ลูกหนี้การค้าซึ่งบางครั้งย่อไปเป็นเพียง "ลูกหนี้" หมายถึงเงินที่ บริษัท ลูกค้าต้องจ่ายให้กับลูกค้าสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ บริษัท ได้ส่งมอบ แต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน . ลักษณะของยอดลูกหนี้ของ บริษัท ขึ้นอยู่กับภาคและอุตสาหกรรมที่ดำเนินงานรวมถึงการบริหารนโยบายเครดิตที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสม
วิธีที่ดีที่สุดในการช่วยให้คุณเข้าใจบัญชีลูกหนี้คือการนำคุณไปสู่การทำรายการโดยทั่วไปเพื่อให้คุณสามารถดูได้ว่าบัญชีของคุณจะสิ้นสุดลงอย่างไร ลองนึกภาพว่า Wal-Mart ต้องการสั่งซื้อ Harry Potter รุ่นพิเศษชุดใหม่จากผู้จัดพิมพ์เพื่อเผยแพร่เฉพาะในร้านค้าต่างๆ มันเจรจาต่อรอง 50, 000 หน่วยวิ่งที่จะไม่สามารถใช้ได้ทุกที่อื่น; งานศิลปะที่กำหนดเองการผูกที่ไม่ซ้ำกันลายเซ็นบุ๊คมาร์ค จำกัด รุ่นผลงาน หนังสือจะถูกพิมพ์และบรรจุภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่รวมเข้าด้วยกันและผู้จัดพิมพ์จะเรียกเก็บเงินจาก Wal-Mart 30 เหรียญต่อชุด
เมื่อผู้จัดพิมพ์จัดส่ง 50,000 หน่วยให้กับ Wal-Mart จะมีการเรียกเก็บเงินมูลค่า $ 1, 500, 000 นั่นคือเงินที่ผู้จัดพิมพ์ต้องจ่ายให้ (50, 000 x $ 30 = $ 1, 500, 000) วอล - มาร์ทมีหนังสืออยู่จริง แต่ผู้จัดพิมพ์ไม่ได้รับการชำระเงินแม้ว่าจะได้รับสิทธิ์ตามกฎหมายก็ตาม
$ 1 500,000 ตั้งอยู่บนงบดุลของผู้จัดพิมพ์เป็นบัญชีลูกหนี้ มันอยู่ในงบดุลของวอล - มาร์ททั้งในสินทรัพย์สินค้าคงคลังและหนี้สินเจ้าหนี้ข้อกำหนดเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้
โดยทั่วไป บริษัท ที่ขายผลิตภัณฑ์โดยใช้วงเงินกำหนดระยะเวลาสำหรับลูกหนี้ของ บริษัท ระยะเวลาคือจำนวนวันที่ลูกค้าต้องชำระค่าใช้จ่ายก่อนที่จะถูกเรียกเก็บเงินค่าปรับล่าช้าหรือมิฉะนั้นยอดเงินของลูกหนี้จะถูกโอนไปยังหน่วยงานเรียกเก็บเงินหรือ บริษัท ฟ้องบุคคลหรือสถาบันที่เป็นหนี้เงินหาการสงเคราะห์ จากศาลโดยยึดทรัพย์สิน
มีบัญชีลูกหนี้เป็นระยะ ๆ โดยปกติจะแสดงเป็น "Net 10", "Net 15", "Net 30", "Net 60" หรือ "Net 90"; ตัวเลขหมายถึงจำนวนวันที่คาดว่าจะได้รับเงินสุทธิทั้งหมด (เช่นพ้น 10 หมายถึงคุณมีเวลานับสิบวันนับจากเวลาที่ใบแจ้งหนี้จะชำระยอดคงเหลือของคุณ)เพื่อเพิ่มการหมุนเวียนของกระแสเงินสดและเพิ่มความเร็วในการเข้าถึงกองทุน บริษัท จำนวนมากจะเสนอส่วนลดในการชำระหนี้ก่อนระยะยาวสำหรับยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้โดยหวังว่าลูกค้าจะต้องจ่ายเงินให้เร็วที่สุด โดยปกติแล้วมันอยู่ในความสนใจที่ดีที่สุดของลูกค้าที่จะทำเช่นนั้นเพราะส่วนลดทำงานออกไปอัตราการเติบโตสารประจำปีไกลเกินกว่าสิ่งที่มันจะได้รับที่อื่น
