ธุรกิจจดหมายตัวอย่างคำแนะนำและคำแนะนำ

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจสิ่งสำคัญคือต้องใส่คำทักทายที่เหมาะสมในตอนต้น นี่เป็นความจริงไม่ว่าคุณจะส่งข้อความของคุณทางอีเมลหรือทางไปรษณีย์ การใช้คำทักทายที่เหมาะสมจะกำหนดเสียงสำหรับจดหมายของคุณ นอกจากนี้ยังแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณเข้าใจกฎพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ

ในขณะที่คำว่า "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "เดี๋ยวก่อน" ก็เหมาะสำหรับการติดต่อแบบไม่เป็นทางการคำยกย่องอย่างเป็นทางการมากขึ้นก็มีความเหมาะสมเมื่อคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเช่นจดหมายสมัครงานหนังสือจดหมาย คำแนะนำหรือจดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างคำทักทายจดหมายที่เหมาะสำหรับการติดต่อทางธุรกิจและการจ้างงาน ต่อมาเราจะอธิบายวิธีเลือกและจัดรูปแบบคำทักทายเช่นเดียวกับวิธีการเขียนจดหมายถึงคนที่มีชื่อที่คุณไม่รู้จัก

ตัวอย่างการยกตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

• รักนายสมิท
• รักนายและนางสมิท
• รักนายไวท์และนางสาวสมิ ธ
• รักสมิ ธ
• Dear Judge Smith
• รักนางเจน
• รัก Dr. Haven
• รัก Dr. and Mrs. Haven
• Dear First Name (ถ้าคุณรู้จักคนดี)
• โปรดทราบว่าคำทักทายทั้งหมดนี้ เริ่มต้นด้วยคำว่า "รัก "ในขณะที่คุณสามารถเริ่มต้นตัวอักษรที่มีชื่อของบุคคลนี้สามารถมองเห็นเป็นอย่างกระทันหันหรือแม้กระทั่งหยาบ เริ่มต้นคำทักทายของคุณด้วยคำว่า "รัก" ในจดหมายธุรกิจ

ข้อยกเว้นประการหนึ่งคือเมื่อคุณใช้คำทักทายทั่วไป "เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง "เพิ่มเติมเกี่ยวกับที่ในช่วงเวลา

คำแนะนำสำหรับชื่อและชื่อ

คำทักทายควรใช้นามแฝงของบุคคลนั้นร่วมกับ "นาย" หรือ "นางสาว" โดยทั่วไปหลีกเลี่ยงการใช้ "นาง" หรือ "นางสาว" เว้นเสียแต่ว่าคุณจะแน่ใจได้ว่าผู้หญิงต้องการจะพูดถึงเรื่องนี้อย่างไร

หากมีข้อสงสัยคุณควรเริ่มใช้ "Ms"

ถ้าคุณเขียนจดหมายถึงผู้ที่มีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาเอกหรือทางการแพทย์ให้ใช้แบบย่อ: "Dr. " อย่างไรก็ตามสำหรับชื่ออื่น ๆ เช่น Professor, Judge, Rabbi ฯลฯ ให้เขียนชื่อเต็มและใช้ประโยชน์จากมัน

ตัวอย่างเช่นคำทักทายของคุณในจดหมายถึงผู้พิพากษาจะเป็น "Dear Judge Barnard" หรือหากคุณติดต่อกับอาจารย์แรบไบคุณอาจเขียนว่า "Dear Rabbi Williams"

เมื่อจดหมายของคุณมีมากกว่าหนึ่งคนให้เขียนชื่อทั้งหมดแยกออกจากกันโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Hobbes, Ms. Luxe และ Mr. Hopman" สำหรับคู่สมรสถ้ามีคนในคู่สามีภรรยามีการเปลี่ยนชื่อของเขาหรือเธอจะต้องใช้นามสกุลเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. and Mrs. Smith."

บางครั้งเพศของบุคคลนั้นไม่ชัดเจนจากชื่อ นึกถึง "Corey" หรือ "Blake" ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งชื่อของผู้หญิงหรือผู้ชาย หากเป็นกรณีนี้คุณสามารถดูได้ว่าคุณสามารถกำหนดเพศจากการค้นหาใน LinkedIn หรือเว็บไซต์ของ บริษัท ได้หรือไม่แต่ถ้ายังไม่ชัดเจนเพียงแค่เขียนชื่อเต็มของบุคคลนั้นทิ้งชื่อ ตัวอย่างเช่น "Dear Corey Meyer"

วิธีการจัดรูปแบบจดหมายอวยพร

ทำตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายจุดคู่หรือเครื่องหมายจุลภาคช่องว่างแล้วเริ่มย่อหน้าแรกของจดหมาย การใช้ลำไส้ใหญ่เป็นทางเลือกที่เป็นทางการมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:

Dear Mr. Smith:

[First paragraph of letter.]

เมื่อคุณไม่มีผู้ติดต่อ

หากคุณไม่มีผู้ติดต่อในองค์กรคุณ คุณสามารถปิดคำทักทายและเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณหรือใช้คำทักทายทั่วไป

อย่างไรก็ตามก่อนที่จะใช้คำทักทายทั่วไป (หรือไม่ใส่ใจคำทักทาย) พยายามหาชื่อของบุคคลที่คุณติดต่อ

หากคุณกำลังสมัครงานและชื่อผู้จัดการการจ้างงานไม่อยู่ในรายชื่องานคุณอาจมองหาชื่อนายจ้างหรือผู้จัดการการจ้างงานในเว็บไซต์ของ บริษัท หากมีหมายเลขติดต่อคุณอาจโทรติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอชื่อผู้จัดการจ้าง

หากคุณส่งจดหมายประเภทอื่นคุณสามารถดูชื่อบุคคลในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือพูดคุยกับผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือติดต่อที่ บริษัท เพื่อหาชื่อบุคคลที่คุณพยายามเข้าถึง

คำแนะนำทั่วไปสำหรับจดหมายธุรกิจ

ผู้จัดการการจ้างงานที่น่ารัก

• ใครที่อาจกังวล
• ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ที่รัก
• Dear Sir or Madam
• ตรวจสอบคำสะกดชื่อ

สุดท้ายก่อนที่จะส่ง จดหมายธุรกิจให้แน่ใจว่าคุณได้สะกดชื่อคนอย่างถูกต้อง ตรวจสอบการสะกดอีกครั้งในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือใน LinkedIn

ลองขอให้เพื่อนที่เชื่อถือได้อ่านข้อความของคุณก่อนที่คุณจะส่งข้อความไปให้ความสำคัญกับการสะกดชื่อ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

การเขียนจดหมายธุรกิจ: การเขียนจดหมายธุรกิจรูปแบบและแม่แบบจดหมายธุรกิจทั่วไปและตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

• ตัวอย่างจดหมายมืออาชีพ: ตัวอย่างจดหมายสำหรับผู้หางานรวมทั้งจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและปฏิเสธจดหมายลาออกตัวอักษรจดหมายชื่นชมและอื่น ๆ ที่ดีตัวอย่างจดหมายงาน