การจัดการเวลาโครงการเป็นหนึ่งใน 10 พื้นที่ความรู้ของ PMP สำหรับผู้จัดการโครงการ เป็นระเบียบวินัยในการจัดการโครงการที่มีลักษณะในการควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในการทำงาน
บทความนี้จะกล่าวถึงพื้นที่ความรู้เกี่ยวกับการจัดการเวลาของโครงการจากคู่มือการจัดการองค์ความรู้ (PMBOK® Guide) - ฉบับที่ห้า มีวิธีอื่น ๆ ในการดูการจัดตารางโครงการ แต่ถ้าคุณกำลังทำงานเพื่อรับรองPMP®ของคุณแล้วแนวทาง PMBOK® Guide คือแนวทางที่คุณจะปฏิบัติตามและเป็นแนวทางที่ดีสำหรับผู้จัดการโครงการทั้งหมดด้วย
กระบวนการจัดการโครงการเวลาPMBOK® Guide
ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน กระบวนการจัดการโครงการเวลา: การจัดการตารางเวลาตามแผน กำหนดกิจกรรม
- กิจกรรมตามลำดับ
- ประมาณค่ากิจกรรม
- ระยะเวลากิจกรรมโดยประมาณ
- พัฒนาตารางเวลา
- กำหนดการควบคุม
-
- ลองมาดูลึกลงไปในแต่ละเรื่อง
นี่คือที่ที่คุณกำหนดนโยบายขั้นตอนและเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดการกำหนดการโครงการของคุณจากแผนแรกการพัฒนาอย่างต่อเนื่องการดำเนินการและการควบคุมตารางเวลา
ผลลัพธ์ของการวางแผนนี้คือการจัดทำแผนการจัดการตารางเวลา อย่างไรก็ตามในชีวิตจริงคุณอาจไม่มีแผนแยกต่างหากในการจัดการตารางเวลาของคุณ สิ่งที่คุณทำงานที่นี่จะสิ้นสุดในแผนการจัดการโครงการของคุณ (ดูวิธีการเขียนแผนการจัดการโครงการที่นี่) และนั่นก็เพียงพอแล้ว
กระบวนการนี้จะระบุและจัดทำเอกสารสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ได้จากโครงการ
กล่าวอีกนัยหนึ่งมันระบุภารกิจของโครงการ คุณจะใช้คำชี้แจงขอบเขตที่คุณรวบรวมไว้ในระหว่างกิจกรรมการจัดการขอบเขตเพื่อช่วยคุณแยกงานออกเป็นงานเฉพาะ
ผลลัพธ์หลักของการทำงานผ่านนี้ก็คือคุณจะจบลงด้วยรายการงานที่กำหนดไว้ในโครงการ นี่เป็นประโยชน์เนื่องจากเป็นข้อมูลหลักในกระบวนการถัดไปลำดับกระบวนการกิจกรรม
การใช้รายการงานของคุณตอนนี้คุณต้องวางไว้ในลำดับที่ถูกต้อง ในตอนท้ายของกระบวนการนี้คุณจะมีมุมมองเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างงานโครงการ กระบวนการนี้ช่วยให้โครงการของคุณทำงานได้ถูกต้องเพื่อให้คุณสามารถใช้ทรัพยากรของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและส่งมอบให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
คู่มือ
PMBOK® Guide
พูดถึงการสร้างแผนภาพเครือข่ายเป็นผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ แต่สิ่งนี้แทบจะไม่มีความจำเป็นและแน่นอนว่าไม่มีอะไรที่คุณต้องทำด้วยมือ หากคุณต้องการทำแผนภาพเครือข่ายด้วยเหตุผลบางประการจากนั้นใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณเพื่อดำเนินการอย่างไรก็ตามรายชื่อของการพึ่งพาและการเริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของงานจะเป็นเช่นเดียวกับการเสียเวลาที่ดีและใช้เวลาน้อยมาก
คาดการณ์กระบวนการทรัพยากรกิจกรรม
เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังจะทำอะไรขั้นตอนต่อไปคือการหาสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น กระบวนการทรัพยากรกิจกรรมโดยประมาณช่วยได้ด้วย ในขั้นตอนนี้คุณจะได้ทราบถึงทรัพยากรมนุษย์อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณต้องการรวมทั้งปริมาณที่คุณต้องการด้วย กระบวนการประมาณความคาดหมายของกิจกรรม นี่คือการทำงานอย่างหนักในการคำนวณระยะเวลาที่แต่ละงานจะเกิดขึ้น
ระหว่างขั้นตอนนี้คุณจะหาว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำแต่ละกิจกรรมโดยใช้ทรัพยากรที่คุณระบุ
อย่าลืมคำนึงถึงความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและวันหยุดด้วยระยะเวลากิจกรรมของคุณ เพียงเพราะงานใช้เวลาเพียง 8 ชั่วโมงไม่ได้หมายความว่าจะเสร็จสิ้นในตอนเช้า
พัฒนากระบวนการจัดตารางเวลา
ในตอนนี้คุณสามารถใส่ตารางการทำงานของโครงการได้แล้ว ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมจากกระบวนการข้างต้นควรเป็นเรื่องง่าย
เมื่อกล่าวว่าการพัฒนาตารางเวลาเป็นหนึ่งในกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้นในคู่มือPMBOK® Guide มี 13 ข้อมูล (ทุกอย่างเหนือความเสี่ยงขอบเขตและองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับบริบทของโครงการ) กำหนดการเองเป็นเพียงหนึ่งในผลลัพธ์ แต่คนอื่น ๆ (ในมุมมองของฉัน) มีความสำคัญน้อยกว่า หลังจากทั้งหมดคุณได้ผ่านทั้งหมดนี้เพื่อให้ได้ตารางเวลาซึ่งเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการจัดการประสิทธิภาพของโครงการของคุณ
ตารางเวลาของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นแผนภูมิของ Gantt ต่อไปนี้เป็นทางเลือก 5 ประการสำหรับแผนภูมิ Gantt ที่คุณจะต้องพิจารณา
ขั้นตอนการควบคุมการจัดตารางเวลา
ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการควบคุมจะทำให้คุณมีเครื่องมือที่จำเป็นในการเฝ้าติดตามและปรับปรุงตารางงานโครงการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงมีการจัดการอย่างเหมาะสมและคุณสามารถควบคุมเวลาของโครงการได้
การเตรียมตารางงานของโครงการและการติดตามผลงานในภายหลังเป็นงานชิ้นใหญ่ แต่คุ้มค่าที่จะรู้ว่าคุณมีเวลาที่จะมั่นใจได้