การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ภาพรวมธุรกรรม

ถ้าคุณทำงานกับการซื้อหรือขายแล้วคุณจะเจอธุรกรรม EDI อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ Electronic Data Interchange ซึ่งเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ของ EDI เป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจ

ธุรกรรม EDI เป็นส่วนหนึ่งของการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ บริษัท ใช้ตัวอย่างเช่น บริษัท หนึ่งอาจต้องการส่งคำสั่งซื้อด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทางอิเล็กทรอนิกส์และสามารถทำได้โดยใช้ EDI

ธุรกรรม EDI ได้รับการออกแบบมาเพื่อเป็นอิสระจากการสื่อสารที่ บริษัท หรือเทคโนโลยีซอฟต์แวร์สร้างขึ้นเพื่อสร้างข้อมูล EDI

รูปแบบ EDI

อย่างไรก็ตามมีมาตรฐานที่กำหนดวิธีการจัดรูปแบบข้อความแต่ละข้อความ

มาตรฐาน EDI สี่มาตรฐาน: UN / EDIFACT ซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลและใช้งานส่วนใหญ่นอกทวีปอเมริกาเหนือ ANSI ASC X12 เป็นมาตรฐานที่ใช้ในอเมริกาเหนือ TRADACOM ซึ่งใช้โดย บริษัท ค้าปลีกของอังกฤษและ ODETTE ซึ่งใช้โดยผู้ผลิตรถยนต์ในยุโรป

การใช้ EDI เป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท เนื่องจากสามารถลดต้นทุนการส่งเอกสารได้อย่างมาก

ค่าใช้จ่าย EDI แทนที่จะได้รับประโยชน์

ใบสั่งซื้อกระดาษต้องใช้ทรัพยากรเพื่อพิมพ์ PO, แฟกซ์หรือโพสต์ไปยังผู้ขาย EDI จะส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้ขายโดยอัตโนมัติเพื่อลดต้นทุนในการส่ง PO การศึกษาเกี่ยวกับการประหยัดค่าใช้จ่ายในการใช้ EDI ได้รับการดำเนินการรวมทั้งรายงานจากกลุ่มอเบอร์ดีนในปีพ. ศ. 2551 ซึ่งเป็นข้อสังเกตว่าในสหรัฐฯมีค่าใช้จ่าย 37 เหรียญสหรัฐฯ 45 เพื่อผลิตและส่ง PO กระดาษในขณะที่มีค่าใช้จ่ายเพียง $ 23 เท่านั้น 83 เพื่อส่งโดยใช้ EDI

บาง บริษัท ไม่ใช้ EDI มีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและบำรุงรักษาเทคโนโลยีที่จำเป็นในการดำเนินการ EDI คู่ค้าแต่ละรายที่ บริษัท ต้องการใช้ EDI พร้อมอาจต้องใช้ทรัพยากรเพื่อตั้งค่าและอาจเป็นค่าใช้จ่ายที่ห้ามปรามสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กหรือ บริษัท ที่ไม่มีแหล่งข้อมูลทางเทคนิค

บาง บริษัท ที่อ้างว่าใช้ EDI อาจได้รับคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ไม่สามารถโหลดใบสั่งซื้อดังกล่าวลงในระบบการขายได้โดยอัตโนมัติ

ใบสั่งซื้อ EDI จะพิมพ์ออกมาและป้อนลงในระบบคอมพิวเตอร์ของตนเอง

สถานการณ์นี้เป็นเรื่องปกติที่ บริษัท มีระบบการสั่งซื้อที่ไม่สามารถยอมรับหรือสร้างคำสั่งซื้อ EDI ได้

EDI How To Works

มีหลายวิธีที่ข้อความอีดีไอส่งระหว่างคู่ค้า วิธีที่พบมากที่สุดคือการใช้เครือข่ายมูลค่าเพิ่มหรือ VAN อนุญาตให้ บริษัท ส่งการรับส่งซึ่งได้รับการตรวจสอบโดย VAN แล้วส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้อง

ไม่นานมานี้มีการใช้วิธีการใหม่สำหรับการส่ง EDI นี้เรียกว่า AS2 ซึ่งย่อมาจากคำชี้แจงการใช้บังคับ 2 และได้รับการสนับสนุนโดย Wal-Mart ซึ่งต้องการให้ผู้ขายทั้งหมดของตนใช้วิธีนี้การใช้ AS2 เอกสาร EDI จะถูกส่งผ่านอินเทอร์เน็ตและความปลอดภัยของเอกสารจะทำได้โดยการเข้ารหัสและใช้ใบรับรองดิจิทัล

