ก่อนที่คุณจะซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับสำนักงานขนาดเล็กหรือที่บ้านของคุณ

ในขณะที่ความคิดของสำนักงานไร้กระดาษดูดีเยี่ยมในความเป็นจริงความจริงก็คือธุรกิจขนาดเล็กหรือสำนักงานในบ้าน (SOHO) จำนวนมากยังมีความจำเป็นต้องคัดลอกเอกสารที่พิมพ์อยู่เป็นประจำ

เครื่องถ่ายเอกสารแบบสแตนด์อโลนรุ่นเก่าได้หายตัวไปเกือบหมดแล้วในยุคดิจิทัลแทนที่ด้วยเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นที่รวมเอาฟังก์ชั่นการพิมพ์คัดลอกสแกนและส่งแฟกซ์ไปยังเครื่องเดียว

ในทางเทคนิค "เครื่องถ่ายเอกสาร" ในข้อกำหนดของวันนี้เป็นเครื่องพิมพ์ที่มีอุปกรณ์สแกนในตัวเพื่อคัดลอกเอกสารที่สามารถสแกนและทำซ้ำโดยเครื่องพิมพ์ได้

เช่นเดียวกับอุปกรณ์เครื่องถ่ายเอกสาร / เครื่องพิมพ์ของอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่ที่ลดลงอย่างต่อเนื่องในราคาที่ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติที่มากกว่าเดิมและความสะดวกในการคัดลอกในบ้านมากกว่าการขับรถไปยังร้านพิมพ์ / สำเนาไม่สามารถตีได้

ต่อไปนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการซื้อเพื่อช่วยให้คุณเลือกเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารสำหรับ SOHO ของคุณ

อิงค์เจ็ทกับเลเซอร์ / LED

สำหรับการทำสำเนาเอกสารเอกสารเลเซอร์ความเร็วสูงเครื่องพิมพ์เลเซอร์ / ไฟ LED มักเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทมีความสามารถในการพิมพ์ที่ความละเอียดสูงขึ้นและเหมาะสำหรับกราฟิกและโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับรูปถ่าย

ค่าใช้จ่าย

เมื่อพิจารณาค่าใช้จ่ายของเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารสิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงต้นทุนของวัสดุสิ้นเปลืองอย่างต่อเนื่องหากคุณวางแผนที่จะทำมากกว่าการพิมพ์ / คัดลอกเป็นครั้งคราว ผู้ผลิตมีการเปลี่ยนแปลงตะปูในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาและแทนที่จะสร้างผลกำไรจากการขายเครื่องถ่ายเอกสาร / เครื่องถ่ายเอกสารในขณะนี้มักขายพวกเขาด้วยราคาที่สูง (หรือแม้แต่การสูญเสีย) และทำให้กำไรในการขายหมึกและโทนเนอร์มากขึ้น

ปัจจุบันมีหน่วยตลับหมึก / ตลับหมึกที่มีไมโครชิพฝังอยู่ซึ่งช่วยป้องกันไม่ให้ตลับหมึก "ทางการ" ใช้หรือมี "สตาร์ทเตอร์" ตลับหมึกที่มีความจุเพียงครึ่งหนึ่ง เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทหรือเลเซอร์ที่ต่อรองนั้นไม่ได้มีราคาถูกเมื่อมาถึงเวลาที่จะเปลี่ยนตลับหมึกหรือตลับโทนเนอร์ที่มีราคาแพง

เครื่องถ่ายเอกสาร / เครื่องถ่ายเอกสารสีมีราคาแพงโดยเฉพาะเมื่อต้องใช้ตลับหมึก 4 ตลับ (สีดำและสีขาวฟ้าอมเหลืองและสีเหลือง) เป็นเรื่องปกติที่ต้นทุนทดแทนของตลับหมึกอิงค์เจ็ท / ตลับหมึกจะเกินราคาซื้อของหน่วยทั้งหมดทำให้เครื่องพิมพ์เป็นถิ่นที่อยู่ร่วมในการรีไซเคิลอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และคลังเก็บขยะ

โชคดีที่หมึกพิมพ์ส่วนใหญ่และตลับหมึกเลเซอร์บางชนิดสามารถเติมเงินได้ในราคาที่ต่ำกว่ามากเช่น บริษัท Costco เสนอการเติมหมึกแบบอิงค์เจ็ตเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง นอกจากนี้ยังมีชุดเติมเงินสำหรับประเภทที่ต้องทำด้วยตัวเอง แต่การเติมหมึกอิงค์เจ็ทหรือตลับหมึกจะยุ่งมากและไม่ใช่สำหรับเครื่องจักรที่ท้าทาย และคุณสามารถทำให้ตลับหมึกเครื่องพิมพ์ยาวนานขึ้นอีกด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อย

ก่อนที่คุณจะซื้อเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารโปรดตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เผยแพร่ต่อผู้ผลิต