ในขณะที่มีลูกหนี้จำนวนมากในงบดุลเป็นสิ่งที่ดี - ผู้ที่ไม่ต้องการกระแสเงินสดในอนาคตคาดว่าเงินสดจะมาถึง? - อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงต่อธุรกิจได้หากไม่ได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าวอลมาร์ทล้มละลายหรือไม่จ่ายเงินให้กับผู้จัดพิมพ์? ผู้จัดพิมพ์จะถูกบังคับให้เขียนยอดบัญชีลูกหนี้ในงบดุลเป็น 1 เหรียญ 5 ล้าน นี่อาจเป็นความหายนะ ดูอย่างใกล้ชิดที่ บริษัท บัญชีลูกหนี้ มีความหลากหลายหรือไม่? ความเข้มข้นมากเกินไป - ลูกค้าหรือลูกค้ารายหนึ่งที่เป็นตัวแทนของบัญชีเจ้าหนี้เกินกว่าห้าถึงสิบเปอร์เซ็นต์อาจเป็นเหตุให้เกิดความกังวล
โดยปกติ บริษัท ต่างๆจะสร้างสิ่งที่เรียกว่าสำรองเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์เช่นนี้ เงินสำรองเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีที่เฉพาะเจาะจงซึ่งจะช่วยลดผลกำไรในแต่ละปีซึ่งหมายถึงการสูญเสียโดยประมาณที่คาดไว้
(เสริมความรู้เกี่ยวกับส่วนเกินทุนและเงินสำรองในงบดุล) หากเงินสำรองไม่เพียงพอหรือจำเป็นต้องเพิ่มขึ้นจำเป็นต้องมีการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมในงบกำไรขาดทุน เงินสำรองใช้สำหรับรายการบัญชีทุกประเภทตั้งแต่การคาดการณ์ผลตอบแทนจากการรับประกันไปจนถึงการตั้งสำรองหนี้สูญที่ธนาคาร
บางธุรกิจไม่จำเป็นต้องมีบัญชีลูกหนี้
มีบางธุรกิจที่ได้รับการชำระเงินล่วงหน้าจริงๆ ในกรณีนี้ธุรกิจไม่ได้บันทึกบัญชีลูกหนี้ แต่จะเข้าสู่หนี้สินที่เรียกว่ารายได้รอตัดบัญชีหรือรายได้ก่อนล่วงหน้า เป็นเงินที่ได้รับทั้งโดยการจัดส่งสินค้าทำให้ความคืบหน้าตลอดกระบวนการผลิต (เมื่อใช้วิธีการ "ร้อยละของการเสร็จสิ้น") หรือเวลาผ่านไปจะได้รับการโอนจากรายได้รอการรับรู้รายได้ลดหนี้สินและเพิ่มรายงาน ขาย
ภาพรวมที่ดีของเรื่องนี้คืออุตสาหกรรมการจัดการสินทรัพย์ ลูกค้ามักจะมีค่าธรรมเนียมที่จ่ายให้กับที่ปรึกษาการลงทุนที่จดทะเบียนซึ่งเรียกเก็บเงินเป็นรายไตรมาสล่วงหน้า บริษัท ที่ปรึกษาได้รับเงินสด แต่ก็ไม่ได้รับเงินสดทั้งหมดหรือบางส่วนเว้นแต่จะมีบทบัญญัติที่ต้องบอกกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้าสามสิบวันซึ่งในกรณีดังกล่าว ของรายได้ล่วงหน้าแบบรายไตรมาส ในแต่ละวันทำการที่ผ่านไปมีอัตราร้อยละของค่าธรรมเนียมที่ได้รับและไม่สามารถคืนเงินได้ บริษัท บริหารสินทรัพย์ที่เลือกที่จะเรียกเก็บเงินเป็นรายอื่น ๆ จะมียอดลูกหนี้ในงบดุลเป็นการชั่วคราวโดยปกติแล้วจะเป็นวันหรือสองวันเท่านั้นเนื่องจากค่าธรรมเนียมถูกหักออกจากบัญชี Custody ของลูกค้าในกรณีส่วนใหญ่