วิธีการสร้างรายการบันทึกทางบัญชีสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจ

รายการบันทึกเป็นบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่ป้อนลงในสมุดรายวัน สมุดรายวันจะแสดงรายละเอียดธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของธุรกิจและจะแจ้งให้ทราบว่าธุรกรรมเหล่านี้มีผลต่อบัญชีใด รายการบันทึกทั้งหมดจะทำโดยใช้วิธีการป้อนข้อมูลสองรายการหรือรายการเดียวในการทำบัญชี

โดยทั่วไปแล้วจะมีการป้อนรายการบันทึกตามลำดับเวลาและมีการป้อนข้อมูลเดบิตก่อนเครดิต - มีการป้อนข้อมูลเดบิตในคอลัมน์ทางซ้ายและเครดิตจะถูกป้อนทางด้านขวา

รายการบันทึกข้อมูลจะถูกกำหนดให้กับบัญชีบางบัญชีโดยใช้ผังบัญชีและรายการสมุดบันทึกจะถูกบันทึกลงในบัญชีแยกประเภท บัญชีแยกประเภทสามารถติดตามบัญชีได้หลายบัญชี

วัตถุประสงค์ของรายการบันทึก

รายการบันทึกเป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับรายงานทางการเงินอื่น ๆ ของธุรกิจทั้งหมด พวกเขาถูกใช้โดยผู้สอบบัญชีเพื่อวิเคราะห์ว่าการทำธุรกรรมทางการเงินส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร

แต่ละรายการควรมีวันที่ของการทำธุรกรรมคู่สัญญาที่เกี่ยวข้องการตัดบัญชีจากบัญชีอย่างน้อยหนึ่งบัญชีเครดิตไปยังบัญชีอื่นอย่างน้อยหนึ่งใบใบเสร็จหรือหมายเลขเช็คและบันทึกช่วยจำที่อธิบาย รายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม - สิ่งใดที่คุณอาจไม่ค่อยจดจำเดือนหรือปีต่อมา

หากคุณซื้อและใช้ซอฟต์แวร์ระบบบัญชีระบบจะดูแลรายละเอียดเหล่านี้ทั้งหมดสำหรับคุณ แต่คุณควรจะสามารถจัดการกับรายการบันทึกประจำตัวของคุณและบัญชีแยกประเภทด้วยความเข้าใจพื้นฐานบางส่วนของกระบวนการนี้ได้หากคุณคิดว่าค่าใช้จ่ายประเภทนี้ยังไม่เป็นที่ต้องการเนื่องจากคุณเพิ่งเริ่มต้น

ตามที่แนะนำชื่อรายการสมุดรายวันแต่ละรายการจะถูกสร้างขึ้นในบรรทัดแยกต่างหากเมื่อคุณใช้วิธีการทำรายการบัญชีรายการเดียว คุณอาจลบสิ่งที่คุณใช้จ่ายในระบบคอมพิวเตอร์ใหม่เป็นเดบิตจากนั้นในบรรทัดถัดไปและเป็นรายการอื่นคุณอาจได้รับรายได้จากลูกค้าหรือลูกค้าเป็นเครดิต

คุณจะมีธุรกรรมหรือรายการบันทึกข้อมูลแยกกันสองรายการแต่ละรายการมีบรรทัดของตนเอง ง่ายมากไม่แตกต่างจากที่คุณจะติดตามธุรกรรมที่ทำจากบัญชีเช็คของคุณ

การบัญชีรายการเดี่ยวอาจเหมาะสมถ้าคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กของคุณเองเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวและหนังสือและธุรกรรมของคุณไม่ซับซ้อน ทุกคนสามารถจัดการได้ คุณไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเฉพาะใด ๆ

การบันทึกบัญชีคู่

รายการบันทึกประจำวันที่ใช้วิธีการทำรายการบัญชีแบบคู่มีความหลากหลายของข้อมูลในคอลัมน์ต่างๆในบรรทัดเดียวกัน ในระบบรายการคู่คุณอาจมีการเดบิตสำหรับการซื้อคอมพิวเตอร์จากนั้นเครดิตหรือค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์สำนักงานโดยรวมของคุณจะปรากฏในบรรทัดเดียวกัน แต่ในคอลัมน์อื่นเพื่อชดเชยการตัดบัญชีคอลัมน์เหล่านี้ควรมีค่าเท่ากับ - $ 2,000 เป็นเดบิตและ + 2,000 เหรียญสำหรับเครดิต

คุณอาจต้องใช้คอลัมน์มากยิ่งขึ้นโดยขึ้นอยู่กับลักษณะของรายการของคุณ แต่อย่างน้อยควรมีสองชุดสำหรับเดบิตและเครดิตแต่ละรายการ การทำรายการบัญชีคู่มักจะทำให้รายการสมุดรายวันไม่ใช่รายการธุรกรรม แต่สำหรับบัญชีจะมีผลต่อสินทรัพย์หนี้สินส่วนของรายได้และค่าใช้จ่าย เดบิตและเครดิตทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในบรรทัดเดียวกัน

เมื่อสิ้นปีหรือระยะเวลาบัญชีอื่นใดที่คุณเลือกรายการบันทึกข้อมูลทั้งหมดของคุณสำหรับเดบิตควรตรงกับและเท่ากับรายการบันทึกประจำวันของคุณสำหรับเครดิตทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าบัญชีของคุณ "สมดุล"