กลยุทธ์สำหรับการปรับปรุงบัญชีเจ้าหนี้

สำหรับธุรกิจจำนวนมากแผนกบัญชีเจ้าหนี้ไม่ได้รับความสนใจเป็นอย่างมากเว้นแต่มีอะไรผิดพลาด อย่างไรก็ตามมีจำนวนมากที่จะได้รับจากฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ที่มีการเรียกใช้ดี ตรงกันข้ามมีปัญหามากมายที่อาจเกิดขึ้นได้จากปัญหาที่เกิดขึ้นเพียงอย่างเดียว แผนกนี้มักมีผลกระทบมหาศาลต่อกระแสเงินสดของธุรกิจและมีโอกาสที่จะได้รับหรือสูญเสียจากการใช้ข้อตกลงการชำระเงินกับซัพพลายเออร์

แผนกบัญชีเจ้าหนี้ที่ดีจะสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดปริมาณและส่วนลดการชำระเงินในช่วงต้นรวมถึงการกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาเงินสดให้กับธุรกิจโดยใช้ค่าใช้จ่ายและการลงทุนอื่น ๆ แผนกนี้ควรจะสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์สามารถปฏิบัติตามข้อผูกพันและสัญญาได้ดังนั้นหากไม่สามารถบรรลุข้อกำหนดด้านปริมาณหรือคุณภาพปัญหาจะได้รับการแก้ไขและดำเนินการแก้ไขที่เหมาะสม

ปัญหาที่พบบ่อยในบัญชีเจ้าหนี้

แม้ว่าจะมีโอกาสมากมายในการตัดค่าใช้จ่ายและช่วยเพิ่มเงินสด แต่ก็มีอุปสรรคมากมายที่ธุรกิจต้องเผชิญเมื่อพยายามบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ การศึกษาการเพิ่มประสิทธิภาพบัญชีเจ้าหนี้ของแคนนอนปี 2014 พบว่าการประมวลผลกระดาษเป็นหนึ่งในแหล่งที่มาของปัญหาที่ใหญ่ที่สุดสำหรับหลาย ๆ องค์กรโดยเวลาที่ใช้ในการจัดการกับการออกใบแจ้งหนี้เป็นปัญหาใหญ่ที่สุด

แหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่น่าเป็นห่วงคือ

การตรวจสอบการชำระเงินตามเวลา

การทำให้ขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

• การได้รับเงื่อนไขการชำระเงินที่ดีที่สุดกับซัพพลายเออร์และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีภาระผูกพัน
• การบันทึกและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการทำธุรกรรม
• ประเด็นต่างๆที่ระบุไว้ในรายการจะทำให้แย่ลงหรือสร้างขึ้นโดยการพึ่งพาการออกใบแจ้งหนี้เป็นลายลักษณ์อักษร เอกสารที่หายไปเป็นปัญหาบ่อยๆในหลาย ๆ องค์กรนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าหรือที่ไม่ได้รับ นอกจากนี้ในขณะที่ธุรกิจจำนวนหนึ่งมีความสนใจในเอกสารดิจิทัลของพวกเขาผู้ขายส่วนใหญ่ยังคงส่งใบแจ้งหนี้กระดาษหรือส่งทางแฟกซ์
• ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่จะจัดการบัญชีด้วยตัวเองซึ่งส่วนใหญ่ทำด้วยตนเอง เนื่องจากซัพพลายเออร์เพียงไม่กี่แห่งได้เปลี่ยนไปใช้การเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วองค์กรส่วนใหญ่จะใช้กำลังคนจำนวนมากในการป้อนข้อมูลและสร้างเอกสารดิจิทัลด้วยตนเอง
• การใช้เอกสารกระดาษชะลอกระบวนการอนุมัติของใบแจ้งหนี้เนื่องจากต้องทำสำเนาและจัดส่งให้สมาชิกผู้บริหารที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบ เมื่อเอกสารไม่สามารถเข้าถึงได้ง่ายหรือมีอยู่ในรูปแบบดิจิทัลจะเป็นความท้าทายในการวิเคราะห์ข้อมูลและตรวจสอบว่าได้รับข้อตกลงการชำระเงินที่ดีที่สุดและมีภาระผูกพันตามข้อกำหนดข้อตกลงในการชำระเงินและการชำระเงินในช่วงต้นจะหายไปได้ง่ายหากธุรกิจไม่สามารถชำระเงินได้เมื่อจำเป็นต้องใช้ดังนั้นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอาจเป็นเรื่องที่เสียค่าใช้จ่าย

การปรับปรุงและการเพิ่มประสิทธิภาพ

เนื่องจากปัญหาหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานที่ถูกต้องของแผนกบัญชีเจ้าหนี้เกิดจากสาเหตุเดียวกันสาเหตุที่ทำให้องค์กรต่างๆสามารถดูแลได้หลายอย่าง กังวลในเวลาเดียวกัน สามวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่ธุรกิจจะสามารถปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของตนได้ดังนี้:

ใช้การจดจำอักขระของวัตถุเพื่อทำเอกสารดิจิทัล

ใช้ประโยชน์จากพอร์ทัลออนไลน์ที่สามารถเข้าถึงซัพพลายเออร์

สร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการ

• OCR
• ในขณะที่หลาย ๆ บริษัท มักใช้ประโยชน์จากเครื่องสแกนเนอร์เพื่อสร้างเอกสารดิจิทัลของเอกสาร แต่โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการสร้างภาพของเอกสารที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าข้อมูลยังคงต้องมีการป้อนด้วยตนเองลงในฐานข้อมูลดังนั้นในขณะที่การสูญหายของระเบียนน้อยกว่าปัญหาก็ยังคงใช้เวลานาน
• การรับรู้อักขระอ็อบเจ็กต์หรือ OCR เกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสารและเรียกข้อมูลจากไฟล์ ข้อมูลนี้สามารถเพิ่มลงในฐานข้อมูลหรือสเปรดชีตได้โดยอัตโนมัติ กระบวนการ OCR ช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและช่วยให้สามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีที่เอกสารได้รับ OCR ใช้เวลาเดียวกันกับพนักงานขณะสแกนเอกสารเพื่อสร้างไฟล์รูปภาพโดยทั่วไปไม่ต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมใด ๆ Per Gartner มีองค์กรที่สามารถโพสต์ใบแจ้งหนี้ได้ 80 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไปโดยที่พนักงานไม่ต้องมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรง

พอร์ทัลผู้จัดจำหน่าย

การทำให้ขั้นตอนการป้อนใบแจ้งหนี้และข้อมูลลงในระบบแบบรวมศูนย์ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างหรือใช้ประโยชน์จากพอร์ทัลออนไลน์ที่ช่วยให้ธุรกิจและซัพพลายเออร์สามารถติดตามคำสั่งซื้อดูใบแจ้งหนี้และดูการชำระเงิน จะทำ การทำให้ข้อมูลนี้มีให้กับบุคคลหลาย ๆ คนในองค์กรสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าแผนกบัญชีเจ้าหนี้มีการกำกับดูแลที่เหมาะสมและช่วยเร่งเวลาในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ การอนุญาตให้ผู้จัดหาเข้าถึงพอร์ทัลช่วยให้ธุรกิจเหล่านี้สามารถส่งใบแจ้งหนี้และติดตามการชำระเงินรวมทั้งได้รับทราบถึงปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากปัญหาด้านวัสดุสิ้นเปลืองที่ได้รับหรือออกใบแจ้งหนี้

สร้างเวิร์กโฟลว์และกระบวนการ

อย่างไรก็ตามองค์กรตัดสินใจที่จะจัดการกับความพยายามในการจัดการข้อมูลของตนสิ่งสำคัญคือมีกระบวนการที่กำหนดขึ้นสำหรับการจัดการบัญชีและการชำระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าการดำเนินงานกำลังทำงานและหาทางเลือกอื่น ๆ หากยุ่งยากหรือทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือความล่าช้า ตามที่ Deloitte กระบวนการเหล่านี้ควรดูรายละเอียดว่าแผนกบัญชีเจ้าหนี้จะทำอย่างไรเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้การป้อนข้อมูลและการแบ่งปันข้อมูลและขั้นตอนการรับใบแจ้งหนี้อย่างไร นอกจากนี้ควรมีแนวทางในการพิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน

