การจัดเก็บภาษีรายปีสำหรับนายจ้าง

คำถาม: งาน Payroll สิ้นปีต้องดูแลอะไร?

นอกเหนือจากการวางแผนภาษีธันวาคมยังเป็นเวลาที่ต้องจบการทำงานในช่วงปลายปีและเตรียมการสำหรับปีบัญชีเงินเดือนใหม่ นี่เป็นคำเตือนเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยปิดบัญชีของคุณในปีนี้และเตรียมพร้อมสำหรับภาษีเงินเดือนปีถัดไป

แบบฟอร์ม Employee W-4 - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงาน

พนักงานสามารถกรอกแบบฟอร์ม W-4 ได้ทุกเมื่อและสิ้นปีปฏิทินเป็นเวลาที่เหมาะสมเพื่อเตือนให้พวกเขาทบทวน W-4 เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและจำนวนเงิน พวกเขาต้องการระงับภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางถูกต้อง

หากรัฐของคุณต้องการภาษีเงินได้พนักงานควรตรวจสอบแบบฟอร์มหักภาษีเงินได้ของรัฐเพื่อการเปลี่ยนแปลงและหักภาษี ณ ที่จ่าย เพียงแค่เตือนว่าพนักงานสามารถเปลี่ยนรูปแบบ W-4 ได้บ่อยเท่าที่ต้องการตลอดทั้งปีเพียงไม่เกินหนึ่งครั้งสำหรับค่าจ้างคนใดคนหนึ่งแน่นอน

แบบฟอร์ม W-9 ที่ไม่ใช่พนักงาน - การขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและการรับรอง

แบบฟอร์ม W-9 คล้ายกับแบบฟอร์ม W-2 แต่ไม่ใช่สำหรับพนักงานที่ไม่ใช่พนักงาน แบบฟอร์ม W-9 ใช้เพื่อยืนยันที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสีย หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นข้อมูลที่สำคัญมากขึ้นเนื่องจากกรมสรรพากรใช้ข้อมูลนี้เพื่อให้สอดคล้องกับจำนวน 1099 ที่ยื่นโดยผู้เสียภาษีโดยยื่น 1099 นายยื่นโดยนายจ้าง

สั่งซื้อ W-2 Forms และ 1099-MISC Forms

หากคุณส่งแบบฟอร์ม W-2 ของคุณเอง (สรุปภาษีสำหรับสิ้นปีสำหรับพนักงาน) และแบบฟอร์ม 1099-MISC (สิ้นปี) สรุปภาษีสำหรับผู้รับเหมาอิสระ) ตอนนี้เป็นเวลาในการสั่งซื้อแบบฟอร์มสำหรับปีภาษีนี้

ถ้าคุณมีบริการจ่ายเงินเดือนตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิ่งที่จำเป็นในการเตรียมแบบฟอร์มเหล่านี้ในเดือนมกราคม โปรดจำไว้ว่าต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 และแบบฟอร์ม 1099-MISC ให้กับบุคคลก่อนสิ้นเดือนมกราคม

คุณสามารถ ได้รับ W-2 forms จากร้านค้าสำนักงานหรือจาก IRS คุณไม่สามารถใช้แบบฟอร์ม W-2 ที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตเนื่องจากหมึกสีแดงในสำเนา A เป็นพิเศษและไม่สามารถคัดลอกได้

คุณต้องใช้แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ W-2s และ 1099s

ตรวจสอบชื่อพนักงานและ Social Security Numbers (SSNs)

ก่อนที่คุณจะเตรียมแบบฟอร์ม W-2 ให้ตรวจสอบกับ Social Security Administration เพื่อตรวจสอบชื่อพนักงานและหมายเลขประกันสังคม จับคู่และถูกต้อง ดูส่วนบริการทางธุรกิจของ SSA สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ใช่พนักงานก่อนที่จะส่งแบบฟอร์ม 1099-MISC

ก่อนที่คุณจะส่งพนักงานที่ไม่ใช่พนักงานเช่นผู้รับเหมาหรือธุรกิจที่คุณได้ชำระเงินคุณต้องยืนยันหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีสำหรับบุคคลนั้น ตามที่ระบุไว้ด้านบนคุณจะต้องส่งแบบฟอร์ม W-9 เพื่อรับที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

งานบัญชีเงินเดือนปลายปีอื่น ๆ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกเงินเดือนพนักงานในปีที่ถูกต้อง การใช้แนวความคิดทางบัญชีของใบเสร็จรับเงินที่สร้างสรรค์เป็นวันที่บุคคลมีสิทธิ์เข้าถึงกองทุนอย่างไม่ จำกัด เป็นสิ่งที่มีค่า ดังนั้นให้ใส่ค่าจ้างลงในปีที่ถูกต้องโดยใช้วันที่เช็คเอาท์ หากคุณจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานในสัปดาห์สุดท้ายของเดือนธันวาคม แต่เงินเดือนจะมีขึ้นในเดือนมกราคมรายได้ดังกล่าวจะนับเป็นรายเดือนในเดือนมกราคม ยกเว้นในกรณีที่คุณจ่ายค่าจ้างล่วงหน้าในเดือนธันวาคมสำหรับพนักงานที่ได้รับเงินเดือนเป็นค่าจ้างที่ค้างชำระในเดือนมกราคม อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจ่ายเงินค่าจ้างให้กับพนักงานในช่วงปลายปีเช่นเดียวกับรายได้อื่น ๆ
• กำหนดวิธีที่คุณจะจัดการกับ เงินเดือนพนักงานที่ยังไม่ได้รับเงินสด มาเป็นเวลานาน คุณต้องพยายามอย่างจริงใจในการหาพนักงาน (ใช้ตัวอักษรที่ได้รับการรับรองเพื่อให้คุณสามารถแสดงว่าหนังสือไม่สามารถส่งมอบได้) หากคุณไม่สามารถหาลูกจ้างได้คุณจะต้องมีกฎหมายของรัฐบังคับให้จ่ายเงินค่าเลี้ยงชีพที่ยังไม่ได้ชำระให้กับแผนกรายได้ของรัฐ พวกเขาจะยังคงทำงานเพื่อหาบุคคล นอกจากนี้คุณยังจะต้องพิจารณาความรับผิดชอบด้านการจ่ายเงินเดือนสำหรับเช็คเงินเดือนที่ไม่ได้รับการชำระเงินในระบบบัญชีของคุณ วิธีที่จัดการได้ขึ้นอยู่กับความเป็นไปได้ที่พนักงานจะได้รับเช็ค
• กำหนดจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีสำหรับพนักงาน W-2s สำหรับผลประโยชน์บางอย่างรวมถึงเปอร์เซ็นต์สำหรับการใช้ยานพาหนะของ บริษัท และโทรศัพท์มือถือโดยเจ้าของและพนักงานและค่าใช้จ่ายทางการศึกษาที่นายจ้างจ่ายซึ่งอาจต้องเสียภาษี ตรวจสอบกับที่ปรึกษาด้านภาษีเกี่ยวกับข้อกำหนดในการรายงานสำหรับผลประโยชน์เหล่านี้