การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบทางบัญชีเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาหนังสือที่ถูกต้องและลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกง ตัวอย่างเช่นพนักงานที่นับการชำระด้วยเงินสดไม่ควรรับผิดชอบในการขับรถไปที่ธนาคาร
ใน บริษัท ขนาดเล็กที่ไม่มีแผนกบัญชีรายใหญ่การแบ่งแยกหน้าที่จะทำได้ง่ายกว่าที่ทำ ในความเป็นจริงหนึ่งในความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือการขาดการแบ่งหน้าที่สำคัญซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการเสี่ยงและการปฏิบัติตามการทำบัญชีที่ไม่ดี
ไม่ว่าคุณจะมีความเสี่ยงที่ถูกต้องตามกฎหมายในการแก้ไขปัญหาในกระบวนการของคุณหรือเพียงแค่ต้องการปรับโครงสร้าง บริษัท ของคุณเพื่อปัดเป่าปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตต่อไปนี้เป็นแนวคิดที่จะช่วยคุณแบ่งความรับผิดชอบได้แม้คุณ ไม่มีพนักงานจำนวนมากพร้อมใช้งานต้องมีการท่องเที่ยวเป็นระยะ
การทุจริตหลายครั้งได้รับการเปิดเผยเมื่อผู้ทำบัญชีใช้เวลาวันหยุดครั้งแรกในรอบหลายปีหรือผู้จัดการต้องใช้เวลาวันป่วยที่จะทำลายสถิติการเข้าร่วมที่สมบูรณ์แบบ ในสถานการณ์เหล่านี้การเปลี่ยนตำแหน่งพยายามทำงานประจำวันที่ได้รับมอบหมาย แต่สังเกตเห็นว่าหมายเลขดังกล่าวปิดอยู่ เมื่อการบริหารจัดการค้นพบพวกเขาพบว่าพนักงานที่สมบูรณ์แบบของพวกเขามักจะมาทำงานเพื่อไม่ให้คนอื่นค้นพบการฉ้อโกง
ปัญหาคือพนักงานที่มักจะมาทำงานมักจะเห็นว่าเป็นพนักงานที่มีค่าและไว้ใจได้มากที่สุด นี้จะสร้างโอกาสสำหรับพวกเขาที่จะใช้ประโยชน์จากความเป็นอิสระของพวกเขาและไม่มีใครตรวจสอบการทำงานของพวกเขาอย่าปล่อยให้ลูกจ้างไปเดือนหรือหลายปีโดยไม่ได้พักผ่อนอย่างแท้จริง พนักงานที่ดีสมควรได้รับการแบ่งและคุณต้องการโอกาสที่จะจับคนเลว ในความเป็นจริงพิจารณาธงสีแดงถ้าพนักงานไม่เคยพลาดวันทำงานไม่ว่าป่วยหรืออย่างไรในความต้องการของวันหยุดที่เขาหรือเธออาจจะ
หมุนพนักงานจากสถานที่หรือกะธุรกิจที่มุ่งเน้นผู้บริโภคจำนวนมากมีพนักงานเพียง 1 หรือ 2 คนที่ทำงานในร้านในเวลาที่กำหนด
เมื่อมีคนอยู่คนเดียวเขาอาจจะรู้สึกถึงการล่อลวงมากขึ้นที่จะขโมยและกลัวที่จะถูกจับ
เช่นเดียวกับการหยุดพักผ่อนคุณต้องการหมุนเวียนพนักงานไปรอบ ๆ คุณสามารถเก็บไว้ที่สถานที่ที่ต้องการได้เกือบตลอดเวลา แต่ให้พวกเขาทำงานเป็นครั้งคราวในร้านค้าหรือร้านค้าที่แตกต่างกันเป็นครั้งคราว ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถมองหาแนวโน้มเช่นการรับเงินสดได้ตลอดเวลาเมื่อพนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานกะเฉพาะเมื่อเทียบกับคนอื่น ๆ กำลังทำงานกะการเดียวกัน
ส่งงานบัญชี
คุณไม่จำเป็นต้องทำบัญชีทั้งหมดของคุณในที่เดียว แทนที่จะมีพนักงานหรือผู้จัดการสายงานของคุณพยายามทำทุกสิ่งทุกอย่างคุณสามารถส่งงานได้
พนักงานในแต่ละร้านสามารถป้อนยอดขายและข้อมูลบัญชีดิบอื่น ๆ
ผู้จัดการอาวุโสในตำแหน่งที่ใหญ่ที่สุดของคุณสามารถรับผิดชอบในการอนุมัติการปรับบัญชีลูกค้า
นักบัญชีในสำนักงานกลางสามารถปรับบัญชีของคุณและเตรียมงบการเงินของคุณได้
- หากคุณไม่มีสถานที่ตั้งหรือพนักงานที่ผ่านการรับรองหลายคนก็ไม่เป็นไร บริการทำบัญชีนอกระบบ outsourced สามารถช่วยให้คุณเติมช่องว่างได้
- สร้างนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติที่ชัดเจน
- ในขณะที่คนจำนวนมากเลือกที่จะทำงานในธุรกิจขนาดเล็กและเติบโตเนื่องจากไม่มีระบบราชการของ บริษัท ขนาดใหญ่การกำหนดนโยบายและขั้นตอนมีความสำคัญในธุรกิจขนาดใด ๆ
โปรดจำไว้ว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อยกว่าความไม่สุภาพ
ถ้าใครบางคนได้รับมอบหมายให้ดำเนินการด้วยตัวเองพร้อมคำแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนั้นเขาอาจจะทำในลักษณะที่ทำให้โอกาสในการทำข้อผิดพลาดของค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างมาก ถ้าคุณให้คนที่มีกระบวนการที่ชัดเจนในการปฏิบัติตามและอธิบายว่าคุณต้องการทำเช่นนี้เพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดเขาอาจจะทำตามขั้นตอนที่คุณขอให้ทำอย่างนั้น
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่มีความเป็นอิสระสูงและไม่มีผู้จัดการคอยตรวจสอบงานของตนอยู่เสมอ ในทางกลับกันแม้ว่าคุณจะแบ่งงานและบอกให้พนักงานทราบว่าควรดำเนินการอย่างไรคุณต้องแน่ใจว่าเป็นที่แน่ชัดว่าพวกเขาสามารถขอความช่วยเหลือหรือคำแนะนำได้ตลอดเวลา