5 ขั้นตอนในระบบการรักษาบันทึกข้อมูลทางธุรกิจที่

คุณอาจได้ยินนิพจน์ "Garbage In, Garbage Out" "วลีนี้ใช้กับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เป็นหลักสำหรับการดำเนินธุรกิจด้านการเงินของคุณ หากคุณต้องการประสบความสำเร็จคุณจะต้องสร้างระบบการเงินที่จะช่วยล้างข้อมูลขยะและให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์เพื่อดูว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และเพื่อให้คุณทราบว่าควรปฏิบัติตามข้อมูลนี้เมื่อใด

ต่อไปนี้เป็นห้าขั้นตอนง่ายๆในการสร้างระบบการเก็บบันทึกทางการเงินแบบง่ายๆ: จับภาพ, ตรวจสอบ, บันทึก, ทบทวน, ทำ

ขั้นแรกให้ Capture ข้อมูล

ถ้าไม่มีอยู่ก็ไม่มีอยู่ ในขณะที่คุณเริ่มต้นธุรกิจรับนิสัยในการจับทุกอย่างดังนั้นจึงกลายเป็นอัตโนมัติ "Capture" เป็นเรื่องที่ยากที่สุดและเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการนี้ เป็นเรื่องของการสร้างนิสัยในการรวบรวมข้อมูล ติดตามจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายสำหรับธุรกิจของคุณและทุกๆยอดที่คุณใช้ในการขาย อย่ากังวลเมื่อถึงจุดนี้เกี่ยวกับการทำอะไรกับข้อมูล เพียงแค่ต้องแน่ใจว่าทุกสิ่งที่คุณจับต้องมี (ก) คำอธิบายของรายการ (ข) จำนวนเงินและ (c) วันที่

ครั้งที่สอง ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและครบถ้วน

ทุกสองสัปดาห์ต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการตรวจสอบทุกอย่าง ตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีพร้อมสำหรับการบันทึกแล้ว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่วันที่และจำนวนเงินและรายละเอียดมากพอสำหรับค่าใช้จ่ายที่คุณสามารถบันทึกได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่นบันทึกย่อสำหรับ "กระดาษ $ 3 55, 7/12 "อาจไม่มีข้อมูลเพียงพอ สิ่งที่เป็นกระดาษสำหรับ? นี่เป็นหนังสือพิมพ์ที่คุณซื้อมาให้สำนักงานหรือไม่? คุณซื้อร่องกระดาษสำหรับคอมพิวเตอร์หรือไม่?

ตั้งเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการนัดหมายกับตัวคุณเองเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์อื่น ๆ (ทุกวันศุกร์อื่น ๆ ) เพื่อตรวจสอบทุกอย่าง อย่ารอนานเกินไป ยิ่งคุณรอนานเท่าไรก็ยิ่งยากที่จะจำและเก็บรวบรวมข้อมูล

ประการที่สาม บันทึกข้อมูลเพื่อบันทึก

การบันทึกหมายถึงการใส่ข้อมูลทางการเงินของคุณลงในแบบฟอร์มที่สามารถใช้งานได้ หลังจากตรวจสอบทุกอย่างแล้วให้เปิดเอกสารให้พนักงานทำบัญชีบันทึกหรือบันทึกด้วยตัวเอง ทำรายเดือนนี้ ป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์บัญชี คุณอาจพบว่าซอฟต์แวร์ออนไลน์ทำงานได้ดีสำหรับคุณดังนั้นคุณและผู้ทำบัญชีของคุณสามารถดูข้อมูลและพูดคุยได้ เพียง แต่ต้องแน่ใจว่าทุกอย่างได้รับทุกเดือนเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้

ประการที่สี่รวบรวมและทบทวนข้อมูล

หลังจากที่ข้อมูลทางการเงินของคุณได้รับการบันทึกไว้ในแต่ละเดือนให้พิมพ์รายงานสี่ฉบับ ได้แก่