แม้ว่าซัพพลายเออร์จำนวนมากเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินภายใน 30 หรือ 90 วัน แต่ก็อาจไม่คุ้มกับส่วนลดถ้าทำเช่นนั้นยับยั้งกระแสเงินสดขององค์กร นอกจากนี้ยังจำเป็นที่จะต้องมีวิธียืนยันว่าทั้ง บริษัท และซัพพลายเออร์มีคุณสมบัติตามข้อกำหนดของสัญญาหรือข้อตกลง การสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้สามารถช่วยให้องค์กรต่างๆมีทางเลือกที่เหมาะสม

เมื่อซัพพลายเออร์ไม่สามารถส่งมอบตรงเวลาในปริมาณที่เพียงพอหรือปริมาณที่เหมาะสม บริษัท อาจไม่ต้องการจ่ายใบแจ้งหนี้จนกว่าปัญหาเหล่านี้จะได้รับการแก้ไข เวิร์กโฟลว์สามารถเป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดสิ่งที่ควรทำเมื่อปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้น นอกจากนี้การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ยังจำเป็นที่จะต้องทำในเวลาเพื่อป้องกันการสูญเสียส่วนลดหรือการลงโทษที่เกิดขึ้นสำหรับการชำระเงินล่าช้า ข้อตกลงของผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและมีการปรับปรุงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและกระบวนการต่างๆควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีแต่ละบัญชีได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

การสร้างเวิร์กโฟลว์อาจช่วยให้ บริษัท :

เอาต์ซอร์ส

การทำ Digitizing Records การใช้ OCR และการใช้พอร์ทัลที่ซัพพลายเออร์เข้าถึงได้อาจไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่องค์กรไม่ควรถือว่า ต้นทุนจะทำให้ธุรกิจไม่สามารถใช้ประโยชน์จากพวกเขาได้ แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและบำรุงรักษาระบบอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นอุปสรรคต่อองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง แต่การทำเช่นนี้เองมักไม่จำเป็น มีผู้ให้บริการบุคคลที่สามหลายรายที่สามารถจัดหางานเหล่านี้ให้กับ องค์กรสามารถรับความช่วยเหลือจากภายนอกสำหรับทุกอย่างตั้งแต่การตั้งค่ากระบวนการ OCR เพื่อช่วย บริษัท สร้างเวิร์กโฟลว์ในการวิเคราะห์สัญญาซัพพลายเออร์

ในขณะที่องค์กรอาจไม่สามารถเดินเท้าค่าใช้จ่ายในการดำเนินการระบบไอทีที่หลากหลายได้ด้วยตนเองการจัดการบุคคลที่สามจะเป็นเรื่องที่ไม่แพงมาก ธุรกิจจะต้องเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการใช้บุคคลภายนอกในการพัฒนาระบบเหล่านี้กับการออมและการเพิ่มมูลค่าของเงินสด แต่การเอาท์ซอร์สช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและระบบที่ปกติจะมีราคาแพงเกินไป

ตรวจสอบว่ามีการสร้างใบสั่งซื้อสำหรับใบสั่งซื้อใหม่

ตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับผลิตภัณฑ์ที่ได้รับและเป็นไปตามข้อตกลงตามสัญญา

ตรวจสอบบันทึกเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินทำขึ้นโดยทำตามเวลาและไม่ซ้ำซ้อน

• กำหนดวิธีการที่ดีที่สุดในการจ่ายใบแจ้งหนี้เช่นผ่าน EFTs หรือบัตรเครดิตเพื่อลดค่าธรรมเนียม