8 ขั้นตอนก่อนออกบัตรเครดิตของพนักงานของ บริษัท

ธุรกิจต้องทำการซื้อหรือทำการบำรุงรักษา เมื่อคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเหล่านี้ควรพิจารณาการออกบัตรเครดิตขององค์กรให้กับพนักงานที่เลือก

การออกบัตรเหล่านี้ให้กับพนักงานหมายความว่าพวกเขาสามารถทำธุรกรรมบางอย่างในนามของธุรกิจและยื่นใบเสร็จรับเงินทั้งหมดต่อหัวหน้าผู้จัดการการเงินเมื่อสิ้นเดือน ในฐานะ บริษัท แทนการออกความก้าวหน้าทางการเงินให้แก่พนักงานทุกคนบัตรเครดิตขององค์กรจะกลายเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเนื่องจากคุณจะไม่มีส่วนร่วมในการเบิกจ่ายเงินสด

อย่างไรก็ตามก่อนที่คุณจะออกบัตรองค์กรคุณต้องวางมาตรการป้องกันไว้ล่วงหน้า หากไม่ทำเช่นนั้นพนักงานบางคนอาจใช้เงินทุนทางธุรกิจผิด ความเสี่ยงในการซื้อสินค้าที่ไม่ได้รับอนุญาตเพิ่มขึ้นเมื่อบัตรเครดิตของ บริษัท อยู่ในมือของพวกเขาและไม่มีมาตรการป้องกันในสถานที่ ในการควบคุมความเสี่ยงนี้นโยบายต่อไปนี้จะช่วย:

เมื่อเริ่มตั้งความคาดหวัง

เมื่อออกบัตรควรตั้งและแจ้งพนักงานทุกคนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาเมื่อกล่าวถึงการใช้งานบัตร คุณจำเป็นต้องกำหนดนโยบายที่อธิบายถึงความรับผิดชอบของผู้ถือบัตรอย่างชัดเจนและประเภทของค่าใช้จ่ายที่ควรใช้บัตรและชนิดของเอกสารที่ควรส่งสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละครั้ง

นี่เป็นกุญแจสำคัญที่ทุก บริษัท ควรใส่ไว้เพื่อลดความเสี่ยงที่ผู้ถือบัตรใช้บัตร โดยไม่ต้องทำเช่นนี้ธุรกิจของคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่เคยตั้งงบประมาณซึ่งในระยะยาวจะเพิ่มต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎของการ์ดถูกเข้าใจอย่างถูกต้อง

ตามที่เราทราบพนักงานส่วนใหญ่ไม่มีวัฒนธรรมการอ่าน ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณเพียงจานออกบัตรองค์กรพนักงานที่มีการพิมพ์ปรับกฎหมายของกฎโดยไม่ต้องผ่านพวกเขาหรือสิ่งที่คาดหวังในการไปถึงการใช้บัตรจะไม่ช่วยเพราะหลายคนอาจใช้บัตรโดยไม่ต้องอ่าน กฎระเบียบ

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ข้างต้นเป็นการดีที่จะจัดให้มีการประชุมร่วมกับพนักงานและนำนโยบายเหล่านี้ไปใช้ หลังจากเสร็จสิ้นแล้วจะเป็นการดีที่พวกเขาจะได้รับทราบถึงความเข้าใจในนโยบายในการเขียน ซึ่งหมายความว่าในกรณีที่พนักงานคัดค้านนโยบายที่ระบุไว้ต้องใช้มาตรการที่เหมาะสม

การใช้จ่าย

ในบางครั้งพนักงานส่วนใหญ่มักจะฝ่าฝืนกฏและใช้เงินเกินกว่าที่กำหนดไว้ในนโยบาย ด้วยเหตุผลนี้คุณควรปิดแท็บการใช้บัตรเครดิตธุรกิจไว้อย่างใกล้ชิด หัวหน้าฝ่ายการเงินควรแจ้งผู้บังคับบัญชาในแต่ละแผนกว่าตนจะรับผิดชอบในการกำกับดูแลลูกจ้างด้วยบัตรในแผนกนั้น

จะเป็นการลดการใช้บัตรในทางที่ผิดพลาดของพนักงาน เมื่อพนักงานรู้ว่ามีใครตรวจสอบการใช้จ่ายบัตรพวกเขาจะกลัวที่จะมีส่วนร่วมในการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตใด ๆ ที่ไม่ได้ระบุไว้ในนโยบาย

