อะไรคือใบแจ้งหนี้และสิ่งที่รวมเอาไว้?

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ บางครั้งเรียกว่าใบแจ้งหนี้การขาย เป็นใบเรียกเก็บเงินที่ผู้ส่งมอบโดยผู้ให้บริการผลิตภัณฑ์หรือบริการไปยังผู้ซื้อ ใบแจ้งหนี้กำหนดภาระหน้าที่ของผู้ซื้อในการชำระเงินสร้างบัญชีลูกหนี้ กล่าวคือใบแจ้งหนี้เป็นการตรวจสอบเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสินค้าหรือบริการ

ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญในการจัดทำบัญชีและบันทึกบัญชีของธุรกิจของคุณเนื่องจากบันทึกรายการขาย

ใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง?

ส่วนปกติในใบแจ้งหนี้ประกอบด้วย:

• วันที่ ที่สร้างใบแจ้งหนี้ อย่าลืมเรื่องนี้! วันที่ของใบแจ้งหนี้จะเริ่มต้นการฟ้องร้องนาฬิกากับลูกค้า หากคุณมีข้อกำหนด (ระยะเวลาในการชำระเงิน) คุณต้องการรวมวันที่เพื่อให้ทุกคนทราบเมื่อครบกำหนด
• ชื่อและที่อยู่ ของลูกค้าและผู้จัดจำหน่าย หากคุณกำลังสร้างใบแจ้งหนี้ในซอฟต์แวร์บัญชีคุณอาจต้องใช้ที่อยู่อีเมลของลูกค้าเท่านั้น แต่ควรเก็บและรวมที่อยู่ทางกายภาพไว้ด้วยในกรณีที่คุณต้องการส่งจดหมายหรือเอกสารจริง
• ชื่อผู้ติดต่อ ของบุคคลทั้งสองธุรกิจ (หรือธุรกิจและบุคคล) เป็นกฎความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อถูกต้อง
• รายละเอียดของสินค้าที่ซื้อ ทั้งผลิตภัณฑ์หรือบริการ รวมทั้งราคา และปริมาณ บ่อยครั้งที่คุณจะมีคำอธิบายสินค้ามาตรฐานและหมายเลขสินค้าคงคลัง แต่จะต้องเฉพาะเจาะจงและละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและปัญหาที่ฉันไม่รู้จัก

• ข้อกำหนดในการชำระเงิน ตัวอย่างเช่นผู้ให้บริการอาจระบุว่า "สุทธิ 30 วัน" ซึ่งหมายความว่าจำนวนเงินทั้งหมดจะครบกำหนดภายใน 30 วัน

วิธีการทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจออนไลน์หรืออาจจะใช้ใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ล่วงหน้าที่คุณทำเสร็จ กระบวนการทำงานเช่นเดียวกันสำหรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งสองแบบ

คุณจะจัดทำใบแจ้งหนี้เฉพาะหลังจากที่คุณจัดส่งหรือส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าเท่านั้น

• เริ่มต้นด้วย ระบุลูกค้า ในบางกรณีคุณอาจต้องการระบุลูกค้าย่อยหรืองานภายในไฟล์ของลูกค้า
• รวม เลขที่เอกสารก่อนหน้า ที่เกี่ยวข้องกับการขายนี้รวมทั้งใบสั่งซื้อหรือข้อตกลงการขายหรือการประมาณใด ๆ
• ระบุ รายการที่ขายและจัดส่ง โดยปกติคุณจะใส่ชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการปริมาณ (หรือเวลาสำหรับบริการ) และอัตรา (ต่อรายการหรือต่อชั่วโมง) หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์จะคำนวณผลรวมของแต่ละรายการ นี่คือสถานที่ที่คุณอาจจำแนกประเภทสินค้าว่า "สั่งซื้อล่วงหน้า""
• แต่ละรายการจะมีสายของตัวเองและเพิ่มสายทั้งหมดไว้ด้วย
• ถัดไปคุณจะมีข้อมูล เงินฝาก จากลูกค้าแล้วหรือ ส่วนลด < ใช้กับใบแจ้งหนี้นี้ คุณอาจต้องการเสนอวิธีการชำระเงินแบบต่างๆให้กับลูกค้าซึ่งอาจให้ส่วนลดสำหรับการชำระเป็นเงินสด
• รวม
• เงื่อนไขการจัดส่ง สำหรับสินค้าที่จัดส่งมีอยู่สองประเภท : FOB shipping point หรือ FOB destination (FOB ย่อมาจาก "free on board.") หากเงื่อนไขเป็นจุดจัดส่ง FOB ผู้ขนส่ง (ผู้ขาย) จ่ายค่าจัดส่งถ้าเงื่อนไขเป็นปลายทาง FOB ผู้ซื้อชำระค่าขนส่ง นอกจากนี้โปรดทราบว่าลูกค้าจะหยิบสินค้าหรือไอเทมไว้ในกรณีที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับ รวมเงื่อนไขการขาย
• นั่นคือเมื่อไหร่ คุณต้องการให้ผู้ซื้อชำระเงินและคุณจะให้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินเริ่มต้นหรือไม่ข้อกำหนดจะแสดงเช่นนี้ 2/10 Net / 30 นั่นหมายความว่าคุณจะให้ส่วนลด 2% ถ้าจ่าย ment จะได้รับภายใน 10 วันและยอดคงเหลือทั้งหมดจะครบกำหนดใน 30 วัน อาจมีการจัดส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หรือส่งทางอีเมลหรือแฟกซ์ไปยังลูกค้า

เมื่อลูกค้าชำระเงินหมายเลขใบกำกับสินค้าควรจะระบุไว้ในใบเสร็จรับเงินและตรงกับใบเสร็จรับเงินในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณดังนั้นจึงเห็นได้ชัดว่ามีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว การชำระเงินใช้จำนวนเงินคงค้างจากบัญชีลูกหนี้ของคุณ

ใบแจ้งหนี้เทียบกับใบสั่งซื้อ

บางครั้งใบแจ้งหนี้สับสนกับใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ (PO) อยู่ก่อนการทำธุรกรรมและมีใบแจ้งหนี้อยู่หลังการทำธุรกรรม ใบสั่งซื้อจะบันทึกคำสั่งซื้อโดยลูกค้าไปยังผู้ขายหรือผู้จัดจำหน่าย ในขณะที่ใบแจ้งหนี้จะบันทึกการรับผลิตภัณฑ์หรือบริการและตามที่ระบุไว้ข้างต้น

ตัวอย่างของใบแจ้งหนี้

Susan Ward ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจขนาดเล็กแคนาดามีใบแจ้งหนี้ตัวอย่าง ซึ่งรวมถึงข้อมูลของแคนาดา แต่จะให้แนวคิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่มี Allena Tapia ผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนอิสระในการทำงานอิสระมีขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้ทีละขั้นตอน