การปรับสมดุลการลงทะเบียนเงินสด - วิธีการ, ทำไมและเมื่อ

แม้ในระบบ POS สมัยใหม่ในปัจจุบันคุณยังต้องการขั้นตอนในการคำนวณเงินสดของร้านค้า การควบคุมภายในเหล่านี้มีความจำเป็นเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการใช้เงินและเพื่อป้องกันทรัพย์สินจากการสูญเสีย การควบคุมภายในที่แข็งแกร่งไม่เพียง แต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน หนึ่งในสาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุดของการหดตัวหรือการสูญเสียในร้านของคุณคือการใช้เงินที่ไม่ถูกต้อง

และเมื่อตรวจสอบแล้วสาเหตุที่พบมากที่สุดของการโจรกรรมคือการขาดขั้นตอนหรือการควบคุมที่เหมาะสม

ขั้นตอนการนับเงินการตรวจสอบใบเสร็จรับเงินและการปรับสมดุลของลิ้นชักเก็บเงินทำให้เกิดความรับผิดชอบต่อการทำธุรกรรมของวัน ระบบการจัดการเงินสดนี้สามารถสร้างขึ้นได้พร้อมกับนโยบายการจัดเก็บข้อมูลในเวลาเดียวกัน ระบบ POS (จุดขาย) หลายแห่งในปัจจุบันมีคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการปิดบัญชี (เรียกอีกอย่างว่าการปรับสมดุล) ลิ้นชักเก็บเงินเพื่อเป็นแนวทางให้กับพนักงาน

ทำไมต้องสมดุล?

การจัดการร้านหรือพนักงานเก็บเงินสามารถดึงรายงานการขายได้ตลอดเวลาในระหว่างการเปลี่ยน โดยการเพิ่มเงินสดเริ่มต้นในลิ้นชักเพื่อขายรายวันตัวเลขค้าปลีกจะรู้ว่าเท่าไหร่เงินควรจะอยู่ในลงทะเบียนเงินสดหรือระบบ POS ในเวลาใดก็ตาม นี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง:

• เพื่อหลีกเลี่ยงการถือครองเงินสดมากเกินไปในชั้นการขาย
• หากร้านค้าถูกปล้น
• เมื่อลูกค้าบ่นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงน้อยเกินไป

• สำหรับการตรวจสอบการทำงานล่วงเวลา / ขาดแคลนบ่อยๆสำหรับพนักงานแคชเชียร์โดยเฉพาะ
• เพื่อลบสิ่งล่อใจในการรับเงินสดโดยไม่มีเอกสารจากลิ้นชักเก็บเงิน

วิธีการปรับสมดุลของลิ้นชักเก็บเงินสด

การปรับสมดุลของการลงทะเบียนเงินสดมักเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดวันหรือเมื่อสิ้นสุดการโอนแคชเชียร์ ลิ้นชักเก็บเงินและเนื้อหาควรนำไปยังสำนักงานหรือพื้นที่อื่น ๆ เพื่อเตรียมรายงาน

หากปรับสมดุลของลิ้นชักหลังการปิดตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟพื้นของห้องขายปิดอยู่และประตูล็อคอยู่ สำหรับพนักงานขายจำนวนมากพวกเขารีบร้อนและมีแนวโน้มที่จะเริ่มปิดก่อนที่ร้านจะปิดจริง นี่ไม่ใช่วิธีปฏิบัติที่ปลอดภัย อย่างไรก็ตามหากคุณมีพนักงานหลายคนในร้านค้าคุณสามารถปิดการลงทะเบียนได้ในช่วงเปิดทำการ

ควรตรวจสอบการล่วงเกินและหรือการขาดแคลนใด ๆ ลักษณะของมนุษย์ควรคำนึงถึงข้อผิดพลาดเล็กน้อยและจำนวนน้อย ด้วยเหตุนี้เราจึงหมายถึงความเรียบง่ายของการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติเมื่อประมวลผลธุรกรรม อย่างไรก็ตามความแตกต่างบ่อยครั้งอาจเป็นสัญญาณการโจรกรรมของพนักงานหรืออาจระบุว่าต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับแคชเชียร์โดยเฉพาะ ตามกฎแล้วคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีค่าใช้จ่ายเกิน $ 2 ในตอนกลางคืน แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับจำนวนธุรกรรมในวันนั้น (กล่าวคือการทำธุรกรรมมากขึ้นโอกาสในการนับข้อผิดพลาด) กฎ $ 2 เป็นวิธีที่มีประโยชน์

เงินสดเริ่มต้นในมือจะถูกนำกลับเข้าไปในลิ้นชักเก็บเงินและเก็บไว้สำหรับตอนเย็นขณะที่เงินฝากเตรียมไว้สำหรับธนาคาร สลิปบัตรเครดิตรายงานเทอร์มินัลและใบเสร็จการลงทะเบียนอื่น ๆ สามารถถูกเย็บลงในรายงานรายวันเงินสดลิ้นชักและยื่นตามวันที่

การแบ่งแยกหน้าที่

สำหรับความรับผิดชอบมากขึ้นให้พิจารณาใช้คนสองคนเพื่อให้สมดุลในการลงทะเบียนเงินสด คนหนึ่งคนหนึ่งจะนับลิ้นชักและสร้างรายงานเงินสดประจำวันขณะที่คนอื่นเตรียมเงินฝากธนาคาร เจ้าหน้าที่ทั้งสองควรลงนามในรายงานระบุว่าตนรับผิดชอบต่อตัวเลขที่ปรากฏ แม้ว่าระบบจะไม่สามารถป้องกันการทุจริต แต่เส้นทางการตรวจสอบนี้จะช่วยกีดกันการสมรู้ร่วมคิดระหว่างพนักงาน

ในตอนต้นของการเลื่อนครั้งถัดไปแคชเชียร์ควรกำหนดลิ้นชักเก็บเงินสดของตัวเอง ให้แคชเชียร์ตรวจสอบเงินสดในลิ้นชักเพื่อตรวจสอบความสมดุลของจุดเริ่มต้น หากคุณเป็นร้านค้าขนาดเล็กที่มีเพียงหนึ่งลงทะเบียนเงินสดส่วนใหญ่อยู่ในลิ้นชักค้างคืน หากเป็นเช่นนี้ขั้นตอนจะเหมือนกัน

โน้ตตัวสุดท้ายเนื่องจากความผิดพลาดของมนุษย์เป็นส่วนหนึ่งของเกมโปรดตรวจสอบว่าคุณมีความแตกต่างในเงินสดของคุณในฐานะส่วนหนึ่งของ P & L ของคุณ

เพิ่มบรรทัดลงในแผนพีแอนด์แอลซึ่งทำให้งบประมาณและแสดงผลขาดทุนจากการเบี่ยงเบนความสนใจ นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถตรวจสอบและจัดการความสูญเสียได้