มีมาตรการป้องกันในสถานที่

เงินเป็นทรัพยากรทางเศรษฐกิจและด้วยเหตุนี้จึงหายากมาก ซึ่งหมายความว่าเมื่อลูกจ้างละเมิดสิทธิการใช้บัตรของตนภาระจะถูกโอนไปจาก บริษัท เหล่านั้นไปยัง บริษัท ทันที ด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถกำหนดวงเงินการใช้จ่ายสำหรับบัตรทุกใบได้

ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งบริหารอาจได้รับข้อ จำกัด สูงกว่าเมื่อเทียบกับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งต่ำกว่า มาตรการนี้มีขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงในการทำธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต ไม่ควรเกินขีด จำกัด การใช้จ่ายและควรระบุไว้ในนโยบาย ถ้าพนักงานคนใดมีจำนวนเกินขีด จำกัด จะต้องหักจำนวนเงินเพิ่มในบัญชีเงินเดือนและค่าปรับ

ควรทำบททบทวนประจำปี

โปรแกรมบัตรเครดิตของ บริษัท ต้องได้รับการทบทวนทุกปี เนื่องจากพนักงานบางรายอาจย้ายจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งและเนื่องจากทุกแผนกมีวงเงินการใช้จ่ายที่เฉพาะเจาะจงจึงจำเป็นต้องทำบททบทวนประจำปีของโครงการ

การทำเช่นนี้ช่วยให้หัวหน้าหน่วยงานสามารถออกข้อ จำกัด การใช้จ่ายใหม่ ๆ ตามความรับผิดชอบของพนักงานทุกคน ถ้าพนักงานทำงานในแผนกที่ไม่ต้องการบัตรเครดิตของ บริษัท อีกต่อไปเขา / เธออาจถูกลบออกจากโปรแกรม

เพิ่มประสิทธิภาพโดยการติดตามผล

เป็นเรื่องดีที่คุณจะมีคนที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของ บริษัท ของคุณหรือไม่มีผู้ถือบัตรทำรายการสรุปธุรกรรมในนามของ บริษัท และส่งให้คุณทราบเมื่อสิ้นสุด ของทุกเดือน วัตถุประสงค์หลักของบุคคลที่ได้รับมอบหมายนี้คือการระบุชื่อพนักงานที่ไม่ได้มอบคำอธิบายและแถลงการณ์เกี่ยวกับการใช้บัตรของตนให้ทันเวลา

นี่เป็นวิธีที่ง่ายสำหรับคุณในการตรวจสอบพนักงานที่ปฏิบัติตามนโยบายบัตรและนโยบายใดบ้าง หลังจากระยะเวลาหนึ่งคุณอาจเลือกที่จะแส้แส้กับผู้ถือบัตรถาวรเหล่านั้นซึ่งมักเป็นปฏิปักษ์กับนโยบายด้วยการเอาบัตรออกจากพวกเขาชั่วคราวหรือแม้กระทั่งอย่างถาวร

การประเมิน Outliers

โปรดจำไว้ว่าพนักงานที่ออกบัตรองค์กรควรใช้เฉพาะในบางรายการที่เป็นประโยชน์ต่อ บริษัท และไม่ควรใช้ในการซื้อของใช้ส่วนตัวยกเว้นกรณีฉุกเฉิน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่พนักงานแต่ละคนใช้ในบัตรเมื่อสิ้นสุดทุกเดือน

ถ้าพนักงานคนหนึ่งหรือหลายคนใช้บัตรในรายการส่วนบุคคลควรมีการประเมินอย่างละเอียดเพื่อพิจารณาว่าเป็นเพราะเหตุฉุกเฉินหรือไม่ หากไม่ใช่กรณีฉุกเฉินให้ทำมาตรการทางวินัยกับผู้ถือบัตร ในทางตรงกันข้ามหากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นจะต้องหักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากเงินเดือนของผู้ถือบัตรโดยไม่มีการลงโทษทางวินัยใด ๆ

แบ่งความเสี่ยง

นโยบายบัตรองค์กรของคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้พนักงานเป็นผู้รับผิดชอบต่อยอดคงเหลือบัตรเครดิตทั้งหมดที่มีความเสี่ยงเองด้วยนโยบายดังกล่าว บริษัท จะต้องคืนเงินให้กับผู้ถือบัตรแต่ละรายตามจำนวนค่าใช้จ่ายที่อนุมัติ นี่คือสิ่งที่เราหมายถึงการแบ่งปันความเสี่ยงระหว่าง บริษัท กับพนักงาน นี่เป็นวิธีที่ดีในการจัดการกับพนักงานที่มักจะซื้อสิ่งของส่วนตัวโดยใช้บัตรเนื่องจากจะได้รับเฉพาะจำนวนที่ตรงกับค่าใช้จ่ายที่อนุมัติเท่านั้น