10 วิธีในการจัดเก็บไฟล์ภาพดิจิตอล

การติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณอาจเป็นงานที่น่าเบื่อในโลกแบบ "มีสาย" ในปัจจุบัน

นอกเหนือจากการจัดเก็บเอกสารไว้เฉพาะบนเดสก์ท็อปแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่แล้วธุรกิจจำนวนมากขึ้นกำลังใช้ระบบคลาวด์สำหรับแอพพลิเคชันทางธุรกิจพื้นฐานและการจัดเก็บไฟล์

ปัญหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บคือความจำเป็นในธุรกิจหลาย ๆ แห่งในการแชร์เอกสารระหว่างพนักงาน - ภายในสำนักงานนี้ทำได้โดยใช้เซิร์ฟเวอร์แฟ้ม หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบเชื่อมต่อเครือข่าย (NAS)

หากต้องการเข้าถึงโทรศัพท์มือถือร่วมกันเอกสารสามารถจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และแบ่งปันโดยมอบหมายสิทธิ์การเข้าถึง

องค์กรคือคีย์

เมื่อใดก็ตามที่จัดเก็บเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจัดระเบียบและอัปเดตอยู่เสมอ เป้าหมายของการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์คือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้แม้ว่าคุณจะต้องการหารายได้เป็นเวลาหลายปีหลังจากการสร้างไฟล์

คนส่วนใหญ่ที่มีอยู่ในช่วงเวลาหนึ่งหรืออีกคนหนึ่งตกอยู่ในตำแหน่งที่น่าอายเนื่องจากมีการโทรติดต่อกับลูกค้าและไม่สามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องหรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ ของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ที่น่ารำคาญอย่างเท่าเทียมกันคือ scrambling รอบที่สิ้นปีพยายามที่จะหาเอกสารเกี่ยวกับบัญชี บริษัท สำหรับบัญชีหรือแม้แต่เลวร้ายยิ่ง taxman

การจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกัน - หากพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณไม่อยู่ (ชั่วคราวหรือถาวร!) คุณจะสามารถหาเอกสารใด ๆ ที่สร้างหรือจัดการโดยบุคคลนั้นได้อย่างง่ายดาย

(โปรดทราบว่าการสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานที่ไม่พอใจและแยกย้ายกันไปเป็นอีกหนึ่งเหตุผลในการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจของคุณดู 6 กฎการคุ้มครองข้อมูลทางธุรกิจ)

เคล็ดลับการจัดการไฟล์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้:

1. ใช้โฟลเดอร์การติดตั้งเริ่มต้นสำหรับไฟล์โปรแกรม

ใช้ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มเริ่มต้นเมื่อติดตั้งโปรแกรมประยุกต์

ภายใต้ Windows โดยไฟล์โปรแกรมประยุกต์แบบแผนจะอยู่ภายใต้ไดเร็กทอรี (Drive Letter:) -> Program Files การติดตั้งแอ็พพลิเคชันที่อื่นทำให้เกิดความสับสนและไม่จำเป็น

2 ที่เดียวสำหรับเอกสารทั้งหมด

วางเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ "root" สำหรับผู้ใช้รายเดียวในระบบปฏิบัติการ Windows ตำแหน่งเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ My Documents

ในสภาพแวดล้อมการแชร์ไฟล์พยายามทำแบบเดียวกัน - สร้างโฟลเดอร์รากเดียว (เรียกว่า "Shared Documents") และเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ย่อยภายในโฟลเดอร์ราก มีที่ตั้งเดียวสำหรับเอกสารทั้งหมดทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งต่างๆและเรียกใช้การสำรองข้อมูลและที่เก็บข้อมูล

3 สร้างโฟลเดอร์ในลำดับชั้นแบบลอจิคัล

นี่คือลิ้นชักตู้เก็บเอกสารของคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อพูด ใช้ภาษาธรรมดาเพื่อตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ คุณไม่ต้องการมองดูรายการโฟลเดอร์ในอนาคตและสงสัยว่า "TFK" หรืออะไรที่คุณคิดค้นหมายความว่าย่อ ๆ ที่น่าสนใจอื่น ๆ

4 ซ้อนโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์

สร้างโฟลเดอร์อื่น ๆ ภายในโฟลเดอร์หลักเหล่านี้เมื่อจำเป็นต้องเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "ใบแจ้งหนี้" อาจมีโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "2013", "2012" และ "2011" โฟลเดอร์ที่มีชื่อสำหรับไคลเอ็นต์อาจมีโฟลเดอร์ "customerdata" และ "correspondence"

เป้าหมายคือการมีไฟล์ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์แทนที่จะมีไฟล์กำพร้าอยู่ในรายการ

อย่าสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีความซับซ้อนซับซ้อนและลึก - ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้ชื่อไฟล์อธิบายแทน

5 ทำตามแบบแผนการตั้งชื่อไฟล์

ระบบปฏิบัติการบางระบบ (เช่น Unix) ไม่อนุญาตให้มีช่องว่างในชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังนั้นหลีกเลี่ยงกรณีนี้หากสภาพแวดล้อมการประมวลผลของคุณผสมกันแทนที่จะใช้เครื่องหมายขีดล่างเป็นตัวคั่น (เช่น Doe_John_Proposal doc) อักขระอื่น ๆ เช่น / ? : * | "^ เป็นสิ่งต้องห้ามในชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ภายใต้ Windows

