แฟ้มพนักงานของพนักงานเป็นแฟ้มหลักของพนักงานที่มีประวัติความเป็นมาของความสัมพันธ์ในการจ้างงานจากการสมัครงานผ่านการสัมภาษณ์ทางออกและเอกสารการยกเลิกการจ้างงาน เฉพาะเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลและผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานและผู้จัดการอาจมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลพนักงานและไม่เคยออกจากสำนักงานทรัพยากรบุคคล
แฟ้มข้อมูลพนักงานส่วนใหญ่จัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่มีการป้องกันไฟไว้ในที่ที่ถูกล็อคซึ่งเข้าถึงได้โดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ความลับของข้อมูลพนักงานในแฟ้มบุคลากรมีความสำคัญยิ่ง
จากไฟล์พนักงานทั้งหมดที่ บริษัท เก็บไว้พนักงานจะได้รับการเข้าถึงข้อมูลประจำวันบ่อยๆโดยพนักงานผู้บังคับบัญชาหรือเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลประจำวัน
ข้อพิจารณาเกี่ยวกับบุคลากรของพนักงานเนื้อหาของไฟล์หลักการพื้นฐานและคำถามที่ควรคำนึงถึงในการจัดเก็บเอกสารในแฟ้มพนักงานของพนักงานคือสิ่งเหล่านี้
นายจ้างจะต้องมีเอกสารเฉพาะเพื่อให้เหตุผลในการตัดสินใจหรือไม่ถ้านายจ้างถูกฟ้องร้อง? นายจ้างต้องการเอกสารในศาลหรือไม่?
- พนักงานรู้และเข้าใจหรือไม่ว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรของเขาหรือไม่? ในกรณีส่วนใหญ่นายจ้างควรให้พนักงานลงนามในเอกสารไม่ต้องระบุความสอดคล้องกับเนื้อหาของเอกสาร แต่ต้องยอมรับว่าตนได้รับทราบและได้อ่านเอกสารแล้ว
- ไม่ควรวางข้อความที่น่าประหลาดใจความคิดเห็นหรือบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับพนักงานไว้ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน เพียงแค่ข้อเท็จจริงไม่มีความคิดเกี่ยวกับการเก็งกำไรอยู่ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน
-
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่นายจ้างควรเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน
ประวัติการทำงาน
ใบสมัครงาน
- ประวัติการทำงาน
- จดหมายสมัครงาน
- การศึกษา>
- การตรวจสอบการจ้างงาน
- จดหมายการปฏิเสธ
- ตำแหน่งงาน
- จดหมายรับรองการจ้างงานหรือสัญญาจ้าง
- ข้อตกลงการจ้างงานหรือข้อตกลงของหน่วยงานชั่วคราวถ้าใช้
- ข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
- แบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจสำหรับพนักงานที่ลงลายมือชื่อแสดงใบเสร็จรับเงินคู่มือพนักงาน
- รายการตรวจสอบจากการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
- ข้อตกลงและเอกสารการย้ายถิ่นฐานใด ๆ
- สัญญาใด ๆ ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรใบเสร็จรับเงินหรือการรับทราบระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง (เช่นข้อตกลงที่ไม่เป็นไปตามสัญญาจ้างหรือข้อตกลงเกี่ยวกับรถยนต์ที่ บริษัท ให้) ตัวอย่างเช่น
- รูปแบบชีวิตการจ้างงานอย่างเป็นทางการ ได้แก่ การขอย้ายการส่งเสริมการสมัครงานภายในและอื่น ๆ
- เอกสารอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน
- การพัฒนาประสิทธิภาพของพนักงานและ Improv
- การประเมินตนเองของพนักงาน
บันทึกจากการให้คำปรึกษาอย่างเป็นทางการใด ๆ
- หมายเหตุเกี่ยวกับการเข้างานหรือความล่าช้า
- เอกสารแผนงานการปรับปรุงประสิทธิภาพ
- การลงโทษทางวินัย
- การฝึกอบรม
- การประเมินสมรรถนะ
- ระดับการฝึกอบรมหรือการฝึกอบรม
- การรับรู้ของพนักงาน
- การแจ้งเตือนเซสชั่นหรือตารางเวลา
- การประเมินความต้องการลงนาม
- รายงานค่าใช้จ่ายการฝึกอบรม
- การร้องเรียนจากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน
- ประวัติการยกเลิกการจ้างงาน
- จดหมายลาออกของพนักงาน
- ออกจากเอกสารการสัมภาษณ์
- Cobra notification
รายการตรวจสอบการสิ้นสุดการจ้างงาน
- การบัญชีขั้นสุดท้ายสำหรับทุกด้านของการจ้างงานของพนักงานเช่นค่าจ้างขั้นสุดท้ายค่าจ้างวันหยุดการคืนทรัพย์สินของ บริษัท เป็นต้น
- มีเอกสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์บุคลากร
- นโยบายการเข้าถึงไฟล์ของบุคลากร
- สิ่งที่นายจ้างไม่ควรเก็บไว้ในประวัติบุคลากร