คู่มือการวางแผนสถานการณ์ฉุกเฉินทางธุรกิจขนาดเล็ก

แผนธุรกิจที่ได้รับการคิดอย่างรอบคอบดีๆอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการอยู่รอดและความล้มเหลวทางธุรกิจของคุณหากเกิดภัยพิบัติขึ้น ไฟไหม้น้ำท่วมความล้มเหลวของฮาร์ดไดรฟ์หรือการโจรกรรมข้อมูลสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือทั้งหมดเหล่านี้อาจทำให้ธุรกิจของคุณไม่อยู่ในความรับผิดชอบ สละเวลาในการทำแผนธุรกิจฉุกเฉินจะช่วยให้แน่ใจได้ว่าธุรกิจของคุณสามารถดำเนินการต่อได้ในเวลาที่สั้นที่สุด

ใช้คำแนะนำต่อไปนี้เพื่อสร้างแผนการภัยพิบัติสำหรับธุรกิจของคุณ

การสร้างแผนฉุกเฉินธุรกิจ:

1) พิจารณาความเสี่ยงหลักที่มีต่อธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

เป็นการโจรกรรมข้อมูลหรือไม่? น้ำท่วม? แผ่นดินไหว? การระบุว่าภัยพิบัติชนิดใดมีแนวโน้มมากที่สุดจะช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นแผนฉุกเฉินของคุณและไม่ต้องเสียเวลาและเงินเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่ไม่น่าเป็นไปได้มาก ไม่ควรวางแผนที่จะกู้คืนจากแผ่นดินไหวเช่นหากธุรกิจของคุณไม่ได้อยู่ในเขตแผ่นดินไหว

2) เตรียมแผนการอพยพ

ไปกับบุคลากรและโพสต์ไว้อย่างเด่นชัดทั่วทั้งบริเวณธุรกิจของคุณ พนักงานจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาต้องการอพยพ? พวกเขาควรทำอย่างไรเมื่อได้รับแจ้งถึงการอพยพ มีเส้นทางอะไรบ้างที่ออกจากอาคาร? คนที่ควรเจอกันที่ด้านนอกของอาคาร? ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบเพื่อดูว่าทุกคนออกอย่างปลอดภัย?

3) สร้างระบบพัดลมสื่อสาร

ถ้าเกิดอะไรขึ้นที่ธุรกิจของคุณใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการแจ้งให้แต่ละคนที่ทำงานที่นั่น? ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อทางโทรศัพท์และอีเมลได้รับการอัปเดตอยู่เสมอและบุคคลที่รับผิดชอบในการติดต่อกับคนอื่น ๆ ได้พิมพ์รายการเนื่องจากเทคโนโลยีทั้งหมดไม่สามารถทำได้ไม่ช้าก็เร็วและโดยปกติจะใช้เวลาไม่สะดวกมากที่สุด

ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการติดต่อสื่อสารกับสาธารณชนและวิธีการ (ปรับปรุงเว็บไซต์ธุรกิจโพสต์บนโซเชียลมีเดียข่าวประชาสัมพันธ์เครื่องหมายในหน้าต่างประกาศวิทยุ ฯลฯ )

4) ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชุดฉุกเฉินในสถานที่ทำงานเสร็จสมบูรณ์และเป็นปัจจุบัน

รายการตรวจสอบชุดปฐมพยาบาลในกรณีฉุกเฉินสำหรับธุรกิจแสดงว่าชุดปฐมพยาบาลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องมีอะไรบ้าง ขึ้นอยู่กับประเภทของภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นในพื้นที่ของคุณคุณอาจต้องการเพิ่มวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นหนึ่งแกลลอนน้ำต่อคนต่อวันเป็นหนึ่งในวัสดุที่แนะนำในรายการนี้ซัพพลายฉุกเฉินสำหรับร้านค้าปลีก

5) ทำตามขั้นตอนตอนนี้เพื่อปกป้องข้อมูลทางธุรกิจของคุณ

ข้อมูลธุรกิจของคุณเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของคุณ หากถูกขโมยหรือถูกทำลายธุรกิจของคุณจะสามารถลุกขึ้นและวิ่งอีกครั้งหรือแม้กระนั้นหรือ? 6 กฎการปกป้องข้อมูลจะอธิบายถึงวิธีที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลธุรกิจของคุณได้รับความคุ้มครองและสามารถเข้าถึงได้อีกครั้งได้อย่างรวดเร็วการป้องกันข้อมูลเป็นหนึ่งในข้อดีของการเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้เป็นระบบคลาวด์คอมพิวติ้ง

6) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณมีประกันที่เพียงพอ

การประกันอัคคีภัยเป็นประเภทที่คำนึงถึง แต่ไฟไม่ได้เป็นเพียงภัยพิบัติที่เป็นไปได้ที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณอาจประสบได้

นอกจากภัยพิบัติทางกายภาพที่เห็นได้ชัดเช่นความเสียหายจากน้ำท่วมหรือลมแล้วให้พิจารณาถึงความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการโจรกรรมตัวอย่างเช่น จากนั้นจะมีปัจจัยความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นได้หากธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่อาจทำให้คุณได้รับความเดือดร้อน

การเลือกประเภทของการประกันที่เหมาะสมเพื่อให้ครอบคลุมความเสี่ยงของคุณและการมีประกันที่ดีขึ้นและทันสมัยจะช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณเริ่มทำงานได้อีกครั้งหากเกิดภัยพิบัติขึ้น

