ทักษะการเขียน - การสื่อสารกับคำ

จากชั้นเรียนทั้งหมดที่ฉันเรียนในระดับวิทยาลัยและระดับบัณฑิตศึกษาทั้ง 2 คนที่ช่วยฉันได้มากที่สุดในอาชีพของฉันคือ English Composition และ Business English ในชั้นเรียนเหล่านี้ผมได้เรียนรู้ทักษะการเขียนที่มีประสิทธิภาพซึ่งผมใช้ในทุกๆงานที่ผมเคยได้รับ ไม่มีงานอื่น แต่งานของฉันในเว็บไซต์นี้รวมถึงการเขียนเป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดงานของฉัน แม้ในเรื่องนี้ผมต้องเขียนในทุกๆงาน แต่ก็ต้องยอมรับว่าผมจะสามารถทำเช่นนี้ได้

นี่คือกรณีที่มีงานมากที่สุดไม่ว่าคุณจะต้องเขียนบันทึกช่วยจำภายในหรือสอดคล้องกับลูกค้าหรือช่วยออกแบบวัสดุการขาย การเขียนร้อยแก้วและบทกวีที่สวยงามเป็นพรสวรรค์ การเขียนอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้ได้

จัดระเบียบการเขียนของคุณ

ไม่ว่าคุณจะกำลังเขียนบันทึกย่อให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณหรือรายงานเจ้านายของคุณคุณควรตัดสินใจว่าต้องการถ่ายทอดข้อมูลใด นี่คือวิธีการ:

1. แสดงรายการแต่ละรายการที่คุณต้องการพูดคุยในบันทึกหรือรายงานของคุณ
2. จัดเรียงตามลำดับ - จากมากไปหาน้อย
3. เขียนบทสรุปโดยย่อของบันทึกย่อทั้งหมด - นี่เป็นย่อหน้าแรกของคุณ
4. ขยายในแต่ละรายการที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 1
5. หากผู้รับต้องดำเนินการใด ๆ โปรดระบุว่าในย่อหน้าที่ปิดของคุณ

เคล็ดลับบางอย่าง

หลีกเลี่ยงความละมุนละไม พูดออกมาในสิ่งที่คุณกำลังพยายามเขียน ฟังเสียงคำว่าดีแค่ไหน ตัวอย่างเช่นประโยค "ฉันพบว่าฉันควรจะดูตัวเลขยอดขายที่ผ่านมาของเราเพื่อที่จะได้แผนการที่จะช่วยให้เราสามารถประเมินเทคนิคการขายของเราได้อีกครั้ง" อาจกล่าวได้ง่ายกว่าว่า "ต้องใช้เวลา ดูยอดขายในอดีตของเราเพื่อประเมินเทคนิคการขายของเราอีกครั้ง "

เขียนสำหรับผู้ชมของคุณ

ใช้ภาษาง่ายๆ คุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านต้องการพจนานุกรมเพื่อถอดรหัสสิ่งที่คุณกำลังพยายามจะพูด คุณไม่ควรพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านของคุณด้วยคำศัพท์ที่ยิ่งใหญ่ของคุณ โอกาสที่คุณจะทำลายผู้อ่านของคุณแทน คนส่วนใหญ่กำลังเล่นกลหลายงานในเวลาเดียวกันและสนใจที่จะได้รับข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

คุณเป็นผู้รับผิดชอบในการทำให้เหตุการณ์นี้เกิดขึ้น แทนที่จะพูดว่า "ธรรมชาติของเขาเป็นแหล่งท่องเที่ยวให้เขาเป็นผู้สมัครที่เยี่ยมยอดสำหรับงานนี้" กล่าวว่า "ความเป็นมิตรของเขาทำให้เขาเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้"