ใช้ชื่อไฟล์ที่อธิบายเพื่อให้สามารถตรวจสอบและเรียกค้นได้ง่าย แต่อย่าไปลงน้ำ - ไฟล์ / ชื่อพา ธ มีความยาว จำกัด ที่แตกต่างกันระหว่างระบบปฏิบัติการภายใต้ Windows เต็มสูงสุด ความยาวของเส้นทางสำหรับไฟล์ (เช่นชื่อไดรฟ์ + ชื่อโฟลเดอร์ + ชื่อไฟล์) คือ 260 ตัวอักษร

ใช้คำย่อทั่วไปที่เป็นไปได้

6 เฉพาะเจาะจง

ระบุไฟล์ตรรกะชื่อเฉพาะและรวมวันที่ ในชื่อไฟล์ถ้าเป็นไปได้เป้าหมายเมื่อตั้งชื่อไฟล์คือสามารถบอกไฟล์ได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์และดูดังนั้นหากเอกสารเป็นตัวอักษรให้กับลูกค้าเตือนเขาว่าการชำระเงินค้างชำระเรียกว่าอะไร เช่น "overdue_20120115" มากกว่าจะเป็น "letter" คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าใครเป็นจดหมายฉบับนี้โดยไม่เปิด?

ถ้าคุณแชร์ไฟล์ทางอีเมลหรืออุปกรณ์แบบพกพาที่คุณอาจต้องการใส่ชื่อไฟล์ ข้อมูลตั้งแต่โฟลเดอร์ informa tion จะไม่รวมอยู่ในไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน ตัวอย่างเช่นถ้าเอกสารของคุณอยู่ใน My Documents Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416 doc และไฟล์ที่ใช้ร่วมกันหรือส่งอีเมลถึงผู้รับทั้งหมดจะเห็นคือ Doe_John_20140416 doc และอาจไม่สามารถบอกได้ว่าไฟล์เป็นใบแจ้งหนี้ของลูกค้าโดยไม่ต้องเปิดเอกสาร

7 ไฟล์ที่คุณไป

เวลาที่ดีที่สุดในการยื่นเอกสารคือเมื่อคุณสร้างเอกสารขึ้นมา เพื่อที่คุณจะได้มีส่วนร่วมในการใช้กล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ในการยื่นเอกสารและระบุชื่อของคุณวางไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

8 สั่งซื้อไฟล์ของคุณเพื่อความสะดวกของคุณ

ถ้ามีโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่คุณใช้งานมากให้บังคับให้ไปที่ด้านบนของรายการไฟล์ด้วยการเปลี่ยนชื่อด้วย a! หรือ AA ที่จุดเริ่มต้นของชื่อไฟล์

9 คัดลอกไฟล์ของคุณเป็นประจำ

บางครั้งสิ่งที่เก่าปรากฏชัดในตัวอย่างของโฟลเดอร์ชื่อ "Invoices" ข้างต้นหากยังไม่ได้ให้เก็บโฟลเดอร์ของคุณไว้อย่างคลี่คลายโดยล้างข้อมูลออกจากไฟล์เก่า

อย่า

ไม่ ลบไฟล์ที่เกี่ยวกับธุรกิจยกเว้นกรณีที่คุณมั่นใจว่าคุณจะไม่ต้องใช้ไฟล์อีกต่อไป ในโฟลเดอร์หลักของคุณภายใต้โฟลเดอร์รากของคุณให้สร้างโฟลเดอร์ที่ชื่อ "เก่า" หรือ "ไม่ใช้งาน" และย้ายไฟล์เก่าลงในโฟลเดอร์เมื่อคุณเจอ 10 สำรองไฟล์ของคุณเป็นประจำ

ไม่ว่าคุณจะคัดลอกไฟล์ของคุณลงในไดรฟ์อื่นหรือบนเทปสิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าและทำตามขั้นตอนการสำรองข้อมูลตามปกติ ดูขั้นตอนที่ 3 ถึงระบบสำรองข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ

การจัดการเอกสารที่ดีทำให้การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่าย

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการเอกสารโดยรวมสำหรับธุรกิจของคุณ แผนการจัดการเอกสารที่เหมาะสมควรรวมถึงทุกแง่มุมของการจัดการเอกสารรวมทั้งการจัดเก็บการค้นคืนการสำรองข้อมูลและการรักษาความปลอดภัย

ฟังก์ชั่นการค้นหาเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม แต่มันจะไม่ตรงกับความสะดวกในการที่จะสามารถไปที่โฟลเดอร์หรือไฟล์ได้โดยตรง หากคุณทำตามเคล็ดลับการจัดการไฟล์เหล่านี้อย่างสม่ำเสมอแม้ว่าคุณจะไม่รู้ว่าบางสิ่งอยู่ที่ไหนคุณก็ควรทราบว่าควรจะเป็นข้อดีอย่างมากในการค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหา การจัดการไฟล์ที่ดีจะช่วยประหยัดเวลาและเงินของธุรกิจของคุณ