สมาร์ทไอเดียสำหรับตารางการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพ

การลงทะเบียนเป็นจุดติดต่อครั้งแรกกับแขกของคุณและขั้นตอนการเช็คอินอย่างราบรื่นทำให้ระดับความตื่นเต้นสูงและตั้งค่าเสียงสำหรับกิจกรรมที่ยอดเยี่ยม ด้านพลิกไปประสบการณ์ที่ไม่เป็นระเบียบและใช้เวลานานสามารถทำให้ฝูงชนบ่นไปตลอดจนกิจกรรมของคุณเริ่มต้นขึ้น ด้วยการขี่ม้าบนโต๊ะลงทะเบียนคุณจึงต้องการทำให้ถูกต้องในครั้งแรก ปฏิบัติตามรายการตรวจสอบที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเริ่มต้นได้ดี

ใหญ่กว่า

คณิตศาสตร์ที่เรียบง่ายบอกเราว่ากลุ่มใหญ่จะต้องใช้กำลังคนมากขึ้นถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงเส้นยาว ผมขอแนะนำให้ผู้เข้าร่วมประชุมหนึ่งร้อยคนและหนึ่งลอยสำหรับทุกๆสองร้อยคน เท่าที่ความต้องการของตารางสมมติว่าพนักงานสองคนต่อตารางแปดฟุตและเพิ่มตารางเพิ่มเติมเพื่อการคำนวณนี้สำหรับวัสดุและพื้นที่ทำงาน

คุณไม่ต้องการวิ่งผ่านห้องโถงเพื่อค้นหาเต้าเสียบไฟหรือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตดังนั้นโปรดรอให้สายเหล่านี้วิ่งไปที่โต๊ะของคุณล่วงหน้า คุณยังต้องการนำแล็ปท็อปแม้ว่าคุณจะไม่ได้วางแผนใช้ การเข้าถึงออนไลน์สามารถมีประโยชน์หากคุณต้องการตรวจสอบอีเมลหรือช่วยให้แขกที่เสียโอกาสเดินทางไปและกลับจากสถานที่ ตรวจสอบแสงสว่าง ถ้าห้องโถงลวก ๆ คุณอาจต้องการเพิ่มไฟโต๊ะทำงานเพื่อช่วยในการอ่านรายการของคุณ

อย่าลืมอุปกรณ์สำนักงาน

ผู้วางแผนทุกคนควรมีกล่องเครื่องมือที่เต็มไปด้วยสิ่งจำเป็นสำหรับสำนักงานเช่นเทปกรรไกรและชุดของเครื่องหมายต่างๆ

รายการที่น่าสนใจอื่น ๆ สำหรับรายการบรรจุภัณฑ์ของคุณ ได้แก่ ชื่อที่ว่างเปล่าหมายเลขตารางและเครื่องหมายสงวนไว้เพื่อใช้ตามต้องการ ใช่สถานที่ของคุณจะสามารถเข้าถึงสิ่งเหล่านี้ได้มากที่สุด แต่เวลาและความยุ่งยากที่คุณบันทึกไว้โดยการให้พวกเขาอยู่ติดกับคุณก็ไม่มีค่า

คำตอบเร่งด่วน

หนึ่งในจุดรบกวนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดใน "จังหวะการลงทะเบียน" ของคุณจะเป็นคำถามง่ายๆที่มาจากทั้งอาสาสมัครและผู้เข้าร่วมประชุม

คุณสามารถป้องกันไม่ให้มีการสอบถามข้อมูลเหล่านี้จากการชะลอสายการลงทะเบียนโดยการตั้งค่าตารางความช่วยเหลือ คุณจะประหลาดใจที่ตารางการเช็คอินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถทำงานได้เมื่อคุณมีคนที่ตอบคำถามโดยเฉพาะเช่น "ห้องน้ำอยู่ที่ใด? " Stay Open

จำเป็นต้องมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่โต๊ะลงทะเบียนตลอดงาน คุณไม่ต้องการให้ปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ เกิดก้อนหิมะขึ้นในบางสิ่งที่ใหญ่ขึ้นเนื่องจากไม่มีใครสามารถช่วยได้ ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อผู้เข้าพักถูกบังคับให้มองหาที่อื่นเมื่อทีมของคุณไม่สามารถพบได้ ใช้เวลาเพียงหนึ่งแบ่งห้องน้ำหมดเวลาที่ไม่ดีที่จะส่งผู้เข้าร่วมใจร้อนออกไปทางห้องครัวเพื่อขอสลัดโดยไม่ต้องหัวหอม!

ให้เพื่อนของคุณปิด

มีหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อสองสามชื่อที่คุณต้องการให้ได้ก่อนที่กิจกรรมจะเริ่มขึ้น หมายเลขแรกคือหมายเลขโทรศัพท์มือถือสำหรับผู้ประสานงานสถานที่ของคุณ จะไม่มีเวลาร่อนอาคารเมื่อผ้าเช็ดตัวกระดาษหมดในห้องน้ำดังนั้นจำนวนนี้จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง อีกจำนวนหนึ่งที่ดีสำหรับปัญหาด้านอาหารก็คือผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยง ท้ายที่สุดให้ยืนยันหมายเลขฉุกเฉินที่ดีที่สุดสำหรับตำรวจและหน่วยดับเพลิง โรงแรมบางแห่งมีพนักงานรักษาความปลอดภัยของตนเองซึ่งมักเป็นจุดติดต่อที่ดีที่สุดในสถานการณ์เหล่านี้

ตารางลงทะเบียนควรมีมากกว่าแค่ป้ายต้อนรับและป้ายชื่อ จากมุมมองของผู้เข้าชมพวกเขาเป็นตัวแทนศูนย์บริการลูกค้าสำหรับงานของคุณ แต่เพื่อให้สอดคล้องกับความคาดหวังนี้คุณต้องเตรียมพร้อม อย่างไรก็ตามหากผู้เข้าร่วมไม่สามารถลงทะเบียนในอดีตได้การวางแผนส่วนที่เหลือจะไม่มีใครสังเกตเห็น