7) ตัดสินใจว่าอะไรจะเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณที่จะเริ่มดำเนินธุรกิจอีกครั้งหากธุรกิจเกิดภัยพิบัติปิดคุณและดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญเหล่านี้จะพร้อมใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

ในกรณีที่ธุรกิจหลักของเราคือการพัฒนาด้านไอทีเราจำเป็นต้องใช้ข้อมูลทางธุรกิจและคอมพิวเตอร์สองเครื่องและเราสามารถสำรองข้อมูลได้ (ดูข้อมูลการสำรองข้อมูลเป็นโปรแกรมป้องกันที่ดีที่สุดและซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล)

ธุรกิจขนาดเล็กของคุณอาจต้องใช้บุคคลและเนื้อหาเพิ่มเติมก่อนจึงจะสามารถเปิดใช้งานใหม่ได้ บุคคลใดที่เป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินงานของคุณ คุณต้องการอุปกรณ์พิเศษหรือไม่? บางทีการจัดเรียงสามารถทำกับธุรกิจอื่นที่มีอุปกรณ์ที่คุณต้องการ คุณต้องการอุปกรณ์บางอย่างหรือไม่? ค้นหาว่าใครเป็นผู้จัดหาหรือผู้ส่งสินค้ารายอื่น

8) รู้จักเพื่อนบ้านของคุณ

การเปิดสายสื่อสารกับเจ้าของธุรกิจรอบ ๆ ตัวคุณจะเป็นประโยชน์กับการวางแผนธุรกิจของคุณอย่างจริงจัง ให้พวกเขารู้ว่าคุณหวังจะทำอะไรและดูว่าคุณสามารถทำให้พวกเขามีส่วนร่วมได้หรือไม่ คุณอาจจะสามารถแบ่งปันค่าใช้จ่ายของค่าใช้จ่ายบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนฉุกเฉินหรือจัดเตรียมเพื่อช่วยกันและกันในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ

9) ตรวจสอบโปรแกรมและแหล่งข้อมูลในท้องถิ่น

เมืองหรือเมืองของคุณอาจมีแผนฉุกเฉินหรือแผนการตอบสนองภัยพิบัติในสถานที่หรือจัดหาทรัพยากรที่จะช่วยให้คุณวางแผนร่วมกันได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นเมืองออตตาวาเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมในกรณีฉุกเฉินสำหรับธุรกิจออตตาวาในเว็บไซต์ของตนและมีการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับหัวข้อดังกล่าว ดูว่ามีอะไรอยู่ในเมืองของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนแผนธุรกิจของคุณเอง

10) ใส่ทั้งหมดเข้าด้วยกัน

เมื่อคุณทำงานผ่านแผนฉุกเฉินของคุณให้วางชิ้นส่วนทั้งหมดไว้ด้วยกันในรูปแบบการพิมพ์ (สำเนาดิจิตอลเป็นสิ่งที่ดี แต่ไม่ค่อยมีประโยชน์หากไฟดับและ / หรืออุปกรณ์ดิจิตอลไม่สามารถใช้งานได้) ตัวยึดสามแฉกทำงานได้ดี รวมถึงแผนอพยพแผนธุรกิจแผนการสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับชุดอุปกรณ์ฉุกเฉินและนโยบายการประกันมาตรการคุ้มครองข้อมูลและข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการปฏิบัติงานตลอดจนรายละเอียดของข้อตกลงใด ๆ ที่คุณได้ทำเพื่อรักษาหรือรับสิ่งต่างๆและดำเนินการอีกครั้ง

11) ให้แผนธุรกิจของคุณมีความเป็นประโยชน์

สุดท้าย แต่อย่างน้อยคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณเก็บแผนภัยพิบัติไว้ในสถานที่ที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนต้องการทราบตำแหน่งของสถานที่นั้น ๆ นอกจากนี้คุณควรมอบหมายคนหนึ่งคนและคนที่สองเพื่อคว้าแผนฉุกเฉินทางธุรกิจออกทางออกหากเกิดภัยพิบัติทางธุรกิจที่จำเป็นต้องออกจากสถานที่

12) ใช้เว็บไซต์ธุรกิจและสื่อสังคมออนไลน์ของคุณ

เว็บไซต์ธุรกิจและแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเช่น Facebook, LinkedIn และ Twitter เป็นวิธีสื่อสารที่ยอดเยี่ยมกับลูกค้าและผู้ร่วมธุรกิจในกรณีฉุกเฉิน อย่าปล่อยให้ลูกค้าของคุณสงสัยว่าคุณจะเปิดหรือไม่เมื่อภัยพิบัตินัด - โพสต์อย่างรวดเร็วใน Facebook สามารถให้พวกเขาได้ถึงวันที่

การวางแผนสถานการณ์ฉุกเฉินทางธุรกิจ

เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้ธุรกิจต้องเผชิญกับภาวะชะงักงัน มี "วิกฤตการณ์" ที่เกิดขึ้นทันทีที่ต้องการความสนใจของเรา แต่ความสำคัญของพวกเขาเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับเหตุการณ์ที่ทำให้ธุรกิจของคุณปิดลงเป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายสัปดาห์ สละเวลาในการเตรียมแผนธุรกิจฉุกเฉินจะมีผลตอบแทนมากถ้าภัยพิบัตินัดที่เคย