มีหลายสิบเอกสาร EDI ที่ บริษัท และคู่ค้าของพวกเขาสามารถดำเนินการได้ ภายใต้เอกสาร EDI มาตรฐาน ANSI ASC X12 เป็นส่วนหนึ่งของชุดตัวอย่างเช่นมีชุดคำสั่งซื้อชุดคลังสินค้าชุดข้อมูลทางการเงิน ฯลฯ

นอกจากนี้ยังมีชุดผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมเฉพาะเช่น รัฐบาล, ประกัน, จำนองและยานยนต์

สำหรับหลาย บริษัท พวกเขาจะใช้เอกสาร EDI จำนวนน้อยกับคู่ค้าของตนโดยทั่วไปในชุดคำสั่งซื้อชุดจัดการวัสดุและชุดการจัดส่ง

ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ทำการติดตั้ง EDI ระหว่างตัวเองกับ บริษัท ขนส่งอื่นอาจใช้เอกสาร EDI 5 ชุดเช่น EDI 940 สำหรับคำสั่งจัดส่งคลังสินค้า EDI 943 สำหรับคำแนะนำในการจัดส่งสต็อคคลังสินค้า EDI 944 สำหรับ คำแนะนำการรับเงินโอนสต็อคคลังสินค้า EDI 945 สำหรับคำแนะนำในการจัดส่งคลังสินค้าและ EDI 947 สำหรับคำแนะนำในการปรับสินค้าคงคลังคลังสินค้า

การทำธุรกรรม EDI ที่ใช้บ่อยในซัพพลายเชน

753 คำร้องขอเส้นทาง

754 คำแนะนำในการกำหนดเส้นทาง

816 ความสัมพันธ์ขององค์กร

818 รายงานการขายของคณะกรรมการ

830 ตารางการวางแผนที่มีความสามารถในการอนุมัติ

รายละเอียดสินค้า / ข้อมูลทางเทคนิค

842 รายงานการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

843 การตอบสนองต่อคำร้องขอ

845 การรับทราบ / สถานะการอนุมัติ

846 การตรวจสอบสินค้าคงคลัง / คำแนะนำ

847 การอ้างสิทธิ์ของวัสดุ

848 เอกสารข้อมูลความปลอดภัย

850 คำสั่งซื้อ

851 ตารางสินทรัพย์

852 ข้อมูลกิจกรรมผลิตภัณฑ์

853 คำแนะนำในการจัดเส้นทางและการขนส่ง

855 คำสั่งซื้อคำสั่งซื้อ

856 หนังสือแจ้งการจัดส่ง / เอกสารแสดงตน

857 การจัดส่งและการเรียกเก็บเงิน

860 คำขอเปลี่ยนใบสั่งซื้อ - ผู้ริเริ่มของผู้ซื้อ

861 รับหนังสือแนะนำ / รับ

862 ตารางจัดส่งสินค้า

863 รายงานผลการทดสอบ

865 ใบสั่งซื้อเปลี่ยนแปลงการรับทราบ / คำขอ - ผู้ขาย เริ่มดำเนินการ

866 ลำดับการผลิต

869 สถานะคำสั่งซื้อ

870 รายงานสถานะการสั่งซื้อ

873 บริการการเคลื่อนย้ายสินค้าโภคภัณฑ์

874 การเคลื่อนย้ายสินค้าโภคภัณฑ์การตอบสนอง

878 การอนุญาต / การอนุมัติผลิตภัณฑ์

879 ข้อมูลราคา

882 ข้อมูลการจัดส่งตรงของร้านค้าปลีก

885 ลักษณะบัญชีขายปลีก

888 การบำรุงรักษารายการ

889 ประกาศการส่งเสริม

890 การจัดการสัญญาและการรับส่วนลด

893 รายการข้อมูลคำขอ

895 การจัดส่ง

943 คำแนะนำในการจัดส่งคลังสินค้า

945 การจัดส่งสินค้าคลังสินค้า

947 การปรับปรุงการจัดเก็บสินค้าคงคลังคลังสินค้า

อัปเดตโดย

940 การจัดส่งสินค้าคลังสินค้า

Gary Marion ผู้เชี่ยวชาญโลจิสติกส์และซัพพลายเชน