การสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ: เคล็ดลับในการจัดการ

เรามีรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด อย่างใดมีไม่เคยดูเหมือนว่าจะมีเวลาเพียงพอในวันที่จะบรรลุทุกสิ่งในรายการที่ต้องทำของคุณ นี่คือระบบที่ทำงานได้ดีและสามารถทำงานให้คุณได้เช่นกัน

รายการไม่เพียงพอ

การทำ "สิ่งที่ต้องทำ" ไม่เพียงพอ คุณต้องจัดอันดับพวกเขา คุณต้องรู้ว่างานใดมีความสำคัญมากขึ้นเพื่อให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่พวกเขาได้ จากนั้นคุณจะต้องจัดสรรทรัพยากรให้กับรายการเหล่านั้นวัดความก้าวหน้าของคุณและให้รางวัลกับความสำเร็จของคุณ

จัดอันดับ

แสดงรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในสเปรดชีตแม้ว่าคุณจะสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้บนกระดาษ นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ลงในคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณเขียนลงในปฏิทินหรือป้อนข้อมูลลงในซอฟต์แวร์การจัดการเวลา

ขั้นตอนแรกคือการทำรายการทั้งหมดที่คุณต้องทำ จากนั้นกำหนดระดับให้พวกเขาเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่รายการที่สำคัญ (ดูบทความหลักการของ Pareto - กฎข้อที่ 80-20 สำหรับการทบทวนความสำคัญว่าเหตุใดจึงสำคัญ)

ใช้การจัดอันดับ A, B, C รายการ A คือสิ่งที่ฉันต้องทำในวันนี้ก่อนออกเดินทาง รายการ B คือสิ่งที่คุณต้องทำ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นปัจจุบัน ท้ายที่สุด C-list คือสิ่งที่คุณต้องหาเวลาให้ทำเร็ว ๆ นี้

คุณอาจพบว่าค่อนข้างรวดเร็วว่าสิ่งต่างๆในรายการ C และแม้แต่รายการ B ก็ไม่เคยทำได้ ในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการคนหนึ่งเมื่อหลายปีก่อนดิฉันพบว่าตัวเองหงุดหงิดมากขึ้นกับรายการ A ไม่เพียง แต่ฉันไม่ได้ผ่านมันทุกวันเป็นฉันเคยมีมาก่อน แต่รายการที่ยังคงเติบโต

เมื่อฉันคิดว่าฉันต้องทำอย่างไรเพื่อทำให้รายการที่ต้องทำของฉันทำงานให้ฉันและฉันได้พัฒนาระบบที่ทำงาน

ไม่ได้ การจัดการเวลา

ไม่ทราบว่าอะไรสำคัญ สิ่งที่ทำในรายการ ฉันจำเป็นต้องรู้ว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนและฉันต้องอุทิศเวลาเท่าไร ฉันเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของฉันโดยประมาณเวลางานแต่ละงานควรใช้และคอลัมน์ที่อยู่ติดกันซึ่งมีจำนวนรวมสะสม

จากนั้นฉันก็ได้ศึกษาเรื่องง่ายๆ ขณะที่ผมทำงานแต่ละครั้งผมเขียนสิ่งที่ผมทำและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ฉันติดตามตลอดทั้งวัน จากนั้นฉันก็ซ้ำอีกสองสามสัปดาห์ต่อมาในวันอื่น นี่ไม่ใช่การสำรวจอย่างละเอียดถี่ถ้วน แต่อย่างใด แต่มันทำให้ฉันเข้าใจ ในฐานะผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการมากในวันของฉันถูกนำขึ้นโดยการหยุดชะงัก - การจัดการกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นวิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้นหรือปัญหาที่ต้องแก้ไข โดยเฉลี่ยการหยุดชะงักเหล่านี้ใช้เวลาสี่ชั่วโมงต่อวัน ตั้งแต่ฉันมักทำงานสิบชั่วโมงวันที่เหลือฉันหกชั่วโมงต่อวันสำหรับสิ่งที่ฉันต้องทำรายการ

ในแต่ละคืนก่อนออกจากออฟฟิศฉันจะปรับปรุงรายการสิ่งที่ต้องทำ ฉันจะลบสิ่งที่ฉันได้รับมอบหมายหรือปรับลดใหม่เพิ่มสิ่งใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นจัดเรียงลำดับความสำคัญเพื่อให้ได้งานที่สำคัญที่สุดที่ด้านบนและกำหนดเวลาโดยประมาณให้กับแต่ละคนจากนั้นฉันจะลงไปที่เครื่องหมายหกชั่วโมงและวาดเส้น ที่กลายเป็นเป้าหมายของฉันสำหรับวันถัดไป

รางวัลเอง

บ่อยครั้งที่บรรทัดนั้นลดลงที่ไหนสักแห่งใน A-list ของฉัน ไม่ค่อยได้ทุกที่ใกล้ด้านล่าง อย่างไรก็ตามนั่นคือเป้าหมายของฉัน ถ้าฉันตีหรือเดินผ่านเส้นฉันก็กลับบ้านรู้สึกเหมือนว่ามันเป็นวันที่มีประสิทธิผลและประสบความสำเร็จ

แทนที่จะตีตัวเองมากกว่าสิ่งที่ฉันไม่สามารถเข้ามาได้ฉันยอมรับความสำเร็จของฉันที่ได้พบหรือทำร้ายเป้าหมายของฉัน วันรุ่งขึ้นฉันต้องเริ่มต้นใหม่อีกครั้งและบรรลุเป้าหมายใหม่ แต่ฉันทำมันจากมุมมองของการสร้างความสำเร็จก่อนหน้านี้มากกว่าจากความขุ่นมุกเขนขะของการมีเวลาทำมากกว่าที่จะมีเวลาทำสำเร็จ

คุณต้องการระบบ

การจะประสบความสำเร็จคุณต้องพัฒนาระบบเพื่อจัดการกับเวลาของคุณเพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งต่างๆได้มากขึ้นในเวลาที่คุณมี หากบรรทัดเป้าหมายของคุณในรายการสิ่งที่ต้องทำอยู่ใกล้ด้านบนเสมอเจ้านายของคุณจะเริ่มมองหาคนอื่นที่สามารถทำงานได้ไกลกว่ารายการนี้ทุกวัน ด้านล่างให้ดูที่แหล่งข้อมูลสองสามแห่งเพื่อช่วยให้คุณจัดการงานได้ดีขึ้น

จัดการปัญหานี้

ทำรายการงานที่คุณต้องทำ ให้ความสำคัญกับผู้ที่มีความสำคัญไม่ใช่แค่เรื่องเร่งด่วน

มีแผนจะทำอะไรให้สำเร็จในแต่ละวัน ทำงานในแผนดังกล่าว รางวัลตัวเองเมื่อคุณพบหรือชนะเป้าหมายของคุณ

การจัดการเวลาและเพิ่มประสิทธิผล

ระบบการจัดการเวลาที่ใช้งานได้จริง