ผู้จัดการโครงการมีความรู้เกี่ยวกับการทำงานให้เสร็จ

ผู้จัดการโครงการมีบทบาทสำคัญมากขึ้นในงานกลุ่มที่เต็มไปด้วยความคิดริเริ่มในวันนี้ หลังจากที่ทุกโครงการมีอยู่ทุกหนทุกแห่งในองค์กรของเรา

ตามความหมายโครงการคืองานทั้งหมดที่เราทำครั้งเดียว มันเป็นแบบชั่วคราวและไม่เหมือนใคร เราพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ในโครงการ เราใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ เช่นการวางแผนทรัพยากรองค์กรของ บริษัท หรือซอฟต์แวร์การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางทีมงานโครงการ

แม้กระทั่งงานด้านนวัตกรรมและการพัฒนากลยุทธ์และการดำเนินการจะเกิดขึ้นในรูปแบบของโครงการ

บุคคลที่มีบทบาทในการเป็นผู้จัดการโครงการในองค์กรของเรามีความสำคัญต่อการอยู่รอดและความสำเร็จของ บริษัท ของเรา พวกเขาอำนวยความสะดวกและประสานงานและไดรฟ์รับงานทำและพวกเขาทำได้โดยใช้ทั้งวิทยาศาสตร์และศิลปะ

ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์จะเชี่ยวชาญในการช่วยให้กลุ่มมีความคิดที่ซับซ้อนข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์หรือความต้องการของลูกค้าและทำลายแนวคิดเหล่านี้ลงไปในชิ้นงานที่ย่อยง่าย พวกเขาประสานงานทรัพยากรและการไหลของงาน พวกเขาจัดการและรายงานเกี่ยวกับงบประมาณและที่สำคัญพวกเขานำและแนะนำสมาชิกในทีมของพวกเขาผ่านการตัดสินใจที่ลำบากและปัญหาที่ท้าทาย

ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดคือทรัพยากรการผลิตที่ไร้ค่าและบทเรียนที่พวกเขาเรียนรู้และทักษะที่พวกเขาเพาะปลูกสามารถนำไปใช้ได้กับทุกคนในชีวิตการทำงาน "ไม่พอเพียงในแต่ละวัน"

บทเรียนที่เกี่ยวกับประสิทธิภาพการผลิตจากโลกแห่งการบริหารโครงการ: 1. เวลาที่ใช้วางแผนจ่ายเงินปันผล

ในโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเราเรามีแนวโน้มที่จะเร่งรีบในการริเริ่มโดยไม่ต้องใช้เวลาในการชี้แจงและวางแผน ผู้จัดการโครงการของคุณเข้าใจว่าเวลาที่ลงทุนในการวางแผนล่วงหน้าจะช่วยให้ทีมกลับมาพร้อมกับการประหยัดเวลาในรูปแบบของการลดของเสียและการทำงานซ้ำในอนาคต

ในหลักสูตร MBA ของฉันเกี่ยวกับการจัดการโครงการจุดนี้ย้ำถึงเวลาและอีกครั้งโดยนักเรียนอธิบายมุมมองใหม่ของพวกเขาที่พบในประโยชน์ของการลงทุนเวลาล่วงหน้าที่เพียงพอชี้แจงและการวางแผน เมื่อฉันได้เรียนรู้จากพ่อของฉันเมื่อนานมาแล้วในขณะที่ทำงานเกี่ยวกับโครงการปรับปรุงบ้าน "วัดสองครั้งแล้วครั้งเดียว “

2 กฎบัตรที่ชัดเจนไม่มีค่า เอกสารกฎบัตรในการบริหารโครงการเป็นผลสำเร็จของการประกาศกำเนิดของโครงการใหม่ อธิบายถึงจุดประสงค์ของโครงการและพารามิเตอร์เวลาที่สำคัญ ระบุบทบาทสำคัญ ได้แก่ ลูกค้าผู้จัดการโครงการผู้สนับสนุนโครงการและสมาชิกในทีมแกน แบบขยายของกฎบัตรอาจรวมถึงรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและความคาดหวังเพิ่มเติมสำหรับโครงการ เอกสารนี้มีการแชร์กันทั่วทั้งองค์กรเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจถึงความสำคัญของโครงการนี้และบุคคลที่เกี่ยวข้องลดความปั่นป่วนและสับสนและเป็นรากฐานสำหรับความร่วมมืออย่างกว้างขวาง

คุณสามารถนำแนวคิดของกฎบัตรไปใช้กับกิจกรรมใด ๆ ในทีมของคุณเพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบและเพิ่มขีดความสามารถให้กับสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบ ทำให้เป็นเรื่องง่ายและร่างคำประกาศสั้น ๆ เกี่ยวกับแนวคิดนี้

อธิบายวัตถุประสงค์ระบุผู้เข้าร่วมที่สำคัญและขอความช่วยเหลือจากทุกคน ทีมของคุณจะขอบคุณการแบ่งปันข้อมูลของคุณ 3 รู้ว่าใครกำลังถูกจับตามองด้วยความคิดริเริ่มของคุณและเกี่ยวข้องกับพวกเขา!

ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์เข้าใจว่าการระบุและมีส่วนร่วมกับทุกฝ่าย (ผู้มีส่วนได้เสีย) ที่มีผลกระทบโดยการริเริ่มเป็นอย่างไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่รู้จักอาจเป็นบุคคลที่ไม่มีความร่วมมือ เพื่อช่วยในการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้สร้างภาพหรือแผนที่เพื่อสรุปทุกคนที่ได้รับผลกระทบหรือเกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ซึ่งรวมถึงผู้จัดการที่จัดหาทรัพยากรหน่วยงานที่จะต้องเปลี่ยนกระบวนการเนื่องจากความคิดริเริ่มของคุณและแน่นอนว่าลูกค้าของคุณ การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมเหมาะสมและสอดคล้องกันช่วยลดความสับสนเพิ่มความร่วมมือและความเร็วในการแก้ปัญหา

ใช้บทเรียนของผู้จัดการโครงการเพื่อการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโปรแกรมและกิจกรรมของคุณเอง วาดแผนภาพของบุคคลที่สัมผัสโดยความคิดริเริ่มและพบกับพวกเขาเพื่อให้ได้รับการสนับสนุนและข้อมูลของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วมในการสื่อสารอย่างเหมาะสมตามที่ระบุไว้ในข้อที่ 9 ด้านล่าง

4 ทีมมีประสิทธิผลได้เร็วขึ้นด้วยการสอน ผู้จัดการโครงการมีความชำนาญในการสร้างทีมที่มีประสิทธิผลเพื่อทำโครงการชั่วคราวและไม่ซ้ำใครโดยเฉพาะกับบุคคลที่ไม่เคยทำงานร่วมกัน พวกเขาเข้าใจถึงความท้าทายในการรวบรวมกลุ่มและย้ายจากขั้นตอนการสร้างไปสู่ขั้นตอนการปฏิบัติงานและพวกเขาก็ช่วยโค้ชทีมของพวกเขาผ่านความท้าทายเหล่านี้ พวกเขาให้ความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการช่วยให้ทุกคนเข้าใจถึงบทบาทและมาตรฐานในการพัฒนาอภิปรายอภิปรายและตัดสินใจ พวกเขาให้ข้อเสนอแนะที่กว้างขวางให้กับสมาชิกในทีมและพวกเขาส่งเสริมวัฒนธรรมของความรับผิดชอบสำหรับการปฏิบัติงาน

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำในการทำงานหรือรวบรวมกลุ่มงานเพื่อรับมือกับความคิดริเริ่มใหม่อย่าคิดว่าทีมของคุณจะมีประสิทธิผลอย่างรวดเร็วเพียงเพราะคุณได้ออกกฎบัตรและมอบอำนาจให้ทำงานเสร็จ ในความเป็นจริงกลุ่มฟอร์มได้เร็วขึ้นและเรียนรู้การปฏิบัติเมื่อได้รับคำแนะนำและเป็นโค้ช

5 การประเมินความเสี่ยงไม่เคยหยุดนิ่ง ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดเข้าใจดีว่างานทั้งหมดของพวกเขาเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการความเสี่ยง พวกเขาไม่หยุดหย่อนในทุกขั้นตอนของโครงการในการทำงานร่วมกับทีมของพวกเขาเพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและพัฒนากลยุทธ์ในการลดหรือหลีกเลี่ยงความเสี่ยง

รวมเทคนิคการระบุความเสี่ยงและเทคนิคการประเมินความเสี่ยงเข้ากับผลงานของคุณเอง ให้แน่ใจว่าจะระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการระบุความเสี่ยงและพัฒนาแผนการลดความวิตกกังวลที่ใหญ่ที่สุด ไม่ว่าคุณจะทำงานในด้านการขายการสนับสนุนลูกค้าหรือการดำเนินงานการวางแผนความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยงที่ใช้งานจะช่วยประหยัดเวลาปวดหัวเวลาและเงิน

