ควรให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณไม่มีกระดาษไหม?

ธุรกิจขนาดเล็กมากขึ้นจะไร้กระดาษ เทคโนโลยีใหม่และการเปลี่ยนแปลงทำให้เรามีเครื่องมือที่จำเป็นในการเปลี่ยนตู้เอกสารที่ล้นไปเป็นรูปแบบดิจิทัลที่มีการจัดระเบียบ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีกระดาษเป็นเรื่องง่ายที่จะทำหรือว่าเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจขนาดเล็กทุกๆ

ต่อไปนี้เป็นข้อดีและข้อเสียของสำนักงานไร้กระดาษที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะไม่มีกระดาษเป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่

ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษ

1. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม - ตาม The Daily Green กระดาษมีสัดส่วน 25% ของขยะฝังกลบและหากสหรัฐอเมริกาตัดกระดาษสำนักงานใช้เพียง 10% ก็จะป้องกันไม่ให้เกิดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก 1. 6 ล้านตันของก๊าซเรือนกระจก และนั่นเป็นเพียงกระดาษที่ไม่คำนึงถึงการผลิตและการกำจัดตลับหมึกและพลังงานที่เครื่องพิมพ์ใช้ การไร้กระดาษคือการตัดสินใจที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อม

2 ต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ - เช่นเดียวกับข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษเพื่อสิ่งแวดล้อมก็มีประโยชน์สำหรับงบประมาณธุรกิจขนาดเล็ก คิดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายในแต่ละเดือนบนกระดาษหมึกค่าจัดส่งและอุปกรณ์อื่น ๆ ที่สนับสนุนสำนักงานที่มีกระดาษหนาแน่น จากนั้นให้พิจารณาพื้นที่ที่ต้องใช้เพื่อเก็บอุปกรณ์ทางกายภาพทั้งหมดและเอกสารจริง อาจมีราคาแพงมาก เมื่อเวลาผ่านไปการใช้งานไร้กระดาษอาจส่งผลให้เกิดการประหยัดมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

3 Easy Access - การไม่ใช้กระดาษหมายความว่าเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณจะถูกแปลงเป็นแบบดิจิทัล คุณสามารถสำรองข้อมูลเหล่านั้นไว้ใน Cloud หรือเข้าถึงได้ผ่านแอปพลิเคชันเดสก์ท็อประยะไกลทำให้คุณสามารถทำงานจากสำนักงานเคลื่อนที่หรือที่ใดก็ตามสำหรับเรื่องนี้และยังคงมีประสิทธิผล

4 File Organization - ถ้าคุณเคยเสียเวลาสับผ่านตู้เก็บเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบหรือกองกระดาษเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการคุณรู้ว่าเอกสารกระดาษที่ยุ่งยากจะสามารถจัดการได้อย่างไร

เมื่อคุณสร้างสำนักงานไร้กระดาษคุณจะสร้างระบบไฟล์ดิจิทัลที่สามารถจัดระเบียบค้นหาและปรับแต่งได้ง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ทำให้ขั้นตอนการค้นหาเอกสารเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการค้นหา

ข้อเสียของสำนักงานไร้กระดาษ

1. ความล้มเหลวของระบบ - ดิจิตอลอาจเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็หมายถึงการสูญเสียข้อมูลอย่างรวดเร็ว พิจารณาสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดที่บันทึกไว้ภายในเครื่องของคุณหากระบบของคุณล่ม คุณอาจสูญเสียทุกอย่าง เป็นเรื่องสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งและโดยเฉพาะผู้ที่ไม่ใช้กระดาษมีระบบสำหรับการสำรองข้อมูลและปกป้องข้อมูลนอกสถานที่

2 ความปลอดภัย - ไฟล์ดิจิตอลไม่สามารถป้องกันได้โดยการล็อคบนตู้เก็บเอกสารหรือประตูสำนักงานดังนั้นการรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูลที่สำคัญเป็นเรื่องที่ร้ายแรงสำหรับสำนักงานไร้กระดาษโซลูชั่นรวมถึงการเข้ารหัสเซิร์ฟเวอร์ท้องถิ่นและการ จำกัด การเข้าถึงซึ่งทั้งหมดมีค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ของตนเอง นอกจากนี้คุณควรคำนึงถึงลักษณะของธุรกิจบางประเภทและความไวของวัสดุที่ใช้ในชีวิตประจำวัน (คิดถึงนักบัญชีของคุณ) ก็ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการใช้งานแบบไร้กระดาษ

3 Revamp Processes - ส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษคือการทบทวนขั้นตอนการดำเนินงานทั้งหมดของคุณและหาทางเลือกที่เพียงพอ

ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องเริ่มใช้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์และบริการการชำระเงินและแอพพลิเคชันอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับเอกสารทางกายภาพ พนักงานทุกคนของคุณจะต้องได้รับการฝึกอบรมในระบบใหม่เมื่ออยู่ในสถานที่

4 เวลาเร่งรัด - การไม่ใช้กระดาษไม่ใช่กระบวนการค้างคืน มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา ต้องใช้เวลาพิจารณาผลกระทบจากการทิ้งโลกกระดาษไว้ทั้งหมดและตราบเท่าที่ยังคงใช้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในการดำเนินงานของคุณเพื่อสนับสนุนการใช้งานแบบไร้กระดาษ

การตัดสินใจที่จะไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องที่แตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจและไม่ใช่เรื่องที่เป็นสากลสำหรับการตัดสินใจที่เหมาะสมสำหรับทุก บริษัท ส่วนที่สำคัญที่สุดในการตัดสินใจไม่ใช้กระดาษคือการทำวิจัยของคุณเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าผลประโยชน์นั้นมีมากกว่าความท้าทายหรือไม่

จากนั้นสร้างกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งจะไม่เพียงทำให้คุณได้รับประโยชน์จากการไร้กระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณในเวลาเดียวกัน