เมื่อไหร่ที่คุณเริ่มใช้โทรศัพท์? อาจเป็นเร็วที่สุดเท่าที่คุณจะพูดว่า "สวัสดี" คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะมากกว่าที่จะทำหรือรับสาย ความจริงก็คือในขณะที่แน่นอนไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวดมารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เกี่ยวข้องกับบิตมากกว่าความสามารถในการเปล่งคำทักทาย เนื่องจากอาจเป็นจุดเริ่มต้นของการติดต่อกับลูกค้าลูกค้าหรือแม้แต่นายจ้างของคุณเป็นโอกาสของคุณที่จะสร้างความประทับใจครั้งแรกที่ดี …
หรือคนยากจน นี่คือเคล็ดลับบางประการที่คุณควรปฏิบัติเมื่อใช้โทรศัพท์ในที่ทำงาน:
- Swallow First: พูดอีกนัยหนึ่งปากของคุณควรว่างเมื่อโทรออกหรือรับสายโทรศัพท์ คุณต้องการที่จะสามารถพูดได้อย่างชัดเจนและเป็นไปไม่ได้ถ้าคุณกำลังเคี้ยวหรือกลืน
- ชื่อและอันดับโปรด: เมื่อได้รับโทรศัพท์ในที่ทำงานคุณควรระบุตนเองและ บริษัท และแผนกของคุณหากมี ถ้ามีการโอนสายจากสายหลักของ บริษัท คุณสามารถระบุชื่อและแผนกของคุณได้เท่านั้น คนที่ตอบรับสายแรกมักให้ชื่อ บริษัท เมื่อคุณเป็นผู้โทรให้ระบุตัวคุณด้วยวิธีเดียวกันก่อนที่จะขอคนที่คุณพยายามจะติดต่อ
- มารยาทจริงๆทำ: สุภาพเสมอไม่ว่าใครจะอยู่ที่ปลายอีกข้างหนึ่ง ไม่ว่าคุณจะคุยกับพนักงานต้อนรับหรือประธาน บริษัท อย่าลืมพูดกรุณาและขอบคุณ นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าทุกคนควรเคารพผู้ที่รับสายของคุณสามารถตรวจสอบว่าได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
- โฟกัส: ในขณะที่เราทุกคนชอบที่จะทำงานหลายครั้ง (หรือพยายามที่จะ) งดเว้นจากการพุ่งไปสู่สิ่งอื่น ๆ ในขณะที่คุณกำลังอยู่ในระหว่างการโทร คุณควรให้คนที่คุณกำลังพูดถึงความสนใจที่ไม่มีการแบ่งแยกของคุณ อีเมลโซเชียลมีเดียและเกมสามารถรอได้
- เดี๋ยวนี้ค้างไว้: ก่อนอื่นคุณควรหลีกเลี่ยงบทสนทนาอื่น ๆ ทั้งหมดในขณะที่โทรศัพท์อยู่ ความเป็นจริงบางครั้งได้รับในทาง แต่ คุณอาจต้องพูดคุยกับคนที่เข้ามาในห้องทำงานหรือห้องเล็ก ๆ หรือรับสายอื่น ขอโทษด้วยตัวเองและ จำกัด การสนทนาอื่น ๆ ไว้เพียงไม่กี่วินาที อย่าปล่อยให้ใครรออยู่อย่างไม่มีกำหนด ถ้าคุณไม่สามารถดูแลเรื่องอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ต้องได้รับการจัดการทันทีแทนการวางคนที่คุณพูดค้างไว้ถามว่าคุณสามารถโทรกลับได้ตลอดเวลาที่สะดวกสำหรับคุณหรือไม่
- ห้ามปล่อยให้ผู้โทรหายในระบบ: มีบางครั้งที่คุณจะไม่สามารถช่วยคนที่อยู่อีกด้านหนึ่งของสายและจะต้องโอน เขากับคนที่สามารถทำได้ เมื่อคุณทำให้แน่ใจว่าเขารู้ว่าใครที่คุณกำลังโอนสายและทำไมให้เขารู้ว่าจะทำอย่างไรถ้าการโทรไม่ผ่านหรือถ้าบุคคลที่คุณส่งเขาไปไม่ได้อยู่ที่นั่นหรือไม่สามารถช่วยได้
- เก็บข้อความสั้น ๆ และหวาน: เมื่อคุณฝากข้อความเสียงไว้ให้ใครสักคนพูดช้าๆโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณระบุชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คนจำนวนมากออกจากข้อความที่ยาวมากและเดินเตร่เท่านั้นที่จะได้อย่างรวดเร็วพึมพำชื่อและหมายเลขของพวกเขาที่ท้ายที่ออกจากผู้รับไม่สามารถที่จะกลับสาย
- เมื่อพอแล้ว: ถ้าคุณทิ้งข้อความไว้และบุคคลที่คุณทิ้งไว้ไม่ได้ติดต่อคุณทันทีอาจเป็นเพราะเธอไม่สามารถทำได้ในขณะนี้ ไม่จำเป็นต้องโทรอีกครั้งและอีกครั้ง หากเป็นเรื่องเร่งด่วนคุณสามารถลองโทรหากันอีกครั้งในวันรุ่งขึ้นหรือติดตามอีเมลที่ระบุว่าคุณฝากข้อความเสียงไว้
- ฟังก่อน: ฟังข้อความเสียงที่คุณได้รับอย่างครบถ้วนก่อนที่จะโทรกลับ คุณอาจได้เรียนรู้ว่าไม่จำเป็นต้องโทรกลับ (ว้าวสิ่งที่ประหยัดเวลา) หรือว่าคุณต้องดูแลเรื่องอะไรก่อน ตัวอย่างเช่นผู้โทรอาจต้องการข้อมูลที่คุณพร้อมเมื่อคุณกลับไปหาเธอ