การเดินทางเพื่อเป็นลูกจ้างคืออะไร?
โดยทั่วไปควรจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางโดยพนักงานสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน การเดินทางที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของพนักงานและเวลาที่ใช้เดินทาง (เดินทางระหว่างบ้านและที่ทำงาน) ไม่ได้ชำระเงิน เวลาในการเดินทางสามารถรวมทั้งการเดินทางในท้องถิ่นและการเดินทางออกจากบ้าน
เวลาในการเดินทางเทียบกับเวลาเดินทาง
การเดินทางจะไปมาเพื่อทำงาน ทุกคน (อย่างน้อยทุกคนที่ไม่ได้ทำงานที่บ้าน) เดินทางไปทำงาน
เวลาในการเดินทางคือเวลาส่วนตัวไม่ใช่เวลาทำการของธุรกิจ IRS ไม่อนุญาตให้ธุรกิจหักเวลาเดินทางเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและพนักงานไม่ควรได้รับค่าตอบแทนสำหรับเวลาเดินทาง
กรมแรงงาน (DOL) กล่าวถึงพนักงานที่ขับรถมาจากนายจ้าง DOL พิจารณาเวลาที่ใช้ในการเดินทางไปทำงานที่บ้านโดยพนักงานในรถที่นายจ้างให้ไว้หรือในกิจกรรมที่ดำเนินการโดยพนักงานที่เกิดจากการใช้ยานพาหนะในการเดินทางโดยทั่วไปไม่ใช่ "ชั่วโมงทำงาน" ดังนั้นจึงไม่ต้องจ่ายเงิน
นี่เป็นกฎที่เป็นไปได้: หากคุณอนุญาตการเดินทางไม่ว่าพนักงานเดินทาง (รถรถไฟรถประจำทาง ฯลฯ ) ควรจ่ายค่าเดินทาง
การเดินทางจ่ายสำหรับพนักงานรายชั่วโมง
การจ่ายเงินให้พนักงานสำหรับเวลาเดินทางในท้องถิ่นสามารถใช้ได้เฉพาะกับพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้น (รายชั่วโมง) เท่านั้นไม่ใช่พนักงานที่ได้รับการยกเว้น (เป็นมืออาชีพหรือผู้บริหาร) พนักงานที่ได้รับการยกเว้นจะได้รับค่าจ้างสำหรับความชำนาญโดยงานไม่ใช่ตามชั่วโมง
ตัวอย่างการเดินทาง: จ่ายหรือไม่เสียเงิน?
- พนักงานขับรถไปทำงานที่บ้านทุกวัน คุณขอให้เขาหยุดระหว่างทางและรับเบเกิลสำหรับการประชุมเจ้าหน้าที่ เวลาขับรถนี้ไม่ได้รับการชำระเงิน เวลาที่เดินทางไปทำงานจะไม่มีวันจ่ายเงิน เวลาที่จะหยุดการเบเกิลเป็น "บังเอิญ" การเดินทางและไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของงานของพนักงาน
- คุณขอให้พนักงานขับรถไปที่ร้านในเวลาทำงานเพื่อรับเบเกิลสำหรับการประชุมที่สำนักงาน ถ้าพนักงานเดินทางในช่วงเวลาทำงานปกติควรจ่ายเงิน
- LPN (พยาบาลวิชาชีพที่ได้รับอนุญาต) ทำงานเพื่อสถานพยาบาลและเดินทางระหว่างสถานที่ทั้งสองแห่งในสถานที่นี้ตามที่กำหนดไว้เพื่อดูแลผู้ป่วยในสถานที่ทั้งสองแห่ง เวลาในการเดินทางประจำวันของเธอต้องรวมอยู่ในค่าจ้างเพราะเธอไม่ได้เดินทางไปทำงาน แต่ต้องเดินทางระหว่างสถานที่ทำงาน
การจ่ายเงินสำหรับพนักงานที่เดินทางมาจากบ้าน
พนักงานที่เดินทางไปยังที่อื่นเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจเป็นกรณีที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปคุณจะต้องจ่ายเงินให้กับพนักงานสำหรับเวลาที่อยู่ภายใต้การควบคุมของคุณและเวลาที่พวกเขาไม่สามารถใช้จ่ายได้ตามต้องการ ดังนั้นถ้าลูกจ้างเดินทางจากคลีฟแลนด์ไปยังพิตส์เบิร์กในการสัมมนาสองวันตามทิศทางของ บริษัท บางส่วนของเวลาของพนักงานควรได้รับการชดเชย
ในกรณีของพนักงานที่ได้รับเงินเดือนการจ่ายค่าเดินทางไม่เป็นปัญหาเพราะพนักงานที่ได้รับค่าจ้างจะได้รับค่าจ้างสำหรับงานไม่ใช่ชั่วโมงทำงาน การจ่ายค่าเดินทางทางธุรกิจอาจเป็นปัญหาแม้ว่าในกรณีที่พนักงานเป็นรายชั่วโมง
การจ่ายค่าเดินทางสำหรับการเข้าพักหนึ่งวันหรือค้างคืนมีความซับซ้อน
โปรดติดต่อสำนักงานเขตที่ใกล้ที่สุดของ U. S. Department of Labor เพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาในการเดินทางที่เฉพาะเจาะจงซึ่งส่งผลต่อธุรกิจของคุณ คุณอาจต้องการติดต่อทนายความจ้างเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้
การจ่ายค่าเดินทาง
นอกเหนือจากการจ่ายค่าแรงให้กับพนักงานในการเดินทางแล้วคุณควรเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทาง กรมแรงงานไม่จำเป็นต้องชำระค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แต่ต้องจ่ายค่าจ้างให้พนักงานหากต้องการให้เดินทาง ค่าใช้จ่ายในการเดินทางถูกหักลดหย่อนกับธุรกิจของคุณและพนักงานอาจหักค่าใช้จ่ายเดินทางที่ไม่ได้รับการชดเชย ถ้าพนักงานผสมผสานธุรกิจและการท่องเที่ยวส่วนตัวคุณจำเป็นต้องจัดเรียงส่วนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและจ่ายเฉพาะค่าใช้จ่ายเหล่านี้
ข้อบังคับของรัฐในการจ่ายค่าเดินทางของพนักงาน
ตรวจสอบกับแผนกแรงงานของรัฐเพื่อดูว่ามีกฎใด ๆ ที่อาจใช้แทนกฎของรัฐบาลกลางหรือไม่
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
The Balance มีเคล็ดลับในการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงาน
SHRM (สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์) มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจ่ายเวลาเดินทางของพนักงาน
สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมจาก IRS เกี่ยวกับเวลาเดินทางของพนักงานดู IRS Publication 535: Business Expenses