การเตรียมสำนักงานของคุณเพื่อการปิดชั่วคราวเนื่องจากวันหยุดพักผ่อนหรือเหตุผลอื่น ๆ ทำได้ง่ายเหมือนกับรายการตรวจสอบนี้ ทำอย่างถูกต้องลูกค้าผู้ขายและพนักงานของคุณจะตระหนักดีถึงการปิดธุรกิจ / สำนักงานที่กำหนดไว้และคุณสามารถหลีกเลี่ยงลูกค้าที่โกรธและพนักงานที่ไม่พอใจเมื่อคุณกลับมา นอกจากนี้คุณยังสามารถประหยัดเงินได้อีกด้วย ลูกค้าจะพึงพอใจกับช่วงเวลาที่ธุรกิจปิดทำการเพื่อไม่ให้ผิดหวังโดยรอการตอบกลับจากธุรกิจของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่
การหยุดพักในสำนักงาน: แจ้งพนักงานลูกค้าและผู้ขายให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญใน บริษัท ของคุณเป็นเวลาอย่างน้อย 2-4 สัปดาห์ก่อนเวลา พนักงานสามารถได้รับการแจ้งเตือน / เตือนโดยใช้การแทรกลงในเช็คเอาท์ ลูกค้าสามารถได้รับการแจ้งเตือนในเว็บไซต์ของคุณและผ่านทางข้อความอัตโนมัติของผู้เข้าร่วมประชุมในระบบโทรศัพท์ของคุณ ผู้ขาย (โดยเฉพาะผู้ที่มีตารางการส่งมอบซ้ำ) สามารถแจ้งผ่านทางอีเมลหรือไปรษณีย์ปกติ
ส่งบันทึกเพื่อรักษาความปลอดภัยส่วนบุคคลหรือบริการรักษาความปลอดภัยแจ้งให้ทราบถึงวันปิดบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินของคุณทันสมัยอยู่เสมอด้วยหมายเลขโทรศัพท์หลักของพนักงาน
เปลี่ยนการต้อนรับผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
จัดตารางเวลาให้ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติทักทายในระบบโทรศัพท์ของคุณเพื่อแสดงว่าสำนักงานปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุไว้เมื่อสำนักงานจะเปิดอีกครั้ง หากคุณให้บริการฉุกเฉิน (เช่นระบบทำความร้อนและระบายความร้อนประปาเป็นต้น) โปรดแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าจะไปถึงบริการตอบรับหรือโทรศัพท์มือถือของคุณในระหว่างการปิดระบบ
ถ้าคุณใช้บริการตอบรับอัตโนมัติโปรดแจ้งให้ทราบถึงวันที่สำนักงานจะถูกปิดและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อของคุณทันสมัยอยู่เสมอด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของพนักงาน ที่จะโทร
เปลี่ยนคำทักทายข้อความเสียงและสร้างอีเมลตอบกลับอัตโนมัติหากระบบโทรศัพท์ของคุณอนุญาตให้สายภายนอกโทรตรงไปยังโต๊ะทำงานของพนักงานคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้ข้อความเสียงชั่วคราวหรือ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ช่วยให้ผู้โทรทราบว่าพวกเขาไม่อยู่ในออฟฟิศ
พนักงานของคุณควรแจ้งให้ทราบเมื่อพวกเขาจะกลับมาและจะทำอย่างไรถ้าพวกเขาต้องการความช่วยเหลือในขณะที่สำนักงานปิดให้บริการในวันหยุด นอกจากนี้โปรดตรวจสอบว่าได้สร้างการตอบกลับอัตโนมัติของอีเมลไม่อยู่ที่สำนักงาน
ลดอุณหภูมิ
ประหยัดพลังงานและเงินบางส่วนโดยการตั้งค่า (หรือ reprogramming) เครื่องควบคุมอุณหภูมิในสำนักงานของคุณในระหว่างการปิดระบบ
เซิร์ฟเวอร์การสำรองข้อมูล
ถ้าคุณมีคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ที่สำคัญให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารอบการสำรองข้อมูลทำงานอย่างถูกต้องก่อนและหลังการปิดระบบลดความเสี่ยงจากภัยพิบัติด้วยการกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ของคุณสำหรับรถกระบะต้น ๆ แทนที่จะรอจนกว่าการหยุดพักในวันหยุดจะสิ้นสุดลง
อุปกรณ์สำนักงาน
โคมไฟตั้งโต๊ะ
เครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องคิดเลข
- ไฟเหนือศีรษะ
- เครื่องหั่นกระดาษ
- ปิดคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เสริม
- คอมพิวเตอร์
- จอภาพ
เครื่องพิมพ์
- ห้ามปิด
- เครื่องแฟกซ์
- ระบบโทรศัพท์
- คอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์