ตัวอย่างแบบแผนการประชุมสำหรับการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรก

หลังจากหาคนมาทำหน้าที่ในคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณการส่งจดหมายเชิญและการเลือกสมาชิกคณะกรรมการถึงเวลาที่จะเริ่มต้นการวางแผนการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรก กุญแจสำคัญในการทำให้คณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณออกไปเริ่มต้นที่เหมาะสมคือการเริ่มต้นโดยที่คุณตั้งใจจะก้าวต่อไป

คุณได้รับความคิดที่ดีในสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้รับจากการมีคณะกรรมการที่ปรึกษาและรอคำแนะนำและความเชี่ยวชาญที่สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณสามารถให้ในด้านต่างๆของธุรกิจของคุณเช่นการจัดการการตลาด , บัญชีพนักงานบริการลูกค้าเทคโนโลยี ฯลฯ

ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าในการประชุมครั้งแรกนี้คุณได้ให้สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาเข้ามามีส่วนร่วม

วางแผนการประชุมรอบปัญหาหรือหัวข้อสนทนา

การประชุมครั้งแรกของคุณเช่นเดียวกับการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาทั้งหมดของคุณจะต้องมีการวางแผนล่วงหน้าสำหรับคำถามหรือปัญหา คุณอาจพบปัญหานี้ได้ง่ายที่สุดในการระบุปัญหาเป็นเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น "เราต้องการเพิ่มยอดขายของเราขึ้น 25% ในไตรมาสถัดไปเราอาจทำเช่นนี้ได้อย่างไร" หรือคุณอาจระบุหัวข้อสำหรับการสนทนาโดยทั่วไปมากขึ้น: "เราจะลดต้นทุนทางธุรกิจได้อย่างไร" หรือ "เราจะเพิ่มผลผลิตได้อย่างไรหรือจะปรับปรุงการให้บริการลูกค้าได้อย่างไร?"

รวบรวมวัสดุพื้นหลังที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณตัดสินใจในหัวข้อการอภิปรายแล้วก็ถึงเวลารวบรวมเนื้อหาที่สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณต้องการ

เนื่องจากนี่เป็นการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรกคุณควรจะรวมแผนธุรกิจและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการอภิปรายเช่นแผนภูมิกราฟและแผ่นข้อมูลที่อธิบายถึงพื้นฐานของหัวข้อการอภิปราย

ถ้าเป็นไปได้คุณควรส่งสำเนาเอกสารเหล่านี้ให้กับสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาทั้งหมดสองสัปดาห์ล่วงหน้าพร้อมกับสำเนาวาระการประชุม

สร้างวาระการประชุม

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของ วาระ (พร้อมความคิดเห็นสำหรับการเรียกใช้การประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ) ที่คุณอาจต้องการใช้สำหรับการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาครั้งแรกของคุณ

สังเกตว่าแต่ละวาระจะหมดเวลา การสร้างตารางเวลาในการประชุมของคุณและการเกาะติดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณไม่ได้รับจมลงและช่วยกระตุ้นการอภิปรายในหัวข้อ

จัดให้มีการจัดทำรายงานการประชุม

นอกจากนี้คุณยังต้องการจัดเตรียมบันทึกการประชุมไว้ด้วย อย่าพยายามทำเช่นนี้ด้วยตัวคุณเอง คุณต้องสามารถเข้าร่วมได้อย่างเต็มที่และการฟังและการให้ความช่วยเหลือเป็นอย่างดีเป็นงานที่เต็มเวลา ถ้าคุณไม่มีใครสามารถเข้ารับฟังและทำหน้าที่เป็นเลขานุการได้โปรดขออนุญาตจากสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณเพื่อบันทึกการประชุม

ให้มีเครื่องดื่มเพิ่มขึ้น

การทานเครื่องดื่มให้เป็นความคิดที่ดีกาแฟชาน้ำน้ำผลไม้และอาหารว่างเพื่อสุขภาพเช่นผลไม้หรือมัฟฟินส์เป็นสัมผัสที่ดีและยินดีต้อนรับทุกคนในที่ประชุม หลังจากการประชุมครั้งแรกของคุณคุณจะมีความรู้สึกของผู้เข้าร่วมการตั้งค่าสำหรับเครื่องดื่มและของว่างและสามารถวางแผนสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

Relax!