ปริมาณ

เครื่องถ่ายเอกสาร / เครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่ได้รับการออกแบบให้มีน้ำหนักมากดังนั้นโปรดตรวจสอบการใช้งานที่แนะนำของหน่วย (หน้าเว็บต่อรอบหน้าที่ของเดือน) อัตราผลตอบแทน ISO สำหรับตลับหมึก / ตลับหมึกจะทำให้คุณทราบว่าตลับหมึกจะต้องมีการเปลี่ยนบ่อยเพียงใด

โปรดทราบว่าแม้ว่าคุณจะมีเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารอยู่ภายในเครื่อง แต่ก็ยังสามารถใช้บริการทำสำเนา / พิมพ์ออนไลน์หรือเครื่องพิมพ์ (เช่น Staples หรือ UPS) สำหรับงานพิมพ์ / สำเนาขนาดใหญ่หรืองานพิมพ์พิเศษเช่นโบรชัวร์

ด้วยราคาของวัสดุสิ้นเปลือง (ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น) การพิมพ์ / ทำสำเนาปริมาณมากในเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารที่มีราคาไม่แพงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเอกสารสีหรือรูปถ่าย การซื้อเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารต้นทุนต่ำสำหรับความต้องการขั้นพื้นฐานและการจ้างงานงานพิมพ์ / สำเนาที่ใหญ่ขึ้นเป็นเรื่องที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก - การพิมพ์แผ่นงานสีธุรกิจ 500 เล่มเป็นงานของร้านพิมพ์มืออาชีพ

Duplexing

การพิมพ์สองหน้าคือความสามารถในการพิมพ์ / คัดลอกทั้งสองด้านของหน้าและเป็นคุณลักษณะที่น่าพอใจอย่างมาก นอกเหนือจากการประหยัดกระดาษแล้วจำเป็นต้องทำสำเนาสิ่งพิมพ์แบบสองด้านเป็นมืออาชีพ

การเชื่อมต่อ

ในการใช้เครื่องเป็นเครื่องพิมพ์ตัวเลือกเพิ่มเติมในการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์จะดีกว่า นอกเหนือจากการเชื่อมต่อ USB โดยตรงกับเครื่องพีซีเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับการเชื่อมต่อเครือข่ายแบบมีสาย Wi-Fi หรือทั้งสองอย่าง

หากคุณต้องการพิมพ์จากระบบคลาวด์หรือจากโทรศัพท์มือถือโปรดตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์ของคุณสนับสนุนเทคโนโลยีเช่น Google Cloud Print หรือ Apple AirPrint

ขาวดำหรือสี?

การทำสำเนาสีช้าลงและมีราคาแพง แต่อาจเป็นคุณลักษณะที่คุณต้องการให้เครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารของคุณมีหากคุณต้องการผลิตสื่อส่งเสริมการขายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณเช่นโบรชัวร์หรือคัดลอกภาพถ่ายสี

ความคล่องตัวในการใช้งานของสื่อ

เหตุผลหลักในการซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับสำนักงานขนาดเล็กหรือที่บ้านของคุณเป็นความสะดวกสบายคุณจะต้องการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่สามารถจัดการกับกระดาษขนาดและน้ำหนักและสื่ออื่น ๆ เช่นแผ่นใสและบัตรดัชนี มองหาเครื่องถ่ายเอกสารที่มีการทำสำเนาแบบแท่นถ้าคุณกังวลเกี่ยวกับการคัดลอกจากหนังสือหรือการคัดลอกวัตถุอื่นที่ไม่พอดีกับเครื่องป้อนกระดาษ

การจัดการกระดาษ

ในฐานะที่เป็นนักธุรกิจขนาดเล็กคุณมีสิ่งที่ต้องทำมากกว่าการเติมถาดป้อนกระดาษหรือป้อนกระดาษแผ่นเดียวผ่านเครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสาร หากคุณพิมพ์ / คัดลอกอย่างสม่ำเสมอมองหาแบบจำลองที่มีความจุกระดาษอย่างน้อย 250 แผ่น - หรือมากกว่า นอกจากนี้คุณยังต้องการให้ป้อนเอกสารอัตโนมัติที่มีอย่างน้อย 30 แผ่น

เวลาตอบสนอง

เครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารที่ไม่มีเวลาอุ่นเครื่องเหมาะอย่างยิ่งสำหรับสำนักงานขนาดเล็กและที่บ้านซึ่งเครื่องอาจนั่งไม่ได้ใช้งานเป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน ความเร็วในการพิมพ์ / สำเนาสูงเป็นสิ่งที่ดี แต่จะไม่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หากคุณต้องรอนาทีเพื่อให้เครื่องอุ่นขึ้นทุกครั้งที่ออกจากโหมดสลีป เครื่องพิมพ์ / เครื่องถ่ายเอกสารบางเครื่องมีเวลาในการทำสำเนาครั้งแรกไม่ถึง 10 วินาที