พนักงานประวัติการทำงานนายจ้างควรรักษา

ต้องการทราบประวัติพนักงานว่าจะต้องเป็นนายจ้างอย่างไร? นายจ้างเก็บบันทึกประวัติพนักงานไว้ 4 ชุดสำหรับพนักงานแต่ละคน นอกจากนี้นายจ้างเก็บไฟล์บันทึกลูกจ้างอื่น ๆ ไว้สำหรับพนักงานทุกคน

นี่คือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพนักงานที่นายจ้างต้องการจะเก็บรักษาและทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้และบางครั้งก็ไปยังหัวหน้างานและผู้จัดการของพวกเขา

• มีการจัดเก็บ บุคลากร สำหรับพนักงานแต่ละคน แฟ้มบุคลากรเหล่านี้ประกอบด้วยเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไฟล์บุคลากรคือบันทึกหลักของพนักงานที่นายจ้างลูกจ้างและผู้จัดการของพนักงานใช้ในบาง บริษัท ในคนอื่น ๆ - และผมขอแนะนำวิธีนี้ - การเข้าถึงแฟ้มพนักงานของพนักงานถูก จำกัด ไว้ที่ HR และพนักงานภายใต้การดูแล
  เอกสารทั่วไปในแฟ้มบุคลากรรวมถึงแอพพลิเคชั่นการจ้างงาน, แบบฟอร์มการติดต่อในกรณีฉุกเฉินของครอบครัว, ประวัติการดำเนินคดีทางวินัย, ประวัติการทำงาน, พนักงานรับใบเสร็จรับเงินของพนักงานที่ลงนาม, นายจ้างจะลงนามในแผ่น, การประเมินเป็นระยะ ๆ , การประเมินผลงาน หรือแผนพัฒนาประสิทธิภาพใบรับรองการฝึกอบรมและหลักฐานการเข้าร่วมประชุมและข้อมูลการติดต่อส่วนตัวในปัจจุบันเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน
  ไฟล์ข้อมูลบางส่วนทั้งหมดไม่ได้มีเอกสารเดียวกัน แต่แต่ละไฟล์มีเอกสารบางอย่างที่เหมือนกัน เอกสารการปฏิบัติงานของพนักงานไม่ได้อยู่ในแฟ้มบุคลากรจนกว่าจะได้รับการลงโทษทางวินัยรางวัลหรือเครื่องหมายแสดงความสำเร็จที่โดดเด่นอื่น ๆ บันทึกประสิทธิภาพประจำวันดังกล่าวอยู่ในไฟล์ที่ผู้จัดการติดตามผลการปฏิบัติงานเป้าหมายและผลงานของพนักงานของตน

• ไฟล์เงินเดือน ยังเก็บรักษาระเบียนของพนักงาน ไฟล์เงินเดือนมีประวัติของงานของพนักงานแผนกการเปลี่ยนแปลงการชดเชยการกักขังเงินให้กู้ยืมและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการจ่ายเงินให้กับพนักงานและเก็บรักษาประวัติการจ่ายค่าตอบแทนของพนักงานไว้
  ไฟล์เงินเดือนจะมีประวัติของฟอร์มรัฐบาลเช่นเอกสารหักล้าง W-2, W-4 และการหักล้างด้านสังคมที่พนักงานกรอก ไฟล์จะมีข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงานและการอนุญาตให้ถอนการชำระเงินจาก paycheck ของพนักงานด้วย
• ยังมีการเก็บรักษา แฟ้มข้อมูลพนักงานของพนักงาน พนักงานที่บันทึกในแฟ้มทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นพนักงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่มีบันทึกไว้ในแฟ้ม ไฟล์ทางการแพทย์ประกอบด้วยบันทึกย่อของแพทย์เอกสารการสมัคร FMLA ข้อมูลการทดสอบยาข้อมูลทางกายภาพที่จำเป็นและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพของพนักงานหรือสมาชิกในครอบครัวของเขา
  ไฟล์ทางการแพทย์เนื่องจากความลับของระเบียนพนักงานได้รับการจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยอย่างสูงสุดขอแนะนำให้เก็บไฟล์ทางการแพทย์ไว้ในลิ้นชักเก็บเอกสารที่ล็อกไว้ในห้องที่ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยพนักงานที่ไม่ใช่พนักงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล

• บันทึกระเบียนของพนักงานในบ้านซึ่งเก็บรักษาไว้สำหรับพนักงานทุกคนในแฟ้มเดียวที่แยกออกจากระเบียนพนักงานคนอื่น ๆ นายจ้างเก็บบันทึกพนักงานนี้ไว้ต่างหากจากระเบียนอื่นของพนักงานเพื่อรักษาความลับของพนักงานจากเจ้าหน้าที่ของรัฐและหน่วยงานอื่น ๆ ที่มีสิทธิ์ตรวจสอบพนักงาน I-9 การเก็บรักษา I-9 ในสถานที่อื่นจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าหากคุณได้รับการคัดเลือกจาก Federal I-9 การตรวจสอบแฟ้มพนักงานของรัฐบาลจะไม่สามารถเข้าถึงระเบียนอื่น ๆ เกี่ยวกับพนักงานหรือการจ้างงานของตนกับองค์กรของคุณได้
  การตรวจสอบเหล่านี้เพิ่มมากขึ้นในแต่ละปีเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณได้กรอกแบบฟอร์ม I-9 อย่างถูกต้องหรือคุณอาจถูกปรับและอาจถูกคุมขัง
  

พนักงานสามารถดูบันทึกลูกจ้างได้โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบเอกสารใด ๆ ในบันทึกของตนซึ่งต้องดูได้ในที่ที่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

คุณต้องมีพนักงานบันทึกนโยบายการดูในคู่มือพนักงานของคุณและปฏิบัติตามอย่างไม่อ้อมเพื่อขอให้พนักงานดูไฟล์ของพวกเขา

ถ้าพนักงานส่งคำร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับสำเนาบันทึกประวัติพนักงานหลังจากเลิกงานแล้วคุณจะต้องส่งสำเนา คุณอาจเรียกเก็บเงินจากอดีตพนักงานตามเวลาและสำเนาหากคุณต้องการ แต่ฉันไม่เชื่อว่านายจ้างหลายคนทำ