งบดุล
งบกำไรขาดทุน (p & l)
รายงานเกี่ยวกับการรับชำระเงินของบัญชีและ
รายงานเจ้าหนี้การค้า

สำหรับแต่ละรายงานให้รวมการเปรียบเทียบกับข้อมูลรายงานเดียวกันจากเดือนที่แล้ว ให้ความสำคัญกับข้อมูลเฉพาะภายในรายงานเหล่านี้

ท้ายที่สุด ACT ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณรู้

ในกรณีส่วนใหญ่ "ACT" อาจหมายถึงการไม่ทำอะไรถ้าทุกอย่างดูดี

ในบางกรณีอาจหมายถึงการเปลี่ยนแปลง สร้าง "จุดเรียกร้อง" ซึ่งข้อมูลบังคับให้คุณกระทำ ต่อไปนี้คือจุดกระตุ้นที่แนะนำ:

งบดุล หากคุณเห็นหนี้สินเพิ่มขึ้นในแต่ละเดือนเป็นเวลาสามเดือน (ซึ่งอาจหมายถึงสินทรัพย์และ / หรือค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น) ให้ลดค่าใช้จ่าย
งบกำไรขาดทุน หากคุณเห็นว่าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายให้ลองถามตัวเองว่าเหตุใดจึงเพิ่มขึ้น หากการเพิ่มขึ้นเป็นสิ่งที่จำเป็นคุณอาจต้องการลดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพื่อรักษาระดับผลกำไรไว้
ระยะเวลาบัญชีลูกหนี้ กล้าแสดงออกในการดำเนินการหลังจากจ่ายเงินช้า ยิ่งคุณปล่อยให้หนี้ค้างนานเท่าไรก็ยิ่งมีโอกาสน้อยที่คุณจะได้รับเงิน ตั้งค่าระบบคอลเลกชันตามที่ได้อธิบายไว้ข้างต้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการชำระเงินโดยด่วนและผู้ชำระเงินที่ชะลอตัวจะไม่ถือว่าคุณไม่ต้องการเงิน
บัญชีเจ้าหนี้ จ่ายสิ่งที่คุณทำได้โดยเร็วที่สุด ลองจ่ายเงินก่อนเพื่อรับส่วนลด หากคุณไม่สามารถจ่ายค่าบริการทั้งหมดได้ให้จ่ายเงินค่าเบี้ยปรับที่จะทำให้คุณต้องเสียค่าปรับหรือจะส่งผลต่ออันดับเครดิตของคุณ แม้ว่าบุคคลอื่นจะเป็นผู้รับผิดชอบในการชำระค่าใช้จ่าย แต่คุณเป็นบุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณได้รับชำระเงินแล้ว

แม้ว่าคุณจะไม่คุ้นเคยกับระบบการเงินคุณก็ควรจะสามารถตั้งค่านี้ในการเคลื่อนไหวและให้มันทำงาน ส่วนที่ยากที่สุดคือการรวบรวมข้อมูล เมื่อคุณได้สร้าง "นิสัยการเก็บสะสม" ไว้แล้วคุณจะพบว่าส่วนที่เหลือจะมาพร้อมกับมัน

CCRRA - จับข้อมูล ข้อมูลทางการเงินสำหรับธุรกิจของคุณ ตรวจสอบ ทุกสัปดาห์ บันทึกและทบทวน ข้อมูลรายเดือน , แล้ว ทำหน้าที่ ตามความจำเป็นเพื่อให้สถานการณ์ทางการเงินของคุณเคลื่อนไหวได้อย่างราบรื่น ถ้าคุณทำตามระบบห้าขั้นตอนง่ายๆนี้คุณจะลด "ขยะ" และปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อมกับทำให้สถานการณ์ทางการเงินของคุณดีขึ้น ระบบการเงินที่มีการจัดเป็นอย่างดีจะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถทำกำไรได้เป็นเวลาหลายปี