้านซ้าย ย่อหน้าเป็นสองเท่าเว้นวรรคและบรรทัดข้อความทั้งหมดเว้นวรรคเดียว ระยะขอบคือการตั้งค่าตัวประมวลผลคำมาตรฐานหนึ่งนิ้ว (ดูภาพของรูปแบบ Letter Block)
รูปแบบจดหมายกึ่งบล็อก: สำหรับบล็อกกึ่งบล็อกข้อแตกต่างระหว่างบล็อกกึ่งและทางเลือกจะเป็นไปในทางตรงกันข้ามกับข้อความเนื้อหาที่ถูกต้องซึ่งเป็นบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้า ถูกเยื้อง
รูปแบบจดหมายสำรอง: รูปแบบตัวบล็อกสำรองจะย้ายที่อยู่ส่งกลับวันที่ปิดชื่อชื่อและลายเซ็นไปทางด้านซ้ายของหน้า
รูปแบบตัวอักษรแบบง่าย: รูปแบบนี้ใช้คุณสมบัติเดียวกันของตัวบล็อกกับข้อยกเว้นยกเว้นคำทักทายหรือคำทักทาย นี่เป็นรูปแบบที่เป็นประโยชน์เมื่อคุณไม่ทราบว่าเพศของผู้รับคือเพศชายหรือหญิงหรือนางหรือนางสาว
ส่วนของจดหมายธุรกิจ
- ที่อยู่สำหรับส่งกลับ: หากคุณมีหัวจดหมาย บริษัท คุณสามารถข้ามไปได้ ส่วนนี้ ใส่ที่อยู่ธุรกิจทั้งหมดของคุณและแก้ไขชื่อธุรกิจตามกฎหมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ของคุณได้หากผู้รับต้องการ
- วันที่: ทำตามรูปแบบเดือน, วัน, ปี กำหนดวันที่ปัจจุบันของคุณให้ตรงกับวันที่ส่งจดหมายจริงของจดหมาย
- ชื่อผู้รับและที่อยู่: ใส่ชื่อเต็มและที่อยู่ของผู้ติดต่อที่คุณส่งจดหมายมาให้ สามารถเพิ่มชื่อบุคคลได้พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์หากจำเป็น
- คำทักทาย: สำหรับคำทักทายใช้ชื่อที่เป็นทางการของบุคคลนั้นและลงท้ายด้วยเครื่องหมายลำไส้ใหญ่สำหรับจดหมายธุรกิจของคุณ
- เรื่อง: การระบุหัวเรื่องของจดหมายอย่างชัดเจนจะช่วยให้ผู้รับรู้ได้อย่างรวดเร็วว่าบริบทของจดหมายของคุณเป็นอย่างไร
- ร่างกาย: ตัวอักษรของคุณควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำทั่วไปว่าคุณคือใครและจดหมายวัตถุประสงค์ รวมวรรคที่เฉพาะเจาะจงระบุถึงปัญหาหรือปัญหา ปิดร่างกายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรสั้นและกระชับโดยคำนึงถึงระยะเวลาที่ผู้อ่านของคุณ จำกัด
- การปิดบัญชี: คุณสามารถเลือกรูปแบบที่เป็นทางการเช่น "Best Regards" หรือ "Trântrọng""
- ลายมือชื่อ: เซ็นชื่อของคุณเหมือนกับชื่อในจดหมาย ชื่อและชื่อ: ใส่ชื่อเต็มและชื่องานของคุณ
- Encloses และ CC: หากคุณส่งเอกสารเพิ่มเติมรวมถึงสิ่งที่แนบมาและถ้าคนอื่นได้รับสำเนาของจดหมายรวมถึง cc หรือสำเนาคาร์บอนของเครื่องรับหรือเครื่องรับอื่น ๆ
คุณสามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนทั้งหมดในการสร้างจดหมายธุรกิจที่มีการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำของคุณ
ใน Microsoft Word คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายได้โดยไปที่ "Tools" เลือก "Letters & Mailings" และคลิกที่ "Letter Wizard" วิซาร์ดจะแจ้งให้คุณทราบผ่านแต่ละฟิลด์และอนุญาตให้คุณเลือกรูปแบบ
การใช้รูปแบบจดหมายทางธุรกิจที่เหมาะสมคือขั้นตอนหนึ่งในการทำให้ธุรกิจของคุณเป็นมืออาชีพมากขึ้น ใช้เวลาในการสร้างความประทับใจให้กับธุรกิจของคุณ