ทุกครั้งที่ บริษัท ทำธุรกรรมทางการเงินจะมีการสร้างเส้นทางกระดาษขึ้น เส้นทางกระดาษนั้นเรียกว่าเอกสารต้นทาง หากธุรกิจขนาดเล็กเขียนเช็คจากบัญชีตรวจสอบสำหรับอุปกรณ์สำนักงานเช่นเอกสารต้นฉบับคือเช็คและใบเสร็จการจัดหาวัสดุสำนักงาน
ทำไมเอกสารต้นฉบับมีความสำคัญ
เอกสารต้นฉบับมีความสำคัญต่อกระบวนการทำบัญชีและการบัญชีเนื่องจากเป็นหลักฐานว่ามีธุรกรรมทางการเงินเกิดขึ้น
หาก บริษัท ได้รับการตรวจสอบเอกสารต้นฉบับจะสำรองข้อมูลสมุดบัญชีและบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นเส้นทางการตรวจสอบที่ไม่สามารถปฏิเสธได้
การเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับสำหรับธุรกิจก็เหมือนกับการเก็บใบเสร็จสำหรับรายการที่หักภาษีสำหรับภาษีส่วนบุคคลของคุณ หากภาษีของคุณได้รับการตรวจสอบพวกเขาเป็นหลักฐานว่าคุณได้ซื้อสินค้าเหล่านั้นแล้ว เช่นเดียวกับธุรกิจของคุณ แต่ในธุรกิจคุณไม่เก็บใบเสร็จรับเงินไว้เฉพาะค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนเท่านั้น คุณเก็บเอกสารต้นฉบับไว้สำหรับการทำธุรกรรมทางการเงินทุกครั้ง
เอกสารต้นฉบับให้เอกสารข้อมูลแหล่งที่มาอธิบายข้อเท็จจริงพื้นฐานทั้งหมดของธุรกรรมเช่นจำนวนธุรกรรมที่ทำธุรกรรมวัตถุประสงค์ของการทำธุรกรรมและ วันที่ทำธุรกรรมนี่คือตัวอย่างบางส่วนของเอกสารต้นฉบับ:
เช็คที่ถูกยกเลิก
ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จรับเงินเงินสด
- ใบเสร็จรับเงินที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์
- ใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าที่คืนบัตรพนักงานเวลา
- ใบฝากเงิน
-
- ใบสั่งซื้อ
- เอกสารต้นฉบับควรได้รับการบันทึกลงในสมุดบัญชีที่เหมาะสมโดยเร็วที่สุดหลังจากการทำธุรกรรม หลังจากบันทึกแล้วเอกสารต้นฉบับทั้งหมดควรถูกจัดเก็บไว้ในระบบบางประเภทซึ่งสามารถเรียกค้นได้หากต้องการและเมื่อจำเป็น
ในบางกรณีอาจเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดให้มีห่วงโซ่อารักขาเพื่อให้สามารถระบุได้ว่าเอกสารต้นทางอยู่ในการควบคุมของคุณ
เอกสารต้นฉบับและ Photocopies
ในกรณีส่วนใหญ่การคัดลอกเอกสารต้นฉบับเป็นที่ยอมรับตามกฎหมาย ตัวอย่างเช่นบริการสรรพากรภายในได้รับสำเนาใบเสร็จรับเงินนับตั้งแต่ปีพศ. 2540 ตราบเท่าที่ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลที่อ่านได้รวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในเอกสารต้นฉบับและภายในขอบเขตของกระบวนการสแกนจะนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เหมือนกัน เป็นต้นฉบับ
ใบเสร็จการจัดหาวัสดุที่ระบุวัตถุที่ซื้อและราคาที่จ่าย แต่ที่ถูกสแกนโดยไม่มีชื่อผู้จัดจำหน่ายจะไม่มีคุณสมบัติ เอกสารที่นำเสนอข้อมูลทั้งหมดในใบเสร็จรับเงินต้นฉบับ แต่ได้รับการพิมพ์ใหม่ในรูปแบบ Word หรือ Excel จะไม่มีคุณสมบัติ
มาตรฐาน IRS - การอ่านต้นฉบับที่สมบูรณ์ถูกต้องและชัดเจน - เป็นมาตรฐานเดียวกับที่ใช้ในธุรกิจและหน่วยงานของรัฐหลายแห่งอย่างไรก็ตามสถาบันอื่น ๆ จะเพิ่มความต้องการทั่วไปเหล่านี้
เช่นมหาวิทยาลัยวอชิงตันเป็นต้นยอมรับว่าเป็นสำเนาสำหรับสำเนาเอกสารต้นฉบับที่มีความหนาแน่นต่ำสุดที่ 300 จุดต่อนิ้ว (dpi) และแสดงในรูปแบบ PDF หรือ TIFF; ไม่ยอมรับ photocopies JPEG
หากคุณกำลังวางแผนที่จะสแกนเอกสารทางบัญชีหรือเอกสารทางกฎหมายเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บตรวจสอบกับสถาบันที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะยอมรับเอกสารในรูปแบบที่คุณต้องการใช้