หลีกเลี่ยงคำวิเศษณ์จากผู้อ่านของคุณอาจไม่เข้าใจ ถ้างานของคุณเป็นเรื่องที่เป็นเทคนิค แต่คนที่คุณเขียนไม่ค่อยชำนาญในสาขานั้นให้ยึดติดกับคำที่คนจะเข้าใจ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเป็นนักออกแบบเว็บไซต์ประโยคนี้ในบันทึกช่วยจำให้กับลูกค้านักจิตวิทยาของคุณจะไม่มีเหตุผลอะไร: "คุณต้องการให้ฉันใช้ BGCOLOR สำหรับไซต์ของคุณอย่างไร: # ADD8E6 หรือ #FFFFFF?" ใครก็ตามที่เชี่ยวชาญในการออกแบบเว็บเพจรู้ดีว่าคำถามนี้สามารถแปลเป็น "สิ่งที่คุณต้องการสีพื้นหลังของเว็บไซต์ของคุณคือ: สีฟ้าหรือสีขาว?"อย่างไรก็ตามอย่าคาดหวังว่าลูกค้าของคุณจะคุ้นเคยกับศัพท์แสงทางเทคนิคมากกว่าที่คุณจะได้รับจากการพูดคุยเกี่ยวกับศัพท์ทางจิตวิทยาเช่น trichotillomania

ความพ่ายแพ้ต่อวันช่วยให้ผู้อ่านออกไป - หรืออย่างน้อยก็ไม่ได้ ทำให้พวกเขาจำได้ว่าคุณพูดอะไรคุณต้องการให้การเขียนของคุณเป็นสิ่งที่น่าจดจำเพราะเราได้ยินเสียงซบเซาบ่อยครั้งเราจะกลายเป็นคนอ่อนไหวต่อพวกเขาคำพูดนั้นไม่ใช่เรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเขียนของคุณ

อย่าพร่ำเพรื่อจนกว่าจะถึงวันพรุ่งนี้สิ่งที่คุณสามารถทำได้วันนี้ "ในบันทึกช่วยจำให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่คุณกำลังพยายามกระตุ้นเพียงแค่พูดว่า" หยุดการเลื่อนเวลา ทำงานได้ในขณะนี้ "

เมื่อเป็นไปได้ให้ใช้เสียงที่ใช้งานเสียงที่ใช้งานจะทำให้ประโยคของคุณแข็งแกร่งขึ้นและสั้นลงลองใช้ตัวอย่างเหล่านี้เสียง passive:" ยอดขายเพิ่มขึ้นเนื่องจากเครือข่ายที่ฉันใช้ "เสียงที่ใช้งาน : "เครือข่ายของฉันเพิ่มยอดขายเพิ่มขึ้น"

อย่าซ้ำซ้อนไม่จำเป็นต้องพูดว่า "2 p. ม. ในตอนบ่าย "หรือ" หญิงตั้งครรภ์ที่คาดหวัง "พูดว่า" 2 p. m. "หรือ" 2 in the afternoon "หรือ" หญิงที่คาดหมาย "หรือ" หญิงตั้งครรภ์ "ทั้งหมดถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการพูดและไม่ค่อยฉลาด

แน่นอนให้ความสำคัญกับไวยากรณ์ใช้ Strunk และ White > Elements of Style พร้อมใช้งานบนเว็บพจนานุกรมที่ดีควรอยู่ใกล้เคียงพร้อมกับอรรถาศัพท์ พจนานุกรมจะช่วยให้คุณสามารถเขียนข้อความใหม่ ๆ โดยช่วยให้คุณสามารถค้นหาคำที่หลากหลายได้ การพิสูจน์อักษรเป็นสิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เนื่องจากคุณอาจใช้การเขียนของคุณกับคอมพิวเตอร์มากที่สุดคุณจึงสามารถเข้าถึงตัวตรวจสอบการสะกดและตัวตรวจสอบไวยากรณ์โดยอัตโนมัติระวัง แต่บางคำ, ใช้ในบริบทที่ไม่ถูกต้องอาจไม่ได้รับการตรวจสอบการสะกดด้วยคอมพิวเตอร์ตัวอย่างเช่นประโยค "ให้พนักงานเข้าร่วมการประชุมมากเกินไปทั้งสองเรียนรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ GNU" จะผ่านการตรวจสอบการสะกดโดยไม่ต้องสะกดผิดใด ๆ ถูกตรวจพบมีคนอื่นตรวจสอบเอกสารของคุณ, ถ้าเป็นไปได้ให้ใส่ compositi ของคุณ และตรวจสอบภายหลังหรือดีกว่าในวันรุ่งขึ้น