6 วิธีการหนึ่งหรือเครื่องมือไม่พอดีกับทั้งหมด จากการปฏิบัติที่คล่องตัวไปจนถึงเส้นทางที่สำคัญหรือเทคนิคการจัดการโครงการห่วงโซ่ที่สำคัญแนวทางที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ได้แก่ : ลักษณะของโครงการ ประสบการณ์และการศึกษาของสมาชิกในทีมเกี่ยวกับแนวทางที่แตกต่างกันและการเข้าถึงแหล่งข้อมูลสนับสนุน ผู้จัดการโครงการที่ดีเลือกวิธีที่พวกเขาเชื่อว่าแผนที่ที่ดีที่สุดกับสถานการณ์และสภาพแวดล้อม

ในฐานะผู้จัดการเรามักจะติดอยู่ในแนวที่ใกล้เข้ามาทำงานของทีมของเรา ในความเป็นจริงมีหลายทางในการแก้ปัญหาทุกอย่าง กระบวนการสามารถคล่องตัวแนวทางใหม่หรือเทคโนโลยีใหม่สามารถนำมาใช้ มีความยืดหยุ่นและสนับสนุนให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถระบุแนวทางต่างๆในการทำงานและแก้ปัญหาได้ ให้พวกเขามีอิสระที่จะยอมรับแนวทางที่พวกเขาเชื่อว่าเหมาะกับสถานการณ์มากที่สุด

7 การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น แต่ต้องได้รับการจัดการเพื่อหลีกเลี่ยงความวุ่นวาย ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์ทุกคนเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในระหว่างโครงการใดก็ตาม แทนที่จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลงพวกเขาพัฒนากระบวนการและเครื่องมือเพื่อประเมินตัดสินใจและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงในแผนก่อนหน้า

การเปลี่ยนแปลงที่ไม่มีการควบคุมไปยังแผนการก่อนหน้านี้ก่อให้เกิดความวุ่นวายและสับสน ใช้แนวทางปฏิบัติของผู้จัดการโครงการและสร้างและแชร์ขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเสนอแนวคิดได้รับการอนุมัติและแจ้งการเปลี่ยนแปลง

8 ความเป็นผู้นำคือผู้ผลิตที่แตกต่างในการทำงานของทีมโครงการ ผู้จัดการโครงการที่เข้มแข็งสวมหมวกหลายตัวและบทบาทของผู้นำอาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด พวกเขาเข้าใจว่าพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในการกำหนดทิศทางและการสร้างสภาพแวดล้อมที่จำเป็นสำหรับทีมเพื่อให้ประสบความสำเร็จ พวกเขามั่นใจว่าค่าที่ชัดเจนสำหรับการปฏิบัติงานและความรับผิดชอบมีการกำหนดและบังคับใช้และพวกเขาใช้ทักษะการฝึกเพื่อเป็นแนวทางในการเรียนรู้และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ง่ายต่อการโดนจมอยู่กับงานที่ไม่มีที่สิ้นสุดของหน้าคุณและทีมของคุณ โปรดจำไว้ว่าทีมงานของคุณต้องการให้คุณนำทางไม่ใช่ทำผลงานให้กับพวกเขา ให้แน่ใจว่าจะใช้ทุกวันเป็นโอกาสในการสนับสนุนแนะนำและโค้ช

9 สื่อสารได้เพียงเสียงและความถี่ที่เหมาะสมเท่านั้น เมื่อพูดถึงการสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของโครงการริเริ่มผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเข้าใจถึงความจำเป็นในการปรับแต่งให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก CEO ไม่ต้องการระดับรายละเอียดที่ผู้จัดการด้านคุณภาพต้องการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระยะไกลไม่จำเป็นต้องมีการอัปเดตทุกวัน

ทำงานเพื่อประเมินความต้องการที่แท้จริงของผู้ชมสำหรับรายละเอียดข้อมูลและความถี่และปรับแต่งการอัปเดตของคุณให้เหมาะสม คุณจะสร้างความนิยมและลดเวลาที่ใช้ในการสร้างรายงานและการอัปเดตที่ไม่มีใครอ่านหรือต้องการ

บรรทัดด้านล่างสำหรับเดี๋ยวนี้: มีบทเรียนดีๆเกี่ยวกับประสิทธิภาพการจัดการและภาวะผู้นำที่จะเรียนรู้จากผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม ใช้บทเรียนอย่างชาญฉลาดและคุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของทีมและผลงานของคุณเอง