การตรวจสอบสถานะของธนาคารคือการเปรียบเทียบบันทึกของคุณกับบันทึกของธนาคาร การตรวจสอบรายเดือนช่วยให้คุณสามารถระบุธุรกรรมที่ผิดปกติซึ่งอาจเกิดจากการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดทางบัญชี
การกระทบยอดธนาคาร
ในการปรับยอดบัญชีของคุณให้เปรียบเทียบ บันทึกธุรกรรมและยอดคงเหลือกับใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารรายเดือนของคุณ ดูแต่ละรายการทีละรายการเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินสมบูรณ์แบบตรงกัน
นอกจากนี้คุณยังต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งยอดธนาคารของคุณแสดงยอดคงเหลือในบัญชีตอนท้ายที่คุณเห็นด้วย
ถ้าคุณคุ้นเคยกับการดุลบัญชีสมุดเช็คของคุณแล้วคุณก็คุ้นเคยกับการตรวจสอบธนาคารแล้ว คุณเป็นหลักทำสิ่งเดียวกันด้วยเหตุผลเดียวกัน
เป็นเรื่องปกติที่จะเห็นความแตกต่างเล็กน้อยเนื่องจากระยะเวลา แต่คุณควรสามารถอธิบายความแตกต่างเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนเช็คให้กับผู้ขายและลดยอดคงเหลือในบัญชีของคุณให้สอดคล้องกัน แต่ธนาคารของคุณจะแสดงยอดดุลที่สูงขึ้นจนกว่าบัญชีของคุณจะเข้าชมบัญชีของคุณ (เหล่านี้เรียกว่าเช็คที่ค้างชำระ)
ในทำนองเดียวกันการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติอาจกระทบบัญชีของคุณหนึ่งวันก่อนหรือหลังสิ้นเดือนและคุณอาจคาดหวังว่าจะได้รับการชำระเงินในเดือนอื่น ตราบเท่าที่ความคลาดเคลื่อนเหล่านี้สามารถอธิบายได้อย่างง่ายดายอาจไม่ต้องกังวล
เหตุใดจึงสำคัญในการกระทบยอด
การตรวจสอบบัญชีของคุณเป็นประจำสามารถช่วยคุณระบุปัญหาก่อนที่จะลุกลามไปได้
บัญชีธนาคารของธุรกิจไม่ได้รับการคุ้มครองตามบัญชีผู้บริโภคภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถนับการธนาคารเพื่อปกปิดการฉ้อโกงและข้อผิดพลาดในบัญชีของคุณได้ บัญชีธุรกิจที่รกร้างสามารถทำลายล้างได้
การฉ้อโกงด้านการจับผิด
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งในการค้นหาคือการโกงใด ๆ
- การตรวจสอบถูกต้องหรือไม่ถูกต้องที่คุณออกซ้ำหรือเปลี่ยนแปลงส่งผลให้มีเงินออกจากบัญชีเช็คของคุณมากขึ้น?
- เช็คถูกออกโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่?
- มีการโอนเงินโดยไม่ได้รับอนุญาตออกจากบัญชีหรือมีผู้ใดถอนเงินโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่?
การป้องกันปัญหา
การกระทบยอดบัญชีของคุณจะช่วยให้คุณระบุปัญหาที่อาจต้องให้ความสนใจ ตัวอย่างเช่นคุณอาจจำเป็นต้องประเมินวิธีที่คุณจัดการกับกระแสเงินสดและลูกหนี้ใหม่หรือคุณอาจต้องเปลี่ยนระบบบันทึกข้อมูลและกระบวนการทางบัญชีที่คุณใช้
- รู้ว่า จริงๆ มีอยู่ในบัญชีของคุณ
- หลีกเลี่ยงการเด้งเช็ค (หรือชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ล้มเหลว) ให้กับคู่ค้าและซัพพลายเออร์
- หลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมธนาคารสำหรับเงินไม่เพียงพอหรือเข้าเส้น เครดิตเมื่อคุณไม่จำเป็นต้อง
- รู้หรือไม่ว่าการชำระเงินของลูกค้าได้เด้งแล้วหรือไม่และหากมีการดำเนินการใด ๆ
- ติดตามเช็คที่ค้างชำระของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณถูกต้อง > จับข้อผิดพลาดจากธนาคาร
- เมื่อต้องกระทบยอด
ควรตรวจทานบัญชีของคุณอย่างน้อยเดือนละครั้งสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณมากหรือสถานการณ์ที่การฉ้อโกงมีความเสี่ยงบ่อยขึ้นจะดีกว่า ธุรกิจบางแห่งกระทบยอดบัญชีธนาคารของตนทุกวัน นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างการป้องกันลงในบัญชีธนาคารของคุณได้ด้วย - ขอความช่วยเหลือจากธนาคาร ทางออกหนึ่งคือ Positive Pay ซึ่งธนาคารหลายแห่งนำเสนอเพื่อป้องกันไม่ให้ธนาคารของคุณอนุมัติการชำระเงินเว้นแต่คุณได้แจ้งให้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว
วิธีการกระทบยอด
กระบวนการนี้อาจเป็นแบบทางการหรือไม่เป็นทางการเท่าที่คุณต้องการ บางธุรกิจสร้างใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตรวจทานธุรกรรมแต่ละรายการจากแต่ละแหล่งข้อมูล (
ระเบียนของคุณ และ ระเบียนของธนาคาร ): จับคู่การทำธุรกรรมเหล่านั้นและเปรียบเทียบ ยอดบัญชี ณ สิ้นงวด อีกครั้งระยะเวลาอาจเป็นรายเดือนรายวันหรือระยะเวลาอื่น ๆ ที่คุณเลือก คุณสามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้ที่ไหน? ระบบบัญชีของคุณควรมีทุกอย่างที่คุณต้องการหรือคุณอาจเก็บไว้ในเช็คลงทะเบียน ธนาคารของคุณควรให้การเข้าถึงบัญชีออนไลน์ของคุณแบบออนไลน์เพื่อให้คุณสามารถดูและดาวน์โหลดธุรกรรมได้เป็นประจำ
สำหรับคำอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมกับเทมเพลตตัวอย่าง (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ) ดูวิธีปรับยอดบัญชีธนาคาร