เหนือสิ่งอื่นใดอย่าหงุดหงิดเกี่ยวกับงานนำเสนอของคุณ คุณมีส่วนร่วมในวิสัยทัศน์และความหวังสำหรับ บริษัท ของคุณและขอคำแนะนำไม่ให้ใครประทับใจกับผลงานนำเสนอมัลติมีเดีย

เป้าหมายในระยะยาวของคุณคือการสร้างความสัมพันธ์ที่น่าเชื่อถือในการทำงานกับสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณดังนั้นมุ่งเน้นไปที่การทำให้สมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณรู้สึกว่าพวกเขาได้ยินและพวกเขามีส่วนร่วมในการจัดการ ของ บริษัท ของคุณ - และรอคอยการประชุมครั้งต่อไปของคณะกรรมการ

ฉันได้รวมความคิดเห็นไว้ในวาระการประชุมของคณะกรรมการที่ปรึกษาเรื่องนี้ตัวอย่างเพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการประชุม คุณสามารถคัดลอกส่วนนี้ลงใน Word, Excel หรือเอกสารสำนักงานได้โดยตรงโดยการเลือกข้อความและใช้การคัดลอก / วาง (โดยใช้ Windows ให้เค้าโครงข้อความที่ต้องการเลือกโดยใช้เมาส์) , และกด CTRL-C เพื่อคัดลอกและ CTRL-V เพื่อวาง)

ชื่อ บริษัท ของคุณ - (กรอกข้อมูล)

วาระ

วันที่ - (กรอกข้อมูล)

ตำแหน่ง - (กรอกข้อมูล)

เวลาเริ่มต้น / สิ้นสุดการทำงาน	กิจกรรม
10: 00 - 10: 05 a. ม.	การแนะนำ (สมมติว่าสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณไม่ได้พบแนะนำตัวเองและสมาชิกในคณะกรรมการทั้งหมดโดยสรุปเค้าโครงเรื่องความเชี่ยวชาญของตนเอง)
10: 05-10: 10 a. ม.	ทำไมถึงเป็นคณะกรรมการที่ปรึกษา? (คำกล่าวสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการที่คุณเห็นคณะกรรมการที่ปรึกษาปฏิบัติการและผลงานที่คุณหวังว่าคณะกรรมการที่ปรึกษาสามารถมอบให้กับ บริษัท ของคุณรวมถึงรายละเอียดต่างๆเช่นความถี่ที่คณะกรรมการจะได้รับ)
10: 10 - 10: 20 a. ม.	คำถาม
(ถ้ามี) หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมกรุณาติดต่อคณะกรรมการที่ปรึกษาและหวังว่าจะได้มีส่วนร่วมในเรื่องนี้	หัวข้อสนทนา:
(ใส่คำถาม / คำแถลงปัญหาที่นี่)	10: 20 - 10: 25 a. ม. การนำเสนอหัวข้อสนทนา
(เค้าร่างประวัติความเป็นมาของหัวข้อและวิธีที่มีผลกระทบต่อ บริษัท ในขณะนี้โปรดงดเว้นมุมมอง / แนวทางแก้ไข ณ จุดนี้)	10: 25-11: 35ม. การสนทนา
(คุณต้องการเก็บความคิดที่ไหลในขั้นตอนนี้อย่าปฏิเสธหรือยกเลิกแนวคิด ณ จุดนี้ร่วมแบ่งปันความคิด / มุมมองของคุณด้วย)	11: 35 - 11: 50ม. ข้อเสนอ / มติ
(การประเมินความคิดที่กลุ่มได้ยินและเลือก "แนวทางแก้ไข" ที่ดีที่สุด)	11: 50-11: 55 a. ม. สรุป
(สรุปหัวข้อการสนทนาและผลลัพธ์ของกลุ่มและบอกให้ทราบว่าคุณวางแผนจะทำอย่างไร)	11: 55 a. ม.

การเลื่อนเวลา

วันประชุมครั้งถัดไป - (กรอกข้อมูล)

ถ้าคุณใช้ตารางเวลานี้เป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะพาคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณไปรับประทานอาหารกลางวันที่ดี ไม่ได้รับการเสิร์ฟในระหว่างการประชุม) โปรดจำไว้ว่าการประชุมสิ้นสุดลงแล้วและมื้อกลางวันควรเป็นโอกาสทางสังคมเป็นหลัก

จัดประชุมให้สั้น

คุณไม่ควรมีการประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาที่ทำงานนานกว่าสองชั่วโมง สองชั่วโมงนานพอสำหรับคนส่วนใหญ่ที่ให้ความสำคัญกับงานที่มีอยู่

เริ่มต้นการประชุมในอนาคตด้วยการทบทวนหัวข้อก่อนหน้าของการสนทนา

ในการประชุมในอนาคตคุณควรเริ่มต้นด้วยการทบทวนสิ่งที่คุณได้ทำเกี่ยวกับหัวข้อที่ได้กล่าวถึงการประชุมครั้งล่าสุดและเชิญความคิดเห็นของสมาชิกคณะกรรมการที่ปรึกษาของคุณ เกี่ยวกับการกระทำของ บริษัท ของคุณ

เนื่องจาก "พบปะและทักทาย" ไม่เป็นไปตามแนวทางคุณอาจต้องการมีหัวข้อสนทนาสองหัวข้อในที่ประชุมคณะกรรมการที่ปรึกษาในอนาคตของคุณ คุณอาจมีสามแบบถ้าคิดว่าพอดีกับรูปแบบสองชั่วโมง แต่คุณไม่ควรมีมากกว่าสาม

การใช้อำนาจของคณะกรรมการที่ปรึกษา

ส่วนการจัดการแผนธุรกิจ

เพิ่มความสำเร็จทางธุรกิจของคุณด้วยการวางแผนธุรกิจรายวัน