วิธีการประหยัดเวลาในการโทรออก

การจัดการเวลาทางโทรศัพท์มีความสำคัญเนื่องจากโทรศัพท์ยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารหลักสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่สุด แต่ส่วนมากของเวลาที่ธุรกิจใช้จ่ายผ่านโทรศัพท์ก็เสียเวลา แทนที่จะสื่อสารกับคนที่เราต้องการสื่อสารด้วยเมื่อโทรออกเราจะพูดคุยกับคนอื่นหรือเครื่องอื่น ๆ โดยไม่หยุดนิ่งของแท็กโทรศัพท์

แต่ถ้าเกิดว่าเราจะโทรหาและพูดคุยกับคนที่เราอยากจะคุยด้วยพูดในสิ่งที่เราอยากจะพูดและเดินต่อไป?

ลองนึกภาพว่าเรามีประสิทธิผลมากขึ้นเท่าใดและต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำสิ่งอื่น ๆ

เราทำได้ดี - และทั้งหมดก็ต้องเตรียมตัวก่อนเล็กน้อย

การจัดการเวลาโทรศัพท์เคล็ดลับสำหรับการโทรออก

1) ไม่ว่าจะเป็นซัพพลายเออร์ลูกค้ารายปกติหรือผู้รับเหมาหลายรายก็เรียกคนเดิมซ้ำ ๆ กัน อัพเดตข้อมูลที่ติดต่อของคุณ ด้วยรายละเอียดที่ช่วยประหยัดเวลาเพื่อไม่ให้คุณเสียเวลาในการเข้าถึงผู้ที่ไม่พร้อมใช้งาน

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณรู้ว่าคนที่คุณต้องการไปรับประทานอาหารกลางวันตั้งแต่ 1 ถึง 2 p ม. ในแต่ละวันทำไมเสียเวลาของฉันที่พยายามโทรหาเธอในช่วงเวลานี้?

2) กำหนดหมายเลขสำหรับผู้ที่คุณโทรเข้าโทรศัพท์ของคุณเป็นประจำ ฉันประหลาดใจที่คนที่ไม่ได้ทำเช่นนี้เนื่องจากเวลาที่คุณบันทึกไว้เมื่อคุณมองหาตัวเลขและเจาะพวกเขาไม่ได้เท่ากัน

3) วางแผนการโทรออกของคุณ ก่อนจะโทรลงจดเป้าหมายหลักของการโทรและประเด็นสำคัญที่คุณต้องการจะครอบคลุม

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ตลอดเวลาขณะที่โทรศัพท์อยู่และมั่นใจได้ว่าคุณจะครอบคลุมทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องการครอบคลุมประหยัดเวลาในระหว่างการโทรและหลีกเลี่ยงการโทรติดต่ออีกครั้งเนื่องจากคุณลืมบางสิ่งบางอย่าง ดู 11 เทคนิคการโทรเย็นสำหรับการขายที่ประสบความสำเร็จสำหรับวิธีเตรียมสคริปต์การเปิดที่จะช่วยให้คุณอยู่ในหัวข้อ

4) ถ้าคุณโทรหาใครบางคนที่ป้อนลงในฐานข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคลที่คุณโทรมาหาคุณเมื่อคุณโทรหา ไม่ว่าคุณจะใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือ Rolodex นี่เป็นความช่วยเหลือเกี่ยวกับหน่วยความจำที่ดีระหว่างการโทร นอกจากนี้หากคุณไม่ต้องมองหาบางอย่างเช่นชื่อของสามีของลูกค้าคุณจะมีตัวเลือกในการบันทึกในระหว่างการโทรช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น

5) แน่นอนถ้าคุณต้องการสร้างโน้ตในระหว่างการโทร (หรือทำอะไรก็ได้ขณะพูดโทรศัพท์) ควรมีสปีกเกอร์โฟนหรือชุดหูฟังที่ดี การยกมือขึ้น อาจทำให้เสียเวลาได้มากขึ้น

6) หากคุณใช้เครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือวอยซ์เมลของผู้อื่น ทิ้งข้อความทั้งหมดไว้หมายเลขโทรศัพท์ของคุณสองครั้งและระบุเหตุผลที่คุณโทร ตัวอย่างเช่น "นี่คือ Susan Ward ที่ (หมายเลขโทรศัพท์) ฉันโทรมาเพื่อหารือเกี่ยวกับการประมาณการโครงการของคุณคุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ (หมายเลขโทรศัพท์) ช่วงบ่ายวันนี้"

การระบุหมายเลขของคุณสองครั้งจะให้ผู้รับ ข้อความมีโอกาสที่ดีกว่าในการทำให้ถูกต้องและทำให้เขียนโดยไม่ต้องเขียนข้อความใหม่

7) อย่ายอมแพ้ต่อโทรศัพท์ เมื่อคุณพยายามเข้าถึงใครบางคนและคุณยังไม่ได้เป็นเรื่องที่ดึงดูดใจให้โทรกลับ - บางทีทุกๆครึ่งชั่วโมง!

แต่ถ้าคุณได้รับข้อความที่ถูกต้องคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทิ้งข้อความซ้ำ ๆ (และเติมเครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือวอยซ์เมล์) ให้คนที่คุณโทรหาเวลาที่เหมาะสมในการโทรกลับเช่นจนถึงวันทำการถัดไป

8) กำหนดเวลาการโทรศัพท์ของคุณและทำให้ทุกคนรวมกันในช่วงเวลาเดียวถ้าเป็นไปได้ ส่วนมากของเราไม่ค่อยชำนาญในการทำงานหลายอย่างและเสียประสิทธิภาพในการทำงานมากเมื่อเราพลิกไปมาจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง ดังนั้นถ้าคุณโทรมาหลายสิบครั้งในวันใดวันหนึ่งก็จะมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะทำให้ทุกคนในหนึ่งชั่วโมงมากกว่าหนึ่งหรือสองครั้งแล้วโทรอีกสามครั้งหลังจากนั้นอีก 45 นาทีหลังจากนั้น

9) จองสายโทรออกของคุณหากเป็นไปได้ ถ้าไม่ใช่จะเป็นการโทรด่วนเมื่อคุณโทรหาใครสักคนแนะนำตัวเองบอกให้เธอทราบว่าทำไมคุณถึงโทรศัพท์และถามเธอว่าเวลาที่สะดวกในการพูดคุยหรือถ้าเธอต้องการจะจองเวลา เพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้

จากนั้นจัดให้คุณโทรหาเธอในเวลานั้น การทำเช่นนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้ แต่ช่วยประหยัดเวลาในการโทรหาบุคคลเพราะทั้งสองคนพร้อมที่จะคุยเกี่ยวกับปัญหาที่คุณเรียกมาก่อน

10) ถ้าเป็นไปได้ให้โทรออกในช่วงเวลาสำคัญ ๆ การวิจัยชี้ให้เห็นว่ามีผู้คนอยู่ในสำนักงานของพวกเขาในตอนเช้าและสามารถเข้าถึงได้ระหว่าง 8 คน ม. และ 11 a. ม.

ต้องการเคล็ดลับเพิ่มเติมในการจัดการกับการโทรหรือไม่? จากนั้นคุณจะต้องการอ่านชิ้นส่วนร่วมในบทความนี้เคล็ดลับการจัดการเวลาสำหรับการโทรเข้าโทรศัพท์

คุณอาจต้องการอ่าน:

วิธีการประหยัดเวลาและรับเวลาในชีวิตที่วุ่นวาย

11 เคล็ดลับการจัดการเวลาที่ทำงาน