นายหน้าอสังหาริมทรัพย์และตัวแทนขั้นตอนการปฏิบัติทางอีเมล

ถ้าคุณชอบฉันคุณใช้กล่องจดหมายอีเมลของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำและพยายามทำให้มันสะอาด หรือคุณอาจอยู่ในส่วนอื่น ๆ ที่มีกล่องจดหมายโป่งตลอดเวลา คุณต้องตระหนักถึงความสำคัญของอีเมลในโลกธุรกิจปัจจุบันและวิธีที่คุณอาจได้รับการเรียกร้องให้ผลิตอีเมลจากปีที่ผ่านมา

รัฐบาลมีกฎระเบียบทางอีเมล :

ในการดำเนินการของศาลของรัฐบาลกลางอีเมลสามารถและมีแนวโน้มที่จะต้องถูกส่งมอบในการค้นพบก่อนการทดลอง

เนื่องจากกิจกรรมนายหน้าอสังหาริมทรัพย์เป็นจำนวนมากจึงถูกควบคุมโดยกฎของรัฐบาลกลางเช่น EPA และ Fair Housing คุณไม่สามารถละเลยความจริงที่ว่าคุณอาจต้องยุติการดำเนินการในศาลของรัฐบาลกลาง และจำเป็นต้องสร้างเร็กคอร์ดอีเมล

อย่าเป็น "เครื่องทำลายเอกสารเสมือนจริง!":

จะเป็นสถานการณ์ที่อึดอัดมากที่จะเผชิญหน้ากับผู้ตัดสินของรัฐบาลกลางที่สงสัยว่าคุณหรือตัวแทนของคุณอาจตั้งใจลบอีเมลที่เกี่ยวกับการทำธุรกรรม

อย่าเชื่อว่าข้ออ้าง "ระบบสำรองข้อมูลของฉันเขียนเกินไฟล์" จะช่วยให้คุณปิดเบ็ด ลักษณะของระบบสำรองข้อมูลส่วนใหญ่คือการลบข้อมูลที่เก่าที่สุดหลังจากตั้งระยะเวลาหรือจำนวนสำรองที่แน่นอน

คุณต้องมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร:

ป้องกันตัวเองและนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์โดยการพัฒนานโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุขั้นตอนการจัดทำอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมไว้อย่างชัดเจน อย่าลืมระบุว่าอีเมลนี้รวมถึงอีเมลขาเข้าและขาออกทั้งหมด

เช่นเดียวกับคู่มือปฏิบัติงานและเอกสารประเภทใด ๆ ของคุณให้ตัวแทนใหม่ ๆ ลงชื่อเข้าใช้ว่าพวกเขาได้อ่านทำความเข้าใจและปฏิบัติตามขั้นตอนทางอีเมลเหล่านี้ จัดทำเอกสารการประชุมเป็นระยะ ๆ ซึ่งคุณจะย้ำแนวทางปฏิบัติเหล่านี้และแนะนำวิธีปฏิบัติตามข้อกำหนด

พิมพ์ดี - ดิจิตอลดีกว่า:

คุณสามารถระบุว่าอีเมลแต่ละฉบับจะถูกพิมพ์และวางไว้ในไฟล์ทำธุรกรรม ถ้าทำอย่างเคร่งครัดแล้วกรณีเลวร้ายที่สุดคือต้องคัดลอกสองร้อยหน้าเพื่อนำเสนอต่อศาล

วิธีที่ดีกว่าคือการเก็บอีเมลในรูปแบบดิจิทัลบางอย่างไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดดิสก์ภายนอกซีดีหรือดีวีดี ด้วยต้นทุนแผ่นซีดีและดีวีดีที่ต่ำการถ่ายโอนไฟล์และวางแผ่นดิสก์ในไฟล์ทำธุรกรรมเป็นขั้นตอนที่ยอดเยี่ยม

ประโยชน์ด้านข้างคือการโทรจากลูกค้าที่ต้องการสำเนาคำแถลงของฮัด ง่ายเพียงเปิดแผ่นดิสก์และส่งอีเมล

อีเมล์ตัวแทนการจัดเก็บ:

แม้ว่า Outlook เป็นโซลูชันอีเมลที่โดดเด่น แต่คุณมีตัวแทนที่ใช้ Eudora ระบบออนไลน์ฟรีและอื่น ๆ ด้วยระดับความรู้ที่แตกต่างกันและระบบทั้งหมดเหล่านี้การรับอีเมลในรูปแบบที่กู้คืนได้ในระยะยาวและสถานที่จำเป็นต้องมีการวางแผน

วิธีหนึ่งก็คือให้มีอีเมลธุรกรรมทั้งหมดที่ส่งต่อหรือคัดลอกไปยังที่อยู่อีเมลธุรกรรม ด้วย SmithToJones @ YourDomain com ตัวแทนสามารถส่งต่ออีเมลขาเข้าและ "Cc / Bcc" ไปยังที่อยู่ของธุรกรรมนั้นได้ ตอนนี้พวกเขาอยู่ในที่เดียวที่นายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์สามารถดำเนินการเก็บข้อมูลได้อย่างเหมาะสม

รูปแบบไฟล์ดิจิตอลของอสังหาริมทรัพย์ Email เป็นสิ่งสำคัญ:

อย่าปรากฏตัวในศาลพร้อมกับซีดีอีเมลในรูปแบบที่ไม่สามารถอ่านได้ ด้วยการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์และระบบปฏิบัติการที่เปลี่ยนแปลงบ่อยๆเก็บอีเมลในรูปแบบที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายซึ่งควรจะมีขึ้นในภายหลัง

โดยทั่วไปรูปแบบที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุดคือ Adobe Acrobat pdf (ย่อมาจาก "รูปแบบเอกสารพกพา") รุ่นใหม่ของ Adobe สามารถอ่านไฟล์เวอร์ชันที่เก่ากว่าได้เสมอดังนั้นคุณจึงไม่ควรทิ้งในที่เก็บข้อมูลที่ไร้ประโยชน์ในอนาคต

ฉันใช้ Gmail สำหรับธุรกิจและรวมกับ Evernote และไฟล์ PDF ฉันมีอีเมลธุรกรรมทั้งหมดในเอกสารฉบับเดียวหลังจากปิดบัญชีแล้ว

วิธีการทำทุกสิ่งทุกอย่างที่ถูกต้องและยังคงสูญเสียธุรกิจของคุณ:

ในฐานะนายหน้าอสังหาริมทรัพย์และเจ้าของ บริษัท ที่มีตัวแทนเรามีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรมของพวกเขา

มันไม่สำคัญหรอกถ้าเราเลือกเฉพาะตัวแทนที่ดีและพิถีพิถันมากที่สุดเท่านั้น ทุกคนทำผิดพลาด อย่าปล่อยให้ความผิดพลาดเสียค่าปรับจำนวนมากหรือแม้กระทั่งธุรกิจของคุณเนื่องจากนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ของคุณไม่สามารถผลิตอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมได้

วิธีการและขั้นตอนในการจัดการที่เก็บอีเมลไม่แพงและจะไม่ใช้ความพยายามอย่างมากในการพัฒนาและจัดการขั้นตอนที่จำเป็นในการทำให้ฟังก์ชันที่สำคัญนี้อยู่ภายใต